То, что ищешь, найдешь, только обыскав все.

(Закон Буба[2])

Прежде чем приниматься за создание презентации, нужно определить, что именно требуется создать, какова будет последовательность действий, а также составить план. Многие считают, что поскольку создание презентации – процесс больше творческий, чем технический (что соответствует истине), то он не требует такого тщательного планирования, как, к примеру, возведение архитектурного сооружения. Подобное мнение неверно. Ведь художник, создавая картину, не начинает с того, что взмахивает кистью над холстом, – сначала должен родиться замысел картины, да и холст тоже требуется выбрать со всей возможной тщательностью. В противном случае вместо портрета может получиться детская картинка: «ручки, ножки, огуречик» (и это в лучшем случае). По этой причине, начиная по порядку, мы сначала определим алгоритм действий, требующихся для создания презентации, а уж потом рассмотрим каждый пункт отдельно.

Создание презентации включает в себя следующие этапы:

• определение целей и задач презентации;

• определение целевого и количественного состава аудитории;

• определение времени, которое займет презентация;

• определение срока презентации;

• составление плана презентации;

• выбор средств представления для презентации;

• выбор помощников;

• составление сметы презентации;

• составление доклада для презентации;

• подготовка интерактивных упражнений;

• подготовка к вопросам аудитории;

• выбор помещения для презентации;

• оформление помещения для презентации;

• подготовка памятных подарков и сувениров;

• подготовка раздаточных материалов;

• подготовка фуршета;

• репетиция презентации;

• презентация;

• определение эффективности презентации.

Пройдя последовательно все этапы, вы сможете провести презентацию. Как вы понимаете, не все вышеуказанные пункты могут пригодиться. Например, при подготовке презентации-письма нет необходимости беспокоиться о помещении либо банкете. В случае презентации с помощью Интернета или презентации-выставки практически бесполезно размышлять о количественном составе аудитории. Однако, как уже было сказано выше, если вы научитесь создавать презентацию-доклад, остальные виды презентации освоятся вами гораздо легче – они фактически являются частными случаями презентации-доклада.

Если презентация оформлена не в виде доклада, а распространяется либо в компьютерной, либо в печатной форме, либо по телефону, то следует учитывать ограничения действующего законодательства (см. приложение 1).

Если речь идет о телевизионной презентации, то для такой формы также существуют некоторые ограничения, налагаемые законодательством. Правда, эти ограничения относятся в первую очередь к прерыванию теле– и радиопрограмм рекламными вставками. Если же презентация выделена в отдельную программу, то о прерывании уже речь не ведется. Однако закон все же следует знать, что поможет не ошибиться и не нарушить его непроизвольно и случайно, поскольку, как известно, незнание закона не освобождает от ответственности (см. приложение 1).

Аналогичные ограничения имеются для радиопередач (см. приложение 1).

Ответственность за исполнение и нарушение законодательства несет не только рекламопроизводитель или рекламораспространитель, но и рекламодатель (то есть заказчик программы) (см. приложение 1).

Когда мы пытаемся вытащить что-нибудь одно, оказывается, что оно связано со всем остальным.

(Закон Муира[3])

Правильное определение целей и задач презентации – основа успеха. Если же цели и задачи сформулированы неверно, то естественным образом они окажутся недостижимыми. Рассмотрим, какие задачи можно решить с помощью такого инструмента, как презентация.

С помощью презентации можно:

• донести что-либо до аудитории;

• убедить в чем-либо аудиторию;

• заинтересовать аудиторию своим товаром;

• научить чему-либо аудиторию (к примеру, пользоваться новой моделью какой-либо техники);

• сформировать у аудитории определенный уровень знаний о продукте (товаре, услуге, идее);

• сформировать у аудитории и поддержать определенный образ компании, предлагающей продукты (товары, услуги, идеи);

• сформировать у аудитории определенные потребности и предложить способ их удовлетворения;

• отыскать среди аудитории покупателя, партнера или спонсора;

• стимулировать у аудитории работу мысли в требуемом направлении.

Как вы понимаете, если перед вами стоит задача заинтересовать аудиторию своим товаром, то не следует ее решать так, как решалась бы задача о стимулировании мысли. В первом случае речь идет о продажах, во втором – о мозговом штурме. Собственно говоря, задача сама диктует методы решения. Главное – не забывать прислушиваться к этой диктовке.

Любопытнее всего то, что многие желающие провести презентацию верно определяют задачу, но, когда дело доходит до определения цели презентации, отчего-то начинают смущаться. К примеру, если человеку, представляющему компанию по производству пылесосов, задать вопрос о цели презентации, то вполне можно услышать, что его компания с момента ее создания мечтала об улучшении экологической ситуации во всем мире и именно с этой целью занимается презентацией производимого ею оборудования для чистки ковров. Но ведь это в корне неверно! Можно допустить (и даже с большой долей вероятности), что изначальная задача компании заключается именно в уменьшении общего количества грязи в помещениях всего мира. Однако цель презентации будет совершенно другой. Компания просто желает продать как можно больше своего товара. Если на рынке подойти к любой торговке, отчаянно зазывающей покупателей, и спросить ее, почему она так старательно призывает всех прохожих и рекламирует свой товар, то она не станет рассуждать о благе всех и каждого в этом мире, а четко ответит: «Хочу продать!» И будет совершенно права. Все рекламное и презентационное расхваливание ею товара преследует лишь одну цель: как можно выше поднять уровень продаж.

Кстати сказать, если вдруг эта гипотетическая рыночная торговка начнет рассказывать об экологической ситуации, нехватке рабочих мест, желании осчастливить всех и каждого своим изумительным товаром, то подобные излияния вызовут лишь скептическую улыбку. Ведь всем ясно: торговка зазывает покупателей потому, что она хочет продать свой товар.

Но что такое презентация товара (продукта, услуги, идеи), как не подобное рыночное зазывание? Пусть другого уровня, пусть оформлено в соответствии с последними достижениями науки, техники и психологии. Пусть презентатор использует не собственные голосовые связки, а микрофон. Пусть он не сам придумывает шутки для своего доклада, а пользуется карманным помощником оратора.

Все это не изменяет самой сути: цели и у презентатора пылесосов, представляющего крупную компанию-производитель, и у рыночной торговки одинаковые. И не следует стесняться признаваться в этом. Ведь если цель формулируется как сохранение экологического баланса во всем мире, то ее, конечно, можно донести до аудитории и даже убедить слушателей в ее правильности, однако это нисколько не поможет продаже пылесосов.

В фильме «Чародеи» был приведен прекрасный рецепт для прохождения сквозь стену: чтобы пройти сквозь стену, требуется видеть цель и не замечать препятствия. Обратите внимание, в первую очередь – видеть цель\ Если же вы, подготавливая презентацию, не сможете ясно увидеть ее цель, то вместо прохождения сквозь стену предрассудков, внушенных представлений, стереотипов и конкурентных товаров, существующих в сознании каждого человека, вашей будущей аудитории, вы добавите к этой стене еще один ряд кирпичей, не достигнув своей цели.

Определив цели и задачи презентации, можно переходить к следующему этапу.

Машинная программа выполняет то, что вы ей приказали делать, а не то, что бы вы хотели, чтобы она делала.

(Третий закон Грида[4])

Это не такой простой этап, как может показаться с первого взгляда. Для преодоления этого этапа требуется информация и ее анализ. Не думайте, что главное – подготовить доклад, который будет, с вашей точки зрения, верным и соответствующим целям и задачам презентации. Представьте, что вам требуется провести презентацию общей теории относительности Эйнштейна. При этом основной целью презентации будет являться обучение аудитории и стимулирование мышления. Казалось бы, все просто. Ведь общая теория относительности и в Африке такая же, как в России. Однако, не проанализировав состав аудитории, вы можете не только не достигнуть поставленной цели и не решить необходимой задачи. В итоге ваша презентация вовсе может оказаться обычным сотрясением воздуха и замечательным снотворным для аудитории. Ведь если вы подготовили презентацию на высоком профессиональном уровне, включили в нее всю необходимую информацию и наглядные пособия, но рассчитывали на аудиторию, состоящую как минимум из выпускников факультета теоретической физики, а начав презентацию, обнаружили, что ваша аудитория – школьники, то великолепный доклад для них ничего не будет значить. Они попросту не поймут, о чем речь. Может получиться и с точностью до наоборот: вы рассчитывали на школьников, а к вам явились академики. И как бы великолепно вы ни знали предмет презентации, ее можно считать загубленной в самой основе.

Для наилучшего анализа будущей аудитории можно рекомендовать список вопросов, ответив на которые можно представить себе будущих слушателей и подготовить презентацию, учитывая их особенности:

• сколько человек будет присутствовать на презентации;

• где работают эти люди;

• средний возраст вашей аудитории;

• образование;

• семейное положение;

• социальный статус;

• какую музыку они предпочитают;

• какая цветовая гамма покажется им наиболее приятной;

• для чего им нужна информация, которую вы собираетесь сообщить;

• что они знают о предмете презентации;

• каковы их желания и цели;

• что вы хотите от них;

• что они хотят от вас;

• что они могут думать о предмете вашей презентации;

• какие специальные вопросы могут их волновать.

Данный список вопросов можно расширить, чтобы как можно более полно представить будущий состав аудитории. Ответы на эти вопросы помогут вам составить портрет типового слушателя, определить предпочтительный стиль презентации (лекция, демонстрация, шоу и т. д.) и подготовить презентацию таким образом, чтобы этот слушатель заинтересовался предлагаемой ему информацией.

Приведу простой пример. Как-то мне довелось наблюдать презентацию автомобиля на автомобильной выставке. В качестве стиля презентации было выбрано шоу, помощниками презентатора были симпатичные девушки, весьма легко одетые, звучала танцевальная музыка, и девушки вполне профессионально изображали танец с шестом. Казалось бы, подобный стиль презентации автомобиля должен был привлечь толпы зрителей. Но нет. Все дело в том, что представляемый автомобиль был классической семейной моделью и потенциальные его покупатели присутствовали на выставке вместе со своими драгоценными половинами. Как вы понимаете, ни одна женщина не позволит мужу подойти к автомобилю, представляемому подобным образом. Более того, она будет изо всех сил сопротивляться покупке этой модели, даже если увидит ее потом в салоне с весьма привлекательной ценой на лобовом стекле. Просто потому, что данный автомобиль прочно свяжется в сознании с танцующими весьма легко одетыми девушками. Думаю, что психологическую подоплеку такого поведения объяснять не требуется. Но обратите внимание на результат: тщательная подготовка презентации и затраченные на нее немалые деньги привели не к повышению продаж, как планировалось, а, напротив, к снижению. Ведь потенциальные покупатели даже не могли подойти и рассмотреть предлагаемый автомобиль, а те посетители выставки, которые любовались замечательной работой помощниц презентатора, были потенциальными покупателями не семейной модели автомобиля, а спортивной.

Обратите внимание на два вопроса из вышеприведенного списка: «Что они хотят от вас?» и «Что вы хотите от них?». На второй вопрос ответить довольно просто – достаточно лишь верно определить цели и задачи презентации. Но вот вопрос «Что они хотят от вас?» очень важен. Готовя презентацию, всегда следует отвечать на этот вопрос, нужно знать, что именно посетители ожидают от мероприятия. Данный вопрос подразделяется на два:

• чего аудитория ожидает от докладчика;

• какие потребности человека можно удовлетворить с помощью предлагаемого товара (продукта, услуги, идеи).

От докладчика аудитория обычно ожидает знания предмета, подготовленности, четких и понятных формулировок, ясно выраженной идеи доклада, умения быть кратким, умения концентрировать внимание аудитории на обсуждаемой теме, сочетания предлагаемой идеи (товара, продукта, услуги) с практическим применением, четкой организации мероприятия. Как видите, аудитория не ожидает ничего сверхъестественного. Исключительно того, что подсказывает ей здравый смысл.

Вот со второй частью вопроса немного сложнее. Нельзя предложить человеку идею (продукт, товар, услугу), не имеющую практического применения в рамках данной аудитории. Например, если ваша презентация будет посвящена новой физико-математической теории и в ней будут содержаться доказательства того, что с помощью этой теории можно создать вечный двигатель либо вечный элемент питания, то подобная идея совершенно не найдет отклика в аудитории домохозяек. Хотя это не говорит о том, что идея нехороша. Просто аудитория не является той, в которой данная идея может иметь практическое применение. Однако та же презентация будет иметь успех у аудитории, состоящей из ученых соответствующего профиля. Как видите, вопрос о портрете типового слушателя вовсе не праздный. Но какие же потребности человека следует удовлетворять в первую очередь? Выражаясь иначе, к каким потребностям следует обращаться, чтобы презентация была успешной?

Базовые потребности человека подразделяются на биологические, социальные и идеальные. Иначе говоря, это потребности, удовлетворение которых способствует биологической выживаемости индивидуума и рода, социальной приспособленности индивидуума к окружающей среде, и потребности, помогающие осмыслить место индивидуума в мире, осознать высший смысл жизни конкретного человека.

Наилучшей станет та презентация, которая апеллирует одновременно ко всем базовым человеческим потребностям, предлагает их удовлетворить. В качестве примера можно привести знаменитую презентацию шахмат, проведенную Остапом Бендером в городе Васюки. Попробуйте определить, к каким же потребностям человека обращался великий комбинатор, проводя презентацию?

«– Шахматы! – говорил Остап. – Знаете ли вы, что такое шахматы? Они двигают вперед не только культуру, но и экономику! Знаете ли вы, что ваш „Шах-клуб четырех коней“, при правильной постановке дела, сможет совершенно преобразить город Васюки?

Остап со вчерашнего дня еще ничего не ел. Поэтому красноречие его было необыкновенно.

– Да! – кричал он. – Шахматы обогащают страну! Если вы согласитесь на мой проект, то спускаться из города на пристань вы будете по мраморным лестницам! Васюки станут центром десяти губерний! Что вы раньше слышали о городе Земмеринге? Ничего! А теперь этот городишко богат и знаменит только потому, что там был организован международный турнир. Поэтому я говорю: в Васюках надо устроить международный шахматный турнир.

– Как? – закричали все.

– Вполне реальная вещь, – ответил гроссмейстер, – мои личные связи и ваша самодеятельность – вот все необходимое и достаточное для организации международного васюкинского турнира. Подумайте над тем, как красиво будет звучать: «Международный васюкинский турнир 1927 года». Приезд Хозе-Рауля Капабланки, Эммануила Ласкера, Алехина, Нимцовича, Рети, Рубинштейна, Мароцци, Тарраша, Видмара и доктора Григорьева обеспечен. Кроме того, обеспечено и мое участие.

– Но деньги! – застонали васюкинцы. – Им же всем нужно деньги платить! Много тысяч денег! Где же их взять?

– Все учтено могучим ураганом, – сказал О. Бендер, – деньги дадут сборы.

– Кто же у нас будет платить такие бешеные деньги? Васюкинцы…

– Какие там васюкинцы! Васюкинцы денег платить не будут. Они будут их получать! Это же все чрезвычайно просто. Ведь на турнир с участием таких величайших вельтмейстеров съедутся любители шахмат всего мира. Сотни тысяч людей, богато обеспеченных людей, будут стремиться в Васюки. Во-первых, речной транспорт такого количества пассажиров поднять не сможет. Следовательно, НКПС построит железнодорожную магистраль Москва – Васюки. Это – раз. Два – это гостиницы и небоскребы для размещения гостей. Три – поднятие сельского хозяйства в радиусе на тысячи километров: гостей нужно снабжать – овощи, фрукты, икра, шоколадные конфекты. Дворец, в котором будет происходить турнир, – четыре. Пять – постройка гаражей для гостевого автотранспорта. Для передачи всему миру сенсационных результатов турнира придется построить сверхмощную радиостанцию. Это – в-шестых. Теперь относительно железнодорожной магистрали Москва – Васюки. Несомненно, таковая не будет обладать такой пропускной способностью, чтобы перевезти в Васюки всех желающих. Отсюда вытекает аэропорт «Большие Васюки» – регулярное отправление почтовых самолетов и дирижаблей во все концы света, включая Лос-Анжелос и Мельбурн.

Ослепительные перспективы развернулись перед васюкинскими любителями. Пределы комнаты расширились. Гнилые стены коннозаводского гнезда рухнули, и вместо них в голубое небо ушел стеклянный тридцатитрехэтажный дворец шахматной мысли. В каждом его зале, в каждой комнате и даже в проносящихся пулей лифтах сидели вдумчивые люди и играли в шахматы на инкрустированных малахитом досках…» (Ильф И., Петров Е., «Двенадцать стульев»).

Давайте проверим, как верно вы смогли определить потребности, к которым обращался Остап Бендер и которые обеспечили столь сокрушительный успех его презентации.

• Биологические потребности – великий комбинатор утверждает, что при развитии шахматной мысли Васюки станут чрезвычайно богатым городом, обещает подъем сельского хозяйства, строительство новых дорог, аэропортов и т. д., то есть обещает максимально благоприятные условия выживания как всего «васюкинского вида», так и каждого васюкинца в отдельности.

• Социальные потребности – по словам великого комбинатора, Васюки займут чрезвычайно высокое место во всем мире, а население города будет абсолютно приспособлено к окружающей среде за счет благоприятных условий выживания, кроме того, в этих условиях обещается создание новых рабочих мест, повышение образовательного уровня и прочие социальные блага.

• Идеальные потребности – Остап, рисуя картину блестящего будущего Васюков и васюкинцев, не забывает упомянуть об изменении места города в будущем, «шахматном» мире, вплоть до перенесения столицы страны из Москвы в Васюки и развития межпланетной связи: «Жители Москвы, стесненные жилищным кризисом, бросятся в ваш великолепный город. Столица автоматически переходит в Васюки. Сюда приезжает правительство. Васюки переименовываются в Нью-Москву, Москва – в Старые Васюки. Ленинградцы и харьковчане скрежещут зубами, но ничего не могут поделать. Нью-Москва становится элегантнейшим центром Европы, а скоро и всего мира… А впоследствии и Вселенной. Шахматная мысль, превратившая уездный город в столицу земного шара, превратится в прикладную науку и изобретет способы междупланетного сообщения. Из Васюков полетят сигналы на Марс, Юпитер и Нептун. Сообщение с Венерой сделается таким же легким, как переезд из Рыбинска в Ярославль. А там, как знать, может быть, лет через восемь в Васюках состоится первый в истории мироздания междупланетный шахматный конгресс!» (Ильф И., Петров Е., «Двенадцать стульев»).

Следует заметить, что, кроме манипуляции всеми базовыми человеческими потребностями, великий комбинатор не забыл об одном из основных вопросов, касающихся презентации: что они хотят от вас? Ведь презентация Остапа Бендера была успешна не только потому, что он не упустил ни одну из человеческих потребностей, излагая светлое будущее шахматной мысли, но и потому, что васюкинские любители шахмат хотели услышать именно о том, как шахматы способствуют прогрессу человечества, позволяют достигнуть всемирной (а то и вселенской) славы, а не являются только лишь гимнастикой для ума. Для васюкинских шахматистов шахматы были философской концепцией и, услышав подтверждение своим идеям, они уже не могли сопротивляться и готовы были поверить практически каждому утверждению презентатора. Так верный ответ на вопрос «Что они хотят от вас? – » позволил великому комбинатору замаскировать явные несообразности своей презентации и свое недостаточное владение предметом презентации. И его презентация достигла поставленной цели: ведь когда Остап развернул перед потрясенными шахматистами радужные дали, расцвеченные многомиллионными прибылями, на этом фоне совершенно потерялась просьба выдать ему деньги «на телеграммы».

Вот мы и пришли к тому тезису, который поможет вам в создании презентации: если дать аудитории то, чего она хочет, то все, что требуется презентатору, аудитория отдаст ему с радостью. Иными словами, для достижения целей и задач презентации необходимо знать, с какой аудиторией придется работать, а подобное знание поможет построить презентацию таким образом, чтобы предлагаемый товар (продукт, услуга, идея) соответствовал базовым потребностям аудитории, говорил каждому слушателю: это то, что вам просто необходимо]

Конечно, далеко не всегда удается ответить на многие вопросы, касающиеся будущей аудитории презентации. К примеру, если планируется презентация-выставка, то к выставочному стенду может подойти любой человек, и предугадать заранее его социальный статус, семейное положение, образование, возраст и другие данные просто не представляется возможным. То же относится и к открытой презентации, на которую могут прийти различные люди, привлеченные предварительной рекламой мероприятия. В этом случае следует исходить из целевого назначения предлагаемого товара (продукта, услуги, идеи) и таким образом составлять портрет типового слушателя. Подобным образом нужно было поступать, планируя презентацию семейного автомобиля.

Однако презентация-выставка либо открытая презентация – всего лишь частный случай. Поэтому не следует отбрасывать приведенные выше вопросы, как ненужные и несущественные. Если речь идет о презентации-докладе, а аудитория для этой презентации приглашается, то узнать ответы на эти вопросы не так и сложно. Проанализировав же ответы, можно подготовить несомненно успешную презентацию.

Несколько слов о количестве слушателей. Представьте, что вы готовите презентацию-доклад с целью поиска потенциальных спонсоров (партнеров). Приглашенных слушателей всего 10–15 человек. В этом случае для презентации совершенно не нужен большой зал, не нужно использовать микрофон и многое-многое другое. Но вы уже приготовили зал, оборудование и т. д. В этом случае ваша аудитория будет испытывать явный дискомфорт и презентация может оказаться неуспешной – разве что слушатели будут очень заинтересованы в предмете презентации. Однако может быть и противоположная ситуация: на вашу презентацию придет более 100 слушателей, а вы подготовили небольшую аудиторию, два десятка стульев, раздаточных материалов у вас хватит разве что на 30 человек и т. д. Может ли быть успешной подобная презентация? Ответ очевиден. Поэтому, анализируя аудиторию, всегда следует хотя бы приблизительно представить, перед каким количеством человек вам придется выступать. Это поможет в подготовке презентации и повысит ее шансы на успех.

Определяя количество посетителей вашей презентации, учитывайте еще и фактор зоны комфортности. В наше время довольно много людей страдает различными формами клаустрофобии, проще говоря – неуютно чувствует себя в замкнутом пространстве (что неудивительно, учитывая загруженность общественного транспорта, транспортных магистралей, количество населения городов). Поэтому промах с определением количества посетителей презентации может привести к нарушению зоны комфортности и, как следствие, к возникновению отрицательных эмоций у аудитории и перенесению их на предмет презентации. Следует учитывать, что зона комфортности увеличивается при повышении социального статуса.

Неточно спланированная программа требует в три раза больше времени, чем предполагалось; тщательно спланированная – только в два раза.

(Законы мира ЭВМ по Голубу[5])

Время, которое займет презентация, необходимо определить до того, как вы начнете составлять собственно план презентации. Всем известно, что при ускорении темпа жизни становится все более и более актуальной старая истина: время – деньги, а денег всегда не хватает. Презентации обычно посещают люди занятые, у которых множество других дел, поэтому затягивать представление товара (продукта, идеи, услуги) совершенно излишне. Желание презентатора высказать абсолютно все, что он знает о данном товаре (продукте, услуге, идее), показать свою эрудицию в разнообразных вопросах может привести к довольно предсказуемому результату: посетители презентации начнут скучать и посматривать на часы, прикидывая, какие же именно мероприятия они пропустили из-за посещения презентации. Их внимание будет вовсе не у предмета презентации, а рассеется на собственные мысли о нехватке времени. И если презентатор, составляя пространный доклад, думал о том, что привлечет новых клиентов (партнеров, спонсоров) с помощью дополнительной информации, то результат оказывается прямо противоположный. Информация становится не дополнительной, а излишней.

Презентация должна занимать ровно столько времени, сколько было заявлено изначально. Не стоит это время увеличивать. Кроме того, презентационный доклад обязательно должен включать в себя вступление и заключение. Дальше мы поговорим об этом подробнее, но пока поверьте на слово – без вступления и заключения доклад может потерять смысл.

Кроме времени, отведенного на вступление и заключение, необходимо выделить время на вопросы и ответы. Следует учитывать, что отсутствие вопросов аудитории гораздо хуже, чем их изобилие. Ведь если человек заинтересовался чем-то, то у него естественным образом возникают и вопросы по теме, если же интереса нет, то нет и вопросов. Бывает также, что аудиторию требуется немного «разогреть», чтобы слушатели начали задавать вопросы. Для этого используются «подсадки» – сотрудники компании, проводящей презентацию, друзья и знакомые, которые и задают нужные вопросы докладчику, привлекая к теме презентации внимание остальной аудитории. Однако, как вы понимаете, это занимает время – то самое время, которое нужно рассчитать заранее.

Если планируется использование раздаточных материалов, то нужно учесть еще и время на их вручение слушателям. Но это время не должно быть слишком маленьким. Представляя, что раздаточные материалы сами впорхнут в руки слушателей, презентатор сделает ошибку. Да и аудитории потребуется время, чтобы с этими материалами ознакомиться.

С учетом всего, что следует сделать в процессе презентации, и нужно рассчитывать общее время презентации. Потом следует прибавить еще некоторое время дополнительно, ведь вопросов у аудитории может оказаться гораздо больше, чем представлялось презентатору изначально, и отсутствие ответов на эти вопросы не добавляет презентации успешности, а отнимает ее. Кроме того, следует учитывать еще и непредвиденные обстоятельства, например неожиданно вышедшую из строя технику, сбой в подаче электроэнергии и т. д. Время презентации лучше рассчитывать с запасом, ведь недостаток времени гораздо хуже, чем его избыток.

Сложная система, спроектированная наспех, никогда не работает, и исправить ее, чтобы заставить работать, невозможно.

(16-й закон системантики[6])

Составление плана презентации – один из наиважнейших этапов при создании презентации. Если вы, считая презентацию процессом творческим, вовсе отказываетесь от какого-либо планирования, то рискуете практически стопроцентной неуспешностью задуманного мероприятия. Ведь давно известно, что самый хороший экспромт тот, что тщательно продуман заранее. Что уж говорить о том, что экспромтом не является!

Многие считают, что план презентации – это, в первую очередь, план презентационного доклада. Конечно, доклад является существенной частью презентации, но ведь презентация не состоит из одного доклада. Более того, если оставить только доклад, то можно гарантировать отсутствие интереса аудитории, неуспешность презентации. Ведь даже на научной конференции докладчик не только монотонно бубнит формулы, записанные на бумаге, но и демонстрирует слайды, видеоролики, плакаты и фотографии, то есть проводит самую настоящую презентацию идеи. Еще в большей степени это относится к коммерческой презентации, когда речь идет о повышении уровня продаж либо о поиске потенциального партнера (спонсора).

Планируя презентацию, следует учесть все, что входит в само понятие презентации: доклад, интерактивные упражнения, слайды, видеофильмы, плакаты, вопросы для дискуссии, раздаточные материалы, сувениры и подарки, возможность банкета после презентации для VIP-гостей, поддержку СМИ, рекламную поддержку и т. д.

Составляя план презентации, нужно заранее знать, будет презентация открытой или закрытой. Ведь в случае закрытой презентации отпадают многие вопросы, которые необходимо разрешать, если презентация открытая. При закрытой презентации заранее известно количество посетителей, легко определяется состав аудитории, не требуется рекламная поддержка (ведь о презентации каждый посетитель будет извещаться без помощи СМИ) и т. д. Если же планируется открытая презентация (особенно если это презентация-выставка), то необходимо задуматься о рекламной поддержке. Ведь если о презентации никто ничего не будет знать заранее, то и посетителей ожидать бессмысленно. В этом случае презентатор будет напоминать неудачливого кавалера, который и костюм выгладил, и цветы купил, и к условленному месту пришел заранее, а девушка свидание проигнорировала. Причем презентатору будет еще более неловко, чем молодому человеку, оставленному девушкой без объяснения причин. Ему ведь придется объяснять если не начальству, то хотя бы самому себе, почему деньги, затраченные на презентацию (а это не такие маленькие суммы, если презентация соответствующего уровня), оказались выброшенными на ветер.

Планируя рекламную поддержку СМИ и размещение наружной рекламы, следует помнить простые правила:

• эффективность рекламы в периодических изданиях зависит от их периодичности (ежедневник, еженедельник, ежемесячник) и тиража;

• следует обращать особое внимание на целевую аудиторию, которой адресовано издание;

• эффективность наружной рекламы зависит от места ее размещения, от вида (световая вывеска, электронное табло, рекламный щит, афиша, экран, реклама на транспортном средстве) и от способа подачи.

Реклама в ежемесячном печатном издании является наиболее долговременной – подобные издания чаще всего хранят и перечитывают. Однако если до запланированного мероприятия осталось немного времени, то ежемесячное издание для привлечения посетителей не подходит – оно продается и покупается в течение длительного времени, и мероприятие уже может стать не будущим, а прошедшим, пока издание дойдет до потенциальных посетителей презентации. Поэтому размещение рекламы в ежемесячных печатных изданиях наиболее эффективно в том случае, если эта реклама представляет собой статью, описывающую продукт (товар, идею, услугу), а наилучшим вариантом является скрытая реклама. Например, если в статье не написано прямо: «Покупайте наши пылесосы, самые лучшие в мире!», а тщательно (но в популярной форме!) рассматриваются проблемы производства пылесосов, а в качестве примера удачного дизайна, удобства модели и т. д. приводится тот самый пылесос, который и требуется рекламировать. Очень неплохие результаты дает размещение в подобной статье фотографии рекламируемого товара. Но опять же – в качестве обычной иллюстрации, а не рекламного снимка. Дело в том, что разнообразная реклама стала настолько навязчивой, что у многих потенциальных потребителей уже возникает мысль: «Ни за что не куплю, потому что это рекламируют!» Если компания-презентатор не имеет возможности постоянно давать навязчивую рекламу, которая обращается уже не к сознанию, а к подсознательному запоминанию товара потенциальным потребителем, то лучше всего использовать именно скрытый вариант рекламы как более действенный для таких случаев. Размещение иллюстративной фотографии пылесоса при статье о предприятиях, производящих данный вид бытовой техники, позволит потенциальному потребителю запомнить предлагаемую модель, но не вызовет у него отрицательных эмоций, как навязчивая реклама.

Обращение внимания на целевую аудиторию, которой адресовано периодическое издание, используемое для рекламной поддержки презентации, очень существенно. Журнал для женщин не очень подходит для рекламы (или презентации) строительных материалов и техники, а специализированное издание для автолюбителей не годится для рекламы (или презентации) новых моделей одежды – и это несмотря на то, что такие издания с удовольствием покупают и читают. Однако женщина, купившая соответствующий журнал, не хочет читать в нем о стройматериалах, а мужчина, приобретающий издание для автолюбителей, совершенно не заинтересуется информацией о последних веяниях моды. Если же не учитывать целевую аудиторию издания, то окажется, что рекламная поддержка, несмотря на затраты, в сущности, равна нулю.

Использование наружной рекламы для поддержки презентации следует продумывать еще тщательнее, чем поддержку СМИ, ведь наружная реклама имеет довольно длительное действие и, если она окажется неудачной, ее не так скоро забудут, как неудачную рекламу в периодическом печатном издании.

Основные правила для использования наружной рекламы довольно просты.

• Краткость – сестра таланта. Наружная реклама должна быть ясной, понятной и краткой, чтобы без труда читаться на ходу (очень мало людей останавливается, чтобы внимательно рассмотреть рекламный щит).

• Шрифт, выбираемый для наружной рекламы, должен быть такого размера, чтобы его можно было легко рассмотреть издали.

• Размещать наружную рекламу следует в таких местах, где она наиболее часто будет попадаться на глаза и привлекать к себе внимание.

• Если текст наружной рекламы слишком велик, чтобы уместиться в одну быстрочитаемую строку, то наилучшее место для размещения такой рекламы – рекламные панели в вагонах метро или в общественном транспорте.

Прежде чем начинать создавать рекламные ролики, планировать их содержание, размещение и график, нужно ознакомиться с федеральным законом РФ от 13 марта 2006 года № 38-ФЗ «О рекламе», в котором оговорены специфические требования, принципы, правила создания и распространения рекламы. Одной из целей закона «О рекламе» является «реализация права потребителей на получение добросовестной и достоверной рекламы, предупреждение нарушения законодательства Российской Федерации о рекламе, а также пресечение фактов ненадлежащей рекламы». Поскольку презентация включает в себя рекламу как основную составляющую часть, то она естественным образом подпадает под данный закон (общие требования к рекламе см. в приложении 1).

Кроме того, согласно закону «О рекламе» в целях защиты несовершеннолетних от злоупотребления их доверием и недостатком опыта в рекламе не допускаются некоторые утверждения (см. приложение 1), что также следует учитывать, готовя презентацию.

Готовя план презентации и поддерживающую рекламную кампанию, следует также убедиться в том, что презентуемый товар не является товаром, реклама которого не допускается (см. приложение 1).

Если в качестве рекламной поддержки презентации планируется установка наружной рекламы, то следует учитывать и те ограничения, которые законодательство устанавливает для рекламных конструкций (см. приложение 1).

Сопоставив планируемое мероприятие с законодательством, можно приниматься непосредственно за составление плана.

Для планирования презентации существуют различные методы:

• составление плана с разбивкой на части и указанием краткого содержания этих частей;

• составление общего плана без уточнения содержания каждой части (например, доклад, раздаточные материалы, фуршет);

• описание краткого содержания каждой части на отдельной карточке с последующим манипулированием этими карточками для определения наибольшей эффективности последовательности.

Можно выбрать один из этих методов, составить комбинацию из них или изобрести свой собственный – выбор варианта определяется удобством пользователя, то есть того, кто составляет план. Когда же план составлен, то ясно виден объем работ, который предстоит, и в большинстве случаев из плана следуют методы решения поставленных задач. К примеру, если в плане указана рекламная поддержка СМИ, то ясно, что нужно выбрать соответствующие издания, пригласить на презентацию журналистов, заказать рекламные статьи в выбранных изданиях, обратиться к спонсорам за бонусной поддержкой (если это необходимо) и т. д.

Еще одна рекомендация для составления плана – всегда следует учитывать, что практически любая презентация направлена на утверждение какой-либо идеи. Иначе говоря, если целью презентации является увеличение продаж пылесосов определенной марки, то основной задачей такой презентации будет утверждение для потенциальных потребителей идеи о том, что данная марка пылесосов является предпочтительнее остальных. Таким образом, составляя план презентации, следует учитывать то, что презентация является искусством построения доказательств необходимой идеи, а не рекламой в чистом виде, хотя и использует рекламные средства.

Сложные системы приводят к неожиданным последствиям.

(Обобщенный принцип неопределенности[7])

Средства представления – это то, с помощью чего предлагается презентуемый товар (продукт, услуга, идея), то есть это оборудование, материалы, наглядные пособия, используемые при презентации. Казалось бы, все просто, ведь с техникой сейчас умеют обращаться даже малые дети. Но, оказывается, считая компьютер частью повседневной жизни в той же степени, в какой наши предки привыкли к обыденности печей, можно споткнуться о самую обычную доску для мела и маркеров. Есть и еще один нюанс: в последнее время появилась тенденция к усложнению оборудования и наглядных пособий, используемых для презентации, причем без всякой необходимости, а исключительно из желания некоторых презентаторов продемонстрировать размах своей компании. Мне как-то довелось присутствовать на одной презентации, организованной в стиле шоу. Центральной частью этого шоу была пьеса в стиле фэнтези с множеством сказочных атрибутов: там были колдуны, драконы, летающие феи, рыцари с мечами и т. д. Звучит подобное красиво, еще лучше эта идея смотрится на бумаге, но вот в реальной жизни очень многое теряется. Не в каждом кинофильме удается избавиться от «кукольности» сказочных персонажей, что уж говорить о театральном действии. В результате презентация, задуманная как демонстрация возможностей компании, привела к прямо противоположному эффекту: зрители вместо восхищения испытывали скуку, как взрослые люди, по ошибке попавшие в кукольный театр с плохой пьесой и неудачно исполненными «ролями». Но техника, оборудование, задействованные для «фэнтезийной» презентации, были выше всяких похвал. К сожалению, они не принесли ожидаемого результата. В данном случае гораздо больший эффект был бы от обычного доклада с демонстрацией слайдов, не сопровождающегося полетами драконов или взмахами рыцарского меча.

Планируя использование какого-либо оборудования в процессе презентации, лучше всего следовать принципу бритвы Оккама: «Не умножай сущностей без нужды». Иначе говоря, если возможно использовать доску для мела и маркеров, то не стоит использовать компьютер; если имеется компьютер и приложение PowerPoint, то можно обойтись без оверхед-проектора. Кроме того, следует учитывать, что сложное оборудование имеет обыкновение выходить из строя в самый неподходящий момент, поэтому, прежде чем использовать хоть что-либо, кроме листа бумаги и собственного голоса, презентатор должен убедиться, что все работает, и точно знать, как оно работает и как с этим оборудованием обращаться.

Рассмотрим некоторые виды оборудования и вспомогательных материалов, обычно используемые при презентациях.

Данное оборудование чрезвычайно просто в использовании, но требует умения писать четко и крупными буквами. Если почерк плохой и неразборчивый, то не рекомендуется пользоваться подобным оборудованием. Кроме того, нужно внимательно относиться к подбору цвета маркеров. Светлый маркер на белом фоне практически неразличим. При использовании досок для мела и маркеров нужно также тщательно соразмерять длину фразы, которую необходимо написать. Лучше потренироваться заранее, так как если во время презентации оказывается, что доски не хватает для написания нужного сообщения, то это производит негативное впечатление. Доски для мела и маркеров нежелательно использовать в случае большой аудитории – тем, кто сидит дальше, будет сложно различить написанное, тем более что не все обладают настолько хорошим зрением, чтобы уверенно прочесть расположенный достаточно далеко текст. Перед тем как пользоваться досками для мела и маркеров на презентации, следует убедиться, что написанное на них четко видно с самой дальней точки помещения для презентации. Как вы понимаете, посетитель, который не смог рассмотреть предлагаемую информацию, испытывает как минимум чувство обиды, а это отрицательно сказывается на его отношении к предмету презентации.

При использовании досок для мела и маркеров не рекомендуется дословно зачитывать вслух написанное: каждый посетитель презентации умеет читать и вполне может самостоятельно прочесть сообщение. Кроме того, подобное дублирование информации производит отрицательный эффект на слушателей.

Основная проблема при использовании оверхед-проектора – это положение докладчика. Не рекомендуется поворачиваться спиной к залу, продолжая говорить, так как это производит впечатление невоспитанности докладчика и его неуважения к аудитории, что не может положительно повлиять на слушателей. Чтобы избежать подобного, рекомендуется держать под рукой копию текста, тогда не придется поворачиваться к экрану. Как и при использовании досок для мела и маркеров, не следует полностью дублировать голосом информацию на экране.

Перед использованием оверхед-проектора следует внимательно проверить его работоспособность, настройку, сфокусировать его нужным образом. Если изображение окажется размытым и не поддается настройке, то лучше отказаться от использования оверхед-проектора – любые мелочи такого рода могут отрицательно повлиять на аудиторию. Как и в случае использования досок для мела и маркеров, следует проверять, видно ли написанное с самой дальней точки помещения для презентации.

Перед использованием проектора следует проверить его фокусировку, настройку, подготовить лоток для слайдов, пронумеровать каждый слайд и уложить в лоток. Размещать проектор следует так, чтобы он не загораживал ни презентатора, ни изображение ни для одного из посетителей презентации.

Основное, о чем нужно помнить, используя показ слайдов при презентации, – это паузы, которые нужно делать между слайдами. Аудитория должна воспринять информацию, переизбыток которой приведет лишь к тому, что она может ускользнуть от внимания слушателей. Если слайды менять слишком быстро либо если их слишком много, то информация начинает сливаться в «белый шум» и не воспринимается аудиторией. Зачитывать дословно текст слайдов не рекомендуется, но во избежание неприятных пауз можно сопровождать показ комментариями, которые не помешают воспринимать текст, но подчеркнут его.

Основной недостаток слайдов в том, что для их демонстрации требуется затемнение помещения. К сожалению, в этом случае внимание аудитории зачастую рассеивается. При демонстрации диапозитивов затемнение помещения не нужно, однако использование диапозитивов ограничено размерами помещения – при большой аудитории не все могут рассмотреть диапозитивы.

Данное оборудование используется для показа фильмов. Перед использованием следует проверить работоспособность оборудования, произвести необходимую настройку. Особенно тщательно следует проверять звук – слышимость должна быть одинаково хорошей во всех местах помещения для презентации. Устанавливать оборудование нужно таким образом, чтобы экран был виден с любой точки помещения. Если помещение большое и ожидается много посетителей, то следует использовать несколько телевизоров, устанавливая их так, чтобы обеспечить максимальное удобство просмотра для всей аудитории.

Использовать лучше всего телевизоры с большим экраном, особенно в просторном помещении. Перед началом презентации нужно проверить наличие и работоспособность батареек в пультах – как ни странно, это та мелочь, о которой обычно забывают и которая может сорвать демонстрацию.

Презентатор обязан внимательно ознакомиться с содержанием фильма, который он собирается демонстрировать на презентации. Пленку следует отмотать на тот момент, с которого нужно начинать показ, так как нет ничего хуже, чем перематывание пленки во время презентации.

Для использования плакатов необходимы лишь скотч и клей, а также выбор мест на стенах помещения для презентации таким образом, чтобы плакаты были видны максимальному количеству слушателей. Оптимально повесить плакаты до начала презентации – в этом случае они будут создавать у аудитории необходимый настрой на тему презентации. Прибегать к использованию плакатов следует с осторожностью: если они напрямую не соответствуют теме презентации либо докладчик не ссылается на них как на иллюстративный материал, то плакаты могут послужить отвлекающим фактором, что не может способствовать достижению цели презентации. Иными словами, если проводится презентация новой модели пылесоса, то размещение на стенах аудитории плакатов с изображением этой модели оправданно, а вот плакаты с фирменным знаком компании либо с изображением других моделей пылесосов (пусть даже их продажей занимается та же компания) будут только мешать презентации. Точно так же отвлекающим фактором – причем чрезвычайно отрицательным – являются чужие плакаты и наглядные пособия. Если что-либо подобное имеется в помещении для презентации, то это необходимо удалить. В противном случае в сознании аудитории информация презентационного доклада может спутаться с информацией, которую предлагают чужие плакаты и наглядные пособия.

Чтобы использовать в презентации графики, схемы и диаграммы, следует внимательно изучить их виды и оптимальные методы их применения.

Гистограммы особенно полезны в том случае, если требуется сравнение информации (рис. 1.1).

Рис. 1.1. Гистограмма

Как видно из рисунка, с помощью гистограммы легко продемонстрировать практически любой сравнительный анализ с максимальной наглядностью: разница в среднегодовых температурах, уровень продаж, результат опроса общественного мнения и т. д.

Круговая диаграмма предназначена для демонстрации процентных соотношений, сравнения количественных показателей и т. д. (рис. 1.2). Использование круговых диаграмм ограничено количеством информации – слишком большое дробление круга не очень хорошо воспринимается визуально. Следует соблюдать пропорции, разделяя круговую диаграмму: сектор, обозначающий 5 % и занимающий 50 % площади круга, производит на аудиторию довольно неприятное впечатление, и доверие к информации, которую несет в себе диаграмма, теряется.

Рис. 1.2. Круговая диаграмма

Линейная диаграмма, как и гистограмма, может быть использована для сравнительного анализа различных показателей в процентном либо во временном соотношении (рис. 1.3). Очень удобно использовать линейную диаграмму, если требуется продемонстрировать изменение какого-либо показателя за определенный промежуток времени.

Рис. 1.3. Линейная диаграмма

Точечные диаграммы лучше всего использовать при презентации научной идеи либо работы, например для демонстрации распределения физических величин (рис. 1.4). Для коммерческой же презентации существуют более наглядные виды диаграмм.

Рис. 1.4. Точечная диаграмма

Лепестковая диаграмма может отражать достаточно сложные процессы и события, взаимодействие между ними (рис. 1.5). Такая диаграмма предназначена в основном для объемной интерпретации какого-либо описания.

Рис. 1.5. Лепестковая диаграмма

График может быть использован для иллюстрации практически любой информации, выражаемой в числах: график продаж, физических величин, рост компании и т. д. (рис. 1.6). Используя графики, следует помнить, что они достаточно обыденны, к ним привыкают еще со школьных времен, и обычно графики ассоциируются в сознании практически каждого человека именно со школьными задачами. Поэтому в презентации графики следует использовать исключительно функционально, и если есть возможность заменить график более наглядным и зрелищным видом диаграммы, то лучше так и сделать.

Рис. 1.6. Объемный график

Блок-схемы удобно использовать для отображения любой последовательности действий, иерархической зависимости, связи между процессами, структурных особенностей. Блок-схемы наглядны и зрелищны.

Простой блочный список предназначен для отображения несгруппированных либо связанных блоков информации, например для отображения списка продукции, производимой предприятием (рис. 1.7). Для больших объемов текста такой список непригоден (рис. 1.8).

Рис. 1.7. Простой блочный список

Рис. 1.8. Трапециевидный список

Непрерывный блочный процесс – блок-схема, используемая для отображения хода событий, последовательности шагов решения задачи, выполнения какого-либо процесса (рис. 1.9). Подобная блок-схема не подходит для большого количества текста, но весьма наглядно демонстрирует пошаговую стратегию.

Рис. 1.9. Пример непрерывного блочного процесса

Блок-схема «Шестеренки» используется для демонстрации взаимосвязи идей либо взаимосвязи последовательности действий (рис. 1.10). Такая блок-схема очень наглядна и зрелищна, однако не подходит для больших объемов текста.

Рис. 1.10. Блок-схема «Шестеренки»

Блок-схема «Простой цикл» служит для отображения непрерывного цикла этапов, задач или событий (рис. 1.11). Подобная блок-схема не подходит для больших объемов текста, но наглядно демонстрирует взаимосвязь событий либо этапов. Например, круговорот веществ в природе прекрасно может быть описан с помощью блок-схемы простого цикла.

Рис. 1.11. Блок-схема «Простой цикл»

Блок-схема «Расходящаяся радиальная» используется для отображения отношения к центральной идее либо событию (рис. 1.12). Такая блок-схема не подходит для больших объемов текста, но наглядно демонстрирует взаимосвязь периферии с центром. С помощью блок-схемы «Расходящаяся радиальная» удобно показывать взаимоотношения между отделами и руководством в иерархии компании, связь филиалов с центром и т. д.

Рис. 1.12. Блок-схема «Расходящаяся радиальная»

Блок-схема «Иерархия» используется для отображения иерархической информации и отношений сверху вниз, а также для отображения взаимосвязи таких отношений (рис. 1.13). С помощью подобной диаграммы удобно показывать отношения внутри компании, внутри различных отделов и филиалов.

Рис. 1.13. Блок-схема «Иерархия»

Диаграмма «Простая целевая» служит для отображения вложенности, градаций и иерархических отношений (рис. 1.14).

Рис. 1.14. Диаграмма «Простая целевая»

Как вы могли заметить, диаграммы и блок-схемы обычно не подходят для размещения больших объемов текста. И это не случайно: при больших объемах они теряют свою наглядность и уже не могут служить полноценным наглядным пособием для наилучшего представления и запоминания аудиторией информации. Поэтому, если в презентации в качестве наглядных пособий для отображения информации на плакатах или слайдах планируется использование диаграмм, графиков, блок-схем, то объем текста для них нужно ограничивать, оставляя лишь функциональные данные, которые легко могут быть восприняты аудиторией и отложатся в памяти.

Основная проблема при использовании раздаточных материалов – их нехватка. По этой причине, если для презентации запланированы раздаточные материалы, лучше изготовить их с запасом. Копий должно хватить на всех посетителей презентации. Материалы должны быть напечатаны достаточно крупным шрифтом, не утомляющим глаза, форма подачи информации должна быть максимально доступна.

Если в качестве раздаточного материала планируется использование компакт-диска как носителя информации, то необходимо проверить, не требуется ли для его прочтения специфической программы. Наилучшим вариантом будет, если для прочтения такого диска может быть использована одна из стандартных программ Windows, ведь далеко не каждый человек будет устанавливать на свой компьютер какую-либо программу только лишь для просмотра презентационных раздаточных материалов.

Во время презентации не рекомендуется раздавать те материалы, которые содержат большое количество печатной информации, ведь их начнут просматривать сразу же, а в процессе чтения аудитория уже не обращает внимания на докладчика. Все раздаточные материалы, кроме буклетов с картинками, лучше всего выдавать посетителям презентации после окончания доклада.

Следует помнить, что к раздаточным материалам относятся и визитные карточки. Сам презентатор и его помощники обязательно должны иметь при себе достаточное количество визитных карточек, чтобы вручить их каждому посетителю презентации.

Данный вид оборудования может заменить практически все остальное. Если презентация оформлена в формате PowerPoint, то она будет иметь все необходимые эффекты, слайды, видеоролики, диаграммы, графики и блок-схемы – все наглядные материалы, которые требуются для наилучшего представления презентации. Чтобы использовать компьютер для презентации, нужно знать, как пользоваться им, а также приложением PowerPoint, иметь представление о его функциях и возможностях (данный вопрос подробно будет освещаться во второй части книги).

Шансы на выполнение работы обратно пропорциональны числу лиц, по долгу службы обязанных это сделать.

(Закон Кушнера[8])

Первое правило для помощников презентатора гласит: помощники должны быть незаметны, но четко выполнять свои обязанности. Ошибку делают те презентаторы, которые берут в качестве ассистентов для презентации симпатичных девушек в мини-бикини (разумеется, это не относится к показу мод или другим подобным мероприятиям). Заметность помощника презентатора создает дополнительный отвлекающий фактор, рассеивающий внимание аудитории. Такое отвлечение внимания хорошо для иллюзиониста, который вытаскивает кролика из-за спины и укладывает его в шляпу, в то время как ассистентка демонстрирует зрителям новую модель купальника – в данном случае отвлечение внимания аудитории является неотъемлемой частью шоу. Но во время презентации все внимание аудитории должно быть направлено на предмет презентации. Именно поэтому помощники должны быть незаметны.

Однако это вовсе не означает, что симпатичная девушка не может быть помощником презентатора в принципе. Но если она выносит к зрителям предмет презентации, например тот же пылесос, то они должны видеть в первую очередь пылесос, а уже потом девушку. Для этого помощники презентатора должны исключить яркую, броскую одежду, привлекающую внимание, для помощников-женщин не рекомендуется обувь на высоких каблуках, мини-юбки, декольтированные платья либо блузки. Одежда помощника презентатора должна быть выдержана в строгом, консервативном стиле. Если презентация проводится перед аудиторией, придерживающейся так называемого «богемного» стиля в одежде, то консервативность костюмов помощников презентатора не является обязательным фактором, однако незаметность их, слияние с фоном продолжают оставаться основным требованием.

Помощники презентатора должны четко знать свои обязанности и грамотно выполнять их. Если девушка, выносящая к зрителям предмет презентации, допустит ошибку (споткнется, что-либо уронит, растеряется и не будет знать, куда ей идти, и т. д.), то подобная ошибка сразу станет фактором, отвлекающим внимание аудитории.

Желательно, чтобы у помощников были дублеры, ведь перед презентацией кто-либо может заболеть, и отсутствие дублера приведет к тому, что его функции выполнять будет некому.

Помощники презентатора должны знать предмет, цели и задачи презентации не хуже самого докладчика, ведь вопросы зачастую задают не только докладчику, но и его помощникам. Они должны уметь втягивать публику в разговор на нужную тему – особенно если планируется предварительное собеседование с аудиторией (что, кстати, весьма желательно – публика собирается еще до начала презентации, поэтому, если помощники презентатора предварительно побеседуют с людьми и расскажут им о предмете презентации, это создаст дополнительный настрой у посетителей и помешает конкурентам провести подобное собеседование, рекламируя свой товар (продукт, услугу, идею), что довольно часто встречается на презентациях).

Помощники презентатора должны быть готовы к экспромту, если вдруг будет задан какой-либо неординарный вопрос, касающийся предмета презентации. Как и сам докладчик, они должны изучать посетителей презентации, готовить список вопросов и ответов, тренироваться в ораторском искусстве – все это может им и не понадобиться, но готовыми они должны быть в любом случае.

Нельзя выбирать в помощники презентатора людей, неуверенных в себе, косноязычных, не умеющих держаться на публике либо боящихся большого скопления людей. Помощник презентатора, страдающий агорафобией, способен свести на нет все положительное впечатление от презентации только выражением своего лица.

Выбирая помощников для презентации, желательно составлять небольшую анкету:

• какими навыками должен обладать кандидат в помощники презентатора;

• каковы будут функции помощника презентатора, чем он должен будет заниматься;

• личностные характеристики кандидата в помощники презентатора (общительность, ответственность, трудолюбие, целеустремленность, коммуникабельность, инициативность, внимательность, настойчивость и т. д.);

• специальные пожелания и требования (возраст, пол, рост, цвет волос, наличие/отсутствие хобби и т. д.).

Зачастую от помощников презентатора требуется умение и желание общаться. Для проверки этого качества можно предложить рекомендованный психологами тест «Общительный ли вы человек».

Вопросы и варианты ответов на них.

1. Если вас приглашает к себе в гости человек, которому вы не симпатизируете, примете ли вы это приглашение?

A. Да.

Б. Только в исключительном случае.

B. Нет.

2. Представьте, что в гостях вы вынуждены сидеть около человека, которого считаете своим недругом. Как вы себя поведете?

A. Не будете обращать на него внимания.

Б. Будете отвечать только на его вопросы.

B. Попытаетесь завязать с ним непринужденный разговор.

3. Вы собирались позвонить в дверь одной квартиры. Внезапно услышали, что в квартире возник семейный спор. Что вы сделаете?

A. Все-таки позвоните.

Б. Подождете, пока спор прекратится.

B. Уйдете.

4. Что вы сделаете, если вам в гостях предложат нелюбимое блюдо?

A. Съедите его, несмотря на отвращение.

Б. Скажете хозяевам, что не можете съесть это блюдо.

B. Пожалуетесь на отсутствие аппетита.

5. Какой бутерброд со стола вы обычно выбираете?

A. Самый лучший.

Б. Самый маленький.

B. Ближайший к вам.

6. Что вы предпримете в том случае, если в компании внезапно наступит пауза во время разговора?

А. Подождете, пока кто-нибудь не начнет разговор вновь.

Б. Сами найдете какую-нибудь тему для продолжения разговора.

7. Представьте себе, то вы попали в неприятное положение. Расскажете ли вы об этом своим знакомым?

A. Обязательно расскажете первому попавшемуся знакомому.

Б. Расскажете только самым близким друзьям.

B. Не расскажете ни одному человеку.

8. Добавляете ли вы от себя что-либо в рассказы, которые слышали от других людей?

A. Да.

Б. Совсем немного для того, чтобы их улучшить.

B. Почти ничего не добавляете.

9. Носите ли вы с собой фотографию своей возлюбленной (возлюбленного) и охотно ли вы показываете ее окружающим людям?

A. Да.

Б. Иногда.

B. Никогда.

10. Что вы сделаете, если, будучи среди других людей, не поняли рассказанного анекдота или шутки?

А. Будете смеяться вместе с остальными, которые поняли суть рассказанного.

Б. Останетесь серьезным и не будете смеяться.

В. Попросите, чтобы кто-нибудь объяснил вам смысл этого анекдота или шутки.

11. Что вы предпримете, если, оказавшись в компании, вдруг ощутите резкую головную боль?

A. Не будете показывать вида.

Б. Попросите у кого-нибудь таблетку от головной боли.

B. Покинете компанию и уйдете домой.

12. Что вы сделаете, если, находясь в гостях, узнаете, что по телевидению скоро должны передавать интересную только для вас программу?

A. Попросите, чтобы хозяин дома включил вам телевизор.

Б. Начнете смотреть телепередачу в соседней комнате, чтобы не мешать остальным гостям.

B. Откажетесь от интересующей телепередачи.

13. Вы находитесь в гостях. Когда вы чувствуете себя лучше?

А. Когда развлекаете гостей.

Б. Когда вас самих развлекают другие.

14. Обладаете ли вы привычкой заранее решать, как долго сможете оставаться в гостях?

A. Нет.

Б. Иногда думаю об этом.

B. Всегда думаю об этом.

15. Допустим, что корреспондент какой-либо газеты берет у вас интервью.

A. Вы будете довольны, если интервью напечатают в газете.

Б. Будете стараться, чтобы этого не произошло.

B. Вам совершенно безразлично, будет или не будет напечатано в газете интервью с вами.

16. Способны ли вы внешне беспристрастно относиться к людям, которых внутренне не можете терпеть?

A. Да.

Б. Иногда, только в виде исключения.

B. Не задумывались над этим вопросом.

17. Соглашаетесь ли вы с мнением других людей, если оно справедливо, но для вас неблагоприятно?

A. Всегда.

Б. Только в том случае, если оно соответствует вашему собственному мнению.

B. Никогда.

18. Когда вы прекращаете спорить?

A. Чем скорее, тем лучше.

Б. Когда спор не имеет никакого смысла.

B. После того как убедили своего оппонента.

19. Если вы знаете стихи, то будете ли их читать в незнакомой компании?

A. С удовольствием.

Б. Да, если об этом попросят.

B. Никогда.

20. Представьте себе, что вы живете во времена графа Монте-Кристо, сидите в тюрьме и внезапно узнаете, что в соседней камере заключен ваш самый злейший враг. Начнете ли вы с ним перестукиваться?

A. Немедленно.

Б. Только тогда, когда не сможете переносить одиночество.

B. Никогда.

21. Есть ли у вас привычка или желание встречать Новый год среди большого скопления людей, например на городской площади?

A. Да.

Б. Нет.

B. Новый год я обычно встречаю один или просто сплю.

В табл. 1.1 приведен ключ к ответам на данный опросник. После расшифровки ответов вы получите определенную сумму баллов, по которой выясняется степень развитости у соискателя такого личностного качества, как общительность.

Если по результатам ответов на вопросы набрано в сумме от 233 до 310 баллов, то такое качество, как общительность, считается сильно развитым. Такой человек может не просто общаться с людьми, но и получать от этого удовольствие. Более того, при сильно развитой общительности человеку просто требуется общение, он не в состоянии находиться в одиночестве долгое время. Если же общения оказывается недостаточно, то возникает чувство постоянного дискомфорта.

Если сумма набранных баллов оказалась в интервале от 78 до 232, то это качество считается развитым средне. Человек с таким уровнем общительности может с равной долей вероятности находиться в одиночестве и в компании. Он получает удовольствие от общения, но вполне комфортно чувствует себя наедине с книгой или телевизором. Такие люди предпочитают в качестве домашних животных держать кошек, а не собак, потому что кошки требуют минимум личного внимания от хозяина, в то время как собакам необходимо постоянное общение.

Наконец, если сумма баллов оказалась равной 0-77, то общительность считается слаборазвитой. Такой человек лучше всего чувствует себя в одиночестве, нахождение в шумной компании, особенно среди малознакомых людей, может привести к стрессу. В качестве домашних животных малообщительный человек предпочтет скорее волнистых попугайчиков, чем четвероногого друга. Работа, связанная с постоянным общением с людьми, такому человеку не подходит.

Кстати сказать, подобный тест-проверку неплохо пройти и самому презентатору.

Неважно, что вам говорят, – вам говорят не всю правду.

Неважно, о чем говорят, – речь всегда идет о деньгах.

(Первые два политических принципа Тодда[9])

Верное составление сметы презентации – один из тех китов, на которых стоит успех. Неточный подсчет будущих расходов может привести к тому, что попросту не хватит денег, чтобы реализовать задуманный план презентации, а перестройки плана в процессе работы отрицательно влияют на окончательный результат. Неоправданно большая сумма, выделенная на презентацию, может привести к тому, что презентационные расходы не окупятся впоследствии. Следует соблюдать баланс между необходимым и достаточным, составляя смету презентации.

Планируя смету презентации, рекомендуется провести сравнительный анализ с конкурентами, предлагающими аналогичный продукт (товар, услугу, идею).

Причем этот анализ должен касаться не только презентаций, проводимых конкурентами, либо затрат, сделанных ими на такие презентации, но и затрагивать общее состояние рынка в том, что относится к презентуемому продукту (товару, услуге, идее). Для проведения такого анализа нужно найти ответы на следующие вопросы:

• цель сбыта, если речь идет о продажах (если презентуется идея, то вопрос можно сформулировать как «цель идеи», аналогичным же образом изменяются последующие вопросы);

• планируемый предел сбыта;

• пути и методы сбыта;

• собственная доля компании на рынке в настоящее время в той части, которая касается презентуемого товара (продукта, услуги, идеи);

• конкуренты компании в той части, которая касается презентуемого товара (продукта, услуги, идеи);

• доля конкурентов компании на рынке в той части, которая касается презентуемого товара (продукта, услуги, идеи);

• пути и методы сбыта конкурентов;

• цена презентуемого товара (услуги, продукта);

• цена аналогичного товара (услуги, продукта) конкурентов;

• портрет потенциального покупателя;

• мотивация покупок;

• средства рекламы презентуемого товара, применявшиеся до настоящего времени;

• средства рекламы аналогичных товаров, применяемые конкурентами;

• расходы на рекламные кампании;

• расходы конкурентов на рекламные кампании.

Естественно, что презентация, которая окажется хуже, чем презентация либо реклама конкурентов, не только не принесет положительного эффекта, но однозначно произведет негативное впечатление. Поэтому анализ конкурентов приобретает огромное значение. Можно пойти путем «лобовой атаки» и попросту постараться переплюнуть конкурентов в сумме, затраченной на презентацию (либо на любую другую рекламную кампанию). Но данный путь явственно порочен: накручивая вместе с конкурентами стоимость рекламных кампаний, можно прийти к тому, что они не только перестанут себя окупать, но и начнут приносить убытки – этакая своеобразная «гонка вооружений», приводящая лишь к затратному, но не прибыльному механизму. Ведь цель презентации (или любой рекламной кампании) – это повышение уровня продаж, получение дополнительной прибыли. Естественно, в данном случае мы говорим о коммерческой презентации, связанной именно с товаром (продуктом, услугой, идеей), которая посвящена поиску потенциальных клиентов (покупателей, партнеров, спонсоров). Если же прибыль от презентации отсутствует, то какая разница, была она лучше, чем у конкурентов, либо нет. Поэтому исследования рекламных кампаний конкурентов не должны останавливаться лишь на затраченных ими суммах; в гораздо большей степени эти исследования относятся к используемым конкурентами методам и средствам, а также к анализу эффективности конкурентных рекламных кампаний. Используя конкурентов в качестве примера, можно создать собственную презентацию, отличающуюся от конкурентных, и с наименьшими затратами.

В смету затрат на презентацию нужно включать следующее:

• стоимость оборудования и материалов, необходимых для проведения презентации, либо стоимость их аренды;

• аренду помещения для презентации;

• оплату привлеченных консультантов и специалистов;

• стоимость поддержки СМИ;

• рекламные кампании;

• стоимость раздаточных материалов;

• стоимость памятных подарков и сувениров;

• аренду банкетного зала;

• стоимость продуктов и напитков для банкета;

• другое (к примеру, если презентация планируется в стиле шоу, с привлечением актерского состава, то следует в смету расходов включить и оплату этого состава, костюмы и т. д.).

В смете расходов на наружную рекламу следует учитывать стоимость регистрации и оформления, арендную плату за пользование недвижимым либо движимым имуществом, к которому будет присоединяться рекламная конструкция, стоимость художественного оформления и монтажа самой конструкции.

Включая в смету расходов памятные подарки, сувениры и расходные материалы, нужно заранее знать следующее: либо эти подарки, сувениры и материалы будут стандартными изделиями, либо они будут изготавливаться на заказ, либо это будет комбинация из предложенных вариантов (например, стандартная ручка, на которую наносится логотип компании).

Составляя смету расходов, следует определить: будут ли у презентации спонсоры, придется ли оплачивать рекламу в СМИ, на телевидении и наружную рекламу, или это окажется бесплатным бонусом.

Если после презентации планируется банкет, то следует заранее определиться, какого рода будет это мероприятие: только для специально приглашенных, VIP-гостей либо общий фуршет и т. д.? Следует заметить, что заказ рекламных статей в соответствующих тематических изданиях и оплата подобных публикаций обходится гораздо дешевле, чем приглашение на презентацию журналистов с последующим их приглашением на банкет (если же журналисты приглашены на презентацию, но двери банкетного зала перед ними закрылись, то вряд ли статьи в периодических изданиях будут такими, какие требуются компании-презентатору; эту особенность журналистской психологии следует учитывать любому презентатору). Планируя банкет как заключительный этап презентации, следует знать, что стоимость напитков обычно составляет 70 % от общей стоимости банкета.

При определении общей суммы, выделяемой на презентацию, следует учитывать, что маркетинговые исследования, информационные и консультационные услуги, связанные с созданием новых видов товара (продукта, услуг), не включаются в себестоимость данного товара (продукта, услуг). Финансирование подобных исследований, информационных и консультационных услуг производится за счет средств, направляемых на развитие производства, а норматив расходования средств на рекламу и маркетинговые услуги составляет 5 % от объема выручки.

Определяя впоследствии эффективность презентации, можно воспользоваться следующей формулой вычисления дополнительного товарооборота:

Здесь:

• Т_д – дополнительный товарооборот под воздействием презентации, руб.;

• Д – количество дней учета товарооборота;

• Т_c – средний товарооборот в день до проведения презентации, руб.;

• П – прирост среднедневного товарооборота, %.

Экономический эффект от проведенного мероприятия можно рассчитать следующим образом:

Здесь:

• Э – экономический эффект презентации, руб.;

• Т_д – дополнительный товарооборот, руб.;

• Н_т – торговая надбавка на товар, %;

• Р_п – расходы на презентацию, руб.;

• Р_д – дополнительные расходы по приросту товарооборота, руб.

Когда не знаешь, что именно ты делаешь, делай это тщательно.

(Правило для лаборантов[10])

Презентационный доклад должен быть полностью подчинен достижению определенных целей и задач. В качестве примера можем вновь рассмотреть презентацию новой модели пылесоса. Если докладчик, увлекшись собственными знаниями об этом предмете, составит доклад таким образом, что львиная доля времени презентации будет посвящена истории разнообразных очистных сооружений и приспособлений, а остальное время – технологии производства пылесосов, то можно быть уверенным, что нужной цели презентация не достигнет и задачи, поставленные изначально перед презентатором, решены не будут. Нельзя забывать, что презентация новой модели пылесоса не является курсами технологов и инженеров, как не является и археологическим симпозиумом. Цель такой презентации – повышение уровня продаж, и римский водопровод не имеет к этому ни малейшего отношения, как бы докладчику ни хотелось провести параллель между данным сооружением и маркой своего пылесоса.

Планируя доклад, нужно учитывать, что человеческая память имеет особенности: обычно слушатели запоминают из доклада от четырех до шести позиций. Поэтому оптимальным решением является, если основные идеи занимают 80–85 % всей презентации. В противном случае аудитория вместо основных идей может запомнить второстепенные. Исходя из количества наиболее запоминающихся позиций, следует весьма тщательно выбирать те ключевые идеи, на которых будет строиться доклад.

Еще одна особенность человеческой памяти заключается в том, что человек запоминает:

• 20 % того, что слышит;

• 30 % того, что видит;

• 50 % того, что слышит и видит;

• 70 % того, что слышит, видит и о чем говорит;

• 90 % того, что слышит, видит, о чем говорит и что делает.

Следовательно, чтобы презентационный доклад был успешен, недостаточно просто изложить нужные мысли, требуется, чтобы аудиальное изложение подкреплялось визуальной информацией – таким образом, будет достигнуто запоминание 50 % изложенной в докладе информации. Кроме того, при наличии обратной связи с аудиторией (подобную связь могут обеспечить вопросы, задаваемые слушателями) достигается запоминание уже 70 % изложенной информации. При наличии интерактивных упражнений – запоминание 90 % изложенной информации. Таким образом, для достижения максимального эффекта презентационный доклад должен включать в себя, кроме изложения необходимых фактов и идей, вопросы и интерактивные упражнения.

Первое, что требуется от презентатора, – владение темой доклада. Причем владение это должно быть таким, чтобы докладчик мог ответить практически на любой вопрос аудитории, который касается темы презентации. Иначе как можно ожидать от слушателей, что они воспримут предлагаемую им идею, если сам презентатор не вполне уверенно знает, что же именно он предлагает аудитории. Чтобы овладеть темой, нужно научиться собирать информацию.

Источники информации, которые можно и нужно использовать при подготовке доклада, следующие:

• библиотека;

• статьи в тематических изданиях;

• Интернет;

• консультанты компании-производителя (если речь идет о презентации товара либо продукта);

• отдел по связям с общественностью компании-производителя (если речь идет о презентации товара либо продукта);

• статистические справочники (источниками статистической информации могут быть и местные органы власти).

Кроме вышеуказанных источников, любой презентатор может обратиться к своей фантазии и изобрести и отыскать еще несколько источников информации – это только к лучшему, потому что информация лишней не бывает.

Совет

Материалов для презентации нужно набирать куда как больше, чем используется при ее создании. Во-первых, в самом начале создания презентации еще не до конца и не точно известно, какие из материалов могут понадобиться обязательно, а какие дополнительно. Во-вторых, «лишние» материалы, не использовавшиеся при создании презентации, могут пригодиться при ответе на вопросы слушателей презентации. В-третьих, если понадобится создавать еще одну презентацию на подобную же тему либо презентацию того же товара (продукта, услуги, идеи), но для другой аудитории, то запасные материалы помогут оперативно провести необходимую работу.

Каждый человек, готовящий доклад, должен уметь обращаться с источниками информации. Источники, связанные с живым общением, – самые простые, главное – правильно сформулировать вопрос и внимательно выслушать ответ, а также не стесняться уточнять и переспрашивать, если что-то осталось неясным, ведь переспросить гораздо проще, чем еще раз встречаться с человеком и вновь задавать ему вопросы. Проводя интервью с «живыми справочниками», следует помнить, что каждый человек с радостью поговорит о себе, но не очень любит выслушивать чужие излияния. Чтобы получить нужную информацию, следует навести человека на тему, связанную с ним лично. Этот метод особенно хорошо работает, если «информатором» является торговый агент компании, ответственный по продажам, маркетолог. Жизнь этих людей тесно связана с их работой, и разговор о работе для них, по сути, разговор об их жизни. Для наибольшей эффективности интервью можно рекомендовать четыре правила Глеба Жеглова, сформулированные в кинофильме «Место встречи изменить нельзя»:

• разговаривая с людьми, всегда улыбайтесь, люди это любят;

• будьте к человеку внимательны и старайтесь подвигнуть его к разговору о нем самом;

• найдите тему, которая интересна для собеседника;

• проявляйте к собеседнику искренний интерес, вникните в него, узнайте, чем он живет.

Да, подобное интервью может не стать «пятиминутным экспрессом», но зато оно даст такое количество и качество информации, о котором можно только мечтать. Глеб Жеглов уверял, что если со свидетелем обращаться таким образом, то он будет счастлив рассказать все, что знает, а оперативник, «который не может влезть в душу свидетеля, зря получает свою рабочую карточку». Презентатор, разыскивающий информацию, – это тот же следователь, и он просто обязан уметь «влезать в душу» к своим «живым» источникам информации. К тому же это качество чрезвычайно полезно – даже необходимо! – при проведении презентации, так что интервью с информаторами можно считать неплохой тренировкой.

Источники информации, связанные с книгами или Интернетом, в использовании сложнее. Компьютер не понимает нюансов и полутонов, он отвечает только на тот вопрос, который ему задан, причем в той формулировке, в которой это сделано. То, что человек подразумевает под этой формулировкой, компьютеру недоступно. К компьютеру «влезть в душу» невозможно, и на улыбки он не реагирует. То же относится и к книгам: в них имеется только та информация, которая заложена изначально, и можно задавать книге множество вопросов, ответить на них она все равно не в состоянии. Поэтому необходимо учиться верно формулировать вопросы, чтобы не было разочарования от якобы бесполезных источников информации.

В библиотеке очень удобно работать, если известно, какая именно книга требуется. Если это неизвестно и даже неизвестен автор, то можно воспользоваться тематическим каталогом библиотеки и попробовать подобрать литературу, ориентируясь на названия книг и аннотацию при ее наличии в каталожной карточке. Однако самый оптимальный метод в этом случае – просто задать вопрос библиотекарю. Разумеется, не следует рассчитывать, что библиотекарь тут же скажет все, что требуется. К примеру, если нужно отыскать сведения по технологии выплавки стали, то естественно, что библиотекарь об этой технологии не имеет ни малейшего понятия. Однако по сравнению с любым сталепрокатчиком у библиотекаря есть несомненное преимущество – он точно знает, где находятся нужные книги, и даже может порекомендовать сопутствующую литературу, которая тоже не окажется лишней.

Самый продуктивный метод поиска информации в наше время – это поиск через Интернет. С помощью поисковых сайтов Интернета можно отыскать и необходимые книги, и статьи, и другую информацию, которая размещается на различных сайтах и порталах, но не существует в «бумажном» варианте. Самое главное при работе с поисковыми сайтами Интернета – правильное формулирование вопроса. К примеру, если требуется отыскать информацию для создания презентации томатного соуса, то задавать вопрос «Томатный соус» и ожидать, что на мониторе компьютера появятся необходимые данные, не стоит. Информация-то появится, но ее количество и качество не обрадуют никого. Общая формулировка вопроса приведет к тому, что информации будет слишком много, а выбрать из нее нужную – довольно сложно, да и займет это очень много времени. В первую очередь отыщутся, разумеется, рекламные объявления, из которых можно будет узнать, кто продает томатный соус и по какой цене, но подобные объявления вряд ли помогут при создании презентации, особенно если создателю презентации нужна рецептура изготовления соуса.

Лучше всего формулировать уточняющие вопросы. Например: «Производитель томатного соуса „Краснодарский“», «Рецепт приготовления лечо», «Технология производства томатного соуса» и т. д. Формулировка вопроса может быть незаконченной, например: «При изготовлении томатного соуса температура смеси должна быть…» – в этом случае будут найдены фразы, включающие в себя части данного вопроса, и в результате можно будет узнать, какова же искомая температура. Конечно, на каждый подобный вопрос (полный или неполный) будет дано большое количество информации, как и на самую общую формулировку, но информация будет уже гораздо более конкретизированной, и из нее можно выбрать необходимое. Для поиска удобно пользоваться сайтом www.yandex.ru или любой другой поисковой системой, которую предлагает Интернет.

Если для создания презентации требуются чьи-либо биографические данные, то также можно воспользоваться поиском через Интернет. Наилучшее изложение биографий имеется в книжной серии «Жизнь замечательных людей», и если необходимая биография есть в этой серии, то очень хорошо именно ею и воспользоваться. Для поиска разнообразной литературы и справочных материалов можно также рекомендовать библиотеку Мошкова – http://lib.ru/; национальную юридическую энциклопедию – http://determiner.ru/, «Википедию» – http://ru.wikipedia.org/, портал http://mega.km.ru/, на котором можно найти разнообразные энциклопедии и словари.

Но доклад, тем более презентационный, – это далеко не только набор различной информации, расставленной в определенной последовательности. Составляя доклад для презентации, следует сразу же определять, какая визуальная информация будет сопровождать аудиальную, подготовить ее, расставить в нужные места. Если во время презентации планируется показ фильма, видеоролика, слайдов, то необходимо ознакомиться с этими материалами, убедиться, что они подходят к докладу, не включают в себя «идеи-паразиты», которые могут оказаться отвлекающим от цели презентации фактором.

Каждый, кто желает успешно провести презентацию, должен помнить: доклад читает тот, кто его готовит. В противном случае может оказаться, что докладчик уже в процессе презентации обнаружит, что текст выражает вовсе не его мысли и он сам сказал бы все иначе – подобное состояние докладчика мгновенно отображается на качестве презентации. Конечно, можно поручить кому-то подобрать материал, но свести его в единое целое – это уже задача самого докладчика. Ведь каждый человек имеет собственные любимые обороты речи, стиль изложения мысли, свои правила построения фраз и т. д. Если стиль доклада, даже самый гладкий, красивый и изящный, разительно отличается от общего стиля докладчика, то это обязательно становится заметно (хотя бы во время ответов на вопросы аудитории), а подобное различие производит негативное впечатление. Если же доклад все же полностью готовит кто-то другой, то тот, кто будет его читать, должен научиться имитировать стиль доклада во время всей презентации: и при обратной связи с аудиторией, и в мимике, жестах, и даже во время презентационного банкета, чтобы не нарушать целостности впечатления.

Доклад для презентации содержит три основные части: введение, изложение сути презентационного доклада и заключение. Введение и заключение являются обязательными частями доклада. В некоторых случаях (к примеру, при нехватке по какой-либо причине времени для полного изложения всей запланированной информации) лучше сократить изложение сути презентационного доклада, чем удалить введение либо заключение. Большинство людей воспринимают любой доклад именно по введению и заключению. Это эмоциональное восприятие, не имеющее отношения к сути самого доклада. Однако презентация обращается не только к логическому мышлению аудитории, но в большей части именно к человеческим эмоциям, к подсознанию, и основная задача презентации состоит именно в замене на подсознательном уровне каких-то базовых «картин», сформированных опытом человека, другими «картинами», предлагаемыми в процессе презентации.

Вступительная часть требуется для «разогрева» аудитории. Слушателей нужно подготовить к основной части презентационного доклада, и без вступления тут никак не обойтись. Введение в презентацию лучше всего начинать с представления: краткий рассказ о компании и докладчике, чтобы посетители презентации знали, с кем имеют дело. Аудитория должна понимать, почему именно этот человек проводит презентацию, что в нем такого особенного, что следует выслушать его слова, каким и в какой области он является специалистом.

Считается, что введение доклада – это формирование ожиданий слушателей. Следовательно, от того, насколько грамотно сформированы эти ожидания, будет зависеть восприятие тех идей, которые предлагаются презентацией, будь то политическая идея или мысль о том, что такой-то пылесос является наилучшей моделью для домашних хозяек. Задача докладчика – так построить вступительную часть презентации, чтобы сформированные ожидания аудитории были полностью удовлетворены. Кроме того, желательно даже превзойти докладом те ожидания, которые вызывает вводная часть.

Помимо этого, вступительная часть должна привлекать внимание аудитории, сосредоточить это внимание на последующем изложении доклада, создать контакт между докладчиком и аудиторией, заинтересовать слушателей. Введение также должно включать в себя ответ на вопрос посетителей презентации: «Зачем мы сюда пришли?» Иначе говоря: «Сегодня я собираюсь рассказать вам о новой модели пылесоса, которая имеет абсолютно уникальные функции. Без этой модели вы вскоре обнаружите, что ваша квартира имеет неопрятный вид, так как моющие средства, выпускаемые в настоящее время, не обеспечивают полноценное удаление пыли и грязи». Ответ на вопрос «Зачем мы сюда пришли?» должен прозвучать как можно раньше, ведь пока слушатели неосознанно задают себе этот вопрос, они не в состоянии воспринять то, что им говорят.

Кстати сказать, благодарность аудитории, длительно выражаемая докладчиком («спасибо за то, что вы пришли на нашу презентацию; спасибо, что нашли время, чтобы посетить нашу выставку; благодарим за то, что остались выслушать наш доклад» и т. д.) – это вовсе не то, чего ожидает аудитория. Точно так же слушатели вовсе не ожидают, что докладчик будет первые пять—десять минут доклада занудно перечислять поименно всех своих помощников, друзей и родственников, которые подали хотя бы мизерную идею при составлении доклада. Вспомните, как иногда раздражают длительные титры, идущие перед кинофильмом (именно поэтому многие кинокомпании перемещают титры в финал: кто хочет – смотрит, если же человеку не любопытно, то он всегда может выключить телевизор).

Если презентационный доклад включает в себя какую-либо специальную информацию, незнакомую слушателям (например, специфические термины и определения), то разъяснять эту информацию лучше всего тоже во вступительной части: «Давайте сразу договоримся о формулировках. В данном случае ведьмами мы будем называть людей, обладающих определенными экстрасенсорными способностями, вне зависимости от их пола».

Во вступительной части должна быть та интрига, которая позволит аудитории внимательно следить за ходом презентации, не теряя к ней интереса и ожидая развязки. Наилучшим примером подобной интриги являются практически все художественные романы. Вспомните Толстого, «Анну Каренину»: «Все смешалось в доме Облонских…» Прочитав первое предложение, читатель, затаив дыхание, ожидает объяснения этой таинственной фразы. При этом «Анна Каренина» – это не детектив, не боевик, не триллер, но вступление, завязка романа начинается с той самой интриги, которая требуется для любой презентации. Конечно, можно просто сообщить: «Сегодня мы поговорим о новой модели пылесоса…» – это будет вполне достойное простое вступление. Однако можно сказать: «Говорят, что в скором времени введут закон об обязательном использовании моющих пылесосов в учреждениях и организациях. Об этом законе мы поговорим чуть позже, а пока я хочу вам рассказать о новой модели пылесоса…» – и это будет уже вступление с интригой.

Вступительная часть – это то, что позволит аудитории с интересом следить за ходом презентации и привлечет внимание слушателей к предмету презентации. Но ни в коем случае нельзя обмануть ожидания аудитории. Если вступление настраивает на получение какой-либо информации, то следует эту информацию дать. В противном случае это похоже на то, как голодному человеку показывают издали кусок мяса, даже дают его понюхать, а потом уносят, пообещав накормить его когда-нибудь в другой раз. Разочарование голодного человека сравнимо с разочарованием аудитории, когда основная часть предлагаемого ей доклада обманывает ожидания, данные вводной частью.

Заключение – это тот «красивый уход со сцены», о важности которого знают все, кто имеет хоть какое-либо отношение к эстраде (ведь любая презентация – это своего рода эстрадное шоу). Смазанный «уход» смазывает и все впечатление от выступления. Нельзя обрывать презентационный доклад на полуфразе, полумысли. Это шокирует аудиторию. Обрыв доклада – это все равно, что уход без прощания, совершенно неоправданный. Представьте, что вы беседуете с каким-либо человеком и он вдруг, не договорив до конца, разворачивается к вам спиной и уходит. Какое впечатление производит такой уход? Совершенно правильно – крайне отрицательное. Так что заключение – это вежливое прощание, подтверждающее, что все уже сказано. В заключительной части рекомендуется подводить общие итоги: «Итак, из всего вышесказанного видно, что пылесос этой модели обладает следующими пятью достоинствами…» – а после подведения итогов можно сразу переходить к вопросам аудитории: чего, собственно, аудитория и будет ожидать, поняв (а заключение дает понять), что все накопившиеся за время выступления докладчика вопросы уже можно задавать.

Наиболее нежелательными вариантами являются заключения обрывистые или такого типа: «На этом мы заканчиваем нашу презентацию», и после этой фразы докладчик уходит, даже не предложив аудитории высказать вопросы и ответить на них. Один гном, прощаясь, сказал юному герою, которого верно сопровождал в героическом походе: «Да ладно, мальчик. Особенно-то не мучайся. Просто скажи „до свидания“. И все. Чего проще?» – это классический пример обрывистого заключения. Однако история на этом не закончилась. Юный герой ответил: «Я так не могу. Этого недостаточно», – и они еще постояли, обнявшись, похлопали друг друга по спине, поговорили немного, вспоминая свой героический поход. Вот это уже вполне удачное заключение, после которого можно сказать «до свидания» с чистой совестью. Гном, он и есть гном, что с него взять, а вот презентатор не должен действовать подобным образом. Нужно еще немного поговорить, и это будет правильно.

Но неизвестно, что хуже: заключение отсутствующее либо растянутое? Если докладчик, подведя итоги презентации и уже фактически закончив ее, вместо приглашения аудитории к вопросам вдруг сообщает: «А еще я хотел бы сказать…» – это производит едва ли не худшее впечатление, чем полностью отсутствующее заключение. В обоих случаях дело заключается в том, что ожидания аудитории оказываются обманутыми. При отсутствующем заключении аудитория настраивается на плавный переход к вопросам и ответам, а нет ни перехода, ни вопросов, ни ответов, ни даже нормального прощания. При растянутом заключении аудитория уже настроилась на то, что презентация закончена, но доклад почему-то все тянется и тянется, и в результате в памяти слушателей остаются лишь тягучие фразы, а сама суть презентации уходит в никуда.

Еще одним вариантом нежелательного заключения является заключение, не связанное с предметом презентации. Помните, выше мы говорили о том, что слушатели в основном запоминают презентацию на эмоциональном уровне, ориентируясь именно на вступление и заключение. И если заключение (как и вступление) не связано с предметом презентации, это оставляет как минимум чувство неудовлетворенности, а по большей части просто исключает возможность запоминания презентации, что, естественно, не приводит к достижению поставленной презентацией задачи.

Говоря о построении презентационного доклада, невозможно не упомянуть об использовании шуток, анекдотов и разнообразных цитат. Казалось бы, подобные вкрапления в доклад должны оживить его, придать пикантность и остроту, а аудитории должно быть приятно выслушивать доклад, не состоящий из одних монотонных фраз. Конечно, монотонность в докладе недопустима, но перебор с шутками и анекдотами еще более неуместен. При использовании юмора в презентационном (да и в любом другом) докладе возникает несколько проблем:

• не каждый докладчик умеет шутить;

• используются старые, давно всем известные шутки;

• анекдоты вставляются в доклад к месту и не к месту;

• перегруженность презентации юмором.

Как вы понимаете, презентатор не зарабатывает себе на жизнь пародиями, юмором и т. д. Ему не обязательно уметь шутить. Проблема возникает тогда, когда человек, лишенный чувства юмора (что само по себе не является ни трагедией, ни даже проблемой), пытается шутить. Естественно, подобные шутки не могут быть восприняты аудиторией положительно, поэтому любому презентатору следует знать: если нет чувства юмора, то шутки лучше исключить из презентации. Отсутствие юмора в этом случае произведет гораздо лучшее впечатление, чем неудачные шутки. В презентационном докладе можно оставить фразы, которые удачны на 65–75 %, по крайней мере, они не вызовут неприятия у большей части аудитории. Но шутка, удачная на те же 65–75 %, вызывает неприязнь у всей аудитории.

Шутки и анекдоты, которые всем известны, вызывают только скуку – чувство, которое следует исключить из презентации. Поэтому при составлении доклада следует внимательно смотреть на новизну используемых юмористических средств. Можно позаимствовать шутливые истории в Интернете, например на сайте www.smexa.net либо www.anekdot.ru (существует еще множество юмористических порталов, которые легко найти с помощью поисковых сайтов), но, занимаясь таким заимствованием, нужно помнить, что эти сайты и порталы посещает множество людей и именно они могут оказаться слушателями презентации.

Перегруженность презентации юмором приводит лишь к тому, что за шутками и анекдотами теряется сама суть презентации. Аудитория радостно смеется каждой шутке докладчика, даже аплодирует, однако, кроме этих шуток, ничего не остается в памяти. Конечно, потом многие из посетителей такой презентации говорят: «Вчера побывал на презентации компании такой-то. Очень приятно было!», но это никак не способствует достижению цели презентации. Ведь цель заключается вовсе не в развлечении публики – за это платят деньги совершенно другим людям. Готовя презентацию, нельзя забывать, что, хотя презентация и является разновидностью шоу (вне зависимости от выбранной для презентации формы), она однозначно не является вечером сатиры и юмора, а докладчик на презентации не является ни сатириком, ни юмористом, ни пародистом, он – презентатор.

Подобные проблемы возникают при использовании в презентации цитат. Многие докладчики начинают перегружать свое сообщение цитатами, если они не уверены в себе, желают получить гарантированно верное наполнение своего доклада, просто из желания продемонстрировать свою эрудицию. Подобная тактика порочна для презентационного доклада. Аудитория, посетившая презентацию, желает выслушать именно то, что ей может сказать докладчик Иванов, но вовсе не то, что высказал господин Сидоров, будь он хоть трижды академик и специалист в нужной области. Услышав, как докладчик Иванов в энный раз ссылается на мнение господина Сидорова, аудитория приходит к вполне оправданному выводу: докладчик Иванов не владеет темой, толком не знает, о чем идет речь, лучше бы пригласили господина Сидорова, который, похоже, темой владеет. Если же аудитория начинает думать, что докладчик темой не владеет, презентацию можно считать неудавшейся. Подобное поведение докладчика обманывает ожидания публики, которая истово верит, что презентатор четко владеет излагаемым предметом. Когда докладчик не уверен в себе, аудитория также теряет к нему доверие и автоматически это недоверие переносится на предмет презентации.

Презентатору следует знать, что ни высокая эрудиция, ни страх перед аудиторией не являются оправданием для перегруженности доклада цитатами. Цитаты можно использовать только в том случае, когда они подтверждают основную мысль, излагаемую докладчиком. Крайне не рекомендуется основывать главную идею презентации на цитатах, иначе следует пригласить в качестве презентатора автора цитат.

Еще чаще при презентациях встречается следующая ошибка: неоправданное и излишнее использование специальных терминов, непонятных широкой публике. Если проводится презентация новой технологии производства пылесосов, а слушатели презентации – специалисты (технологи, инженеры предприятия-производителя и т. д.), то применение специальных терминов и оправданно и необходимо. Зачастую приходится наблюдать, как подобная терминология употребляется, когда слушателями презентации является конечный потребитель продукции (в данном примере домохозяйки). Как вы понимаете, конечному потребителю не нужны специфические инженерные знания, ему требуется информация о том, что ему предлагают, причем ясным и понятным для неспециалиста в производстве языком. Однако, несмотря на очевидность этой мысли, многие презентаторы считают, что чем сложнее они выразят свою идею, чем больше произнесут специальных терминов, тем больше будет доверие к ним публики. Напротив! То, чего люди не понимают, вызывает у них опасение. Перегружая доклад неоправданным употреблением специальных терминов и выражений, презентатор все более удаляется от достижения цели презентации и теряет внимание аудитории, что естественно, ведь никто не будет слушать то, что является для него тарабарщиной.

Одно из основных правил составления докладов: следует учитывать язык, на котором говорит аудитория, и доклад должен быть составлен на том же языке, в привычных для аудитории терминах. Каждый презентатор, как только его будет одолевать желание вставить в доклад хитрый термин, должен вспомнить закон Купера: «Если вам непонятно какое-то слово в техническом тексте, не обращайте на него внимания. Текст полностью сохраняет смысл и без него».[11] Так что, если презентатор не хочет, чтобы на большую часть доклада не обращали внимания (как раз на ту, что включает в себя специфические термины), то он сможет побороть искушение продемонстрировать свою эрудицию.

Обилие рекламных утверждений в презентации отнюдь не способствует ее успеху точно так же, как обилие рекламных пауз не имеет никакого отношения к успеху либо неуспеху фильма. С учетом того, какое количество рекламы изливается в настоящее время на людей, какова общая перегруженность информацией, рекламные утверждения во время презентации, повторяющиеся неоднократно и не подкрепленные доказательствами, могут привести только к раздражению аудитории. Если презентатор утверждает: «Данная модель пылесоса лучшая в мире!» (что является рекламой), то, чтобы сохранить доверие и доброжелательность аудитории, он должен немедленно привести доказательства своего утверждения: «Данная модель пылесоса лучшая в мире, потому что…»

Еще одно правило для презентационного доклада касается отношения к конкурентам. Ни в коем случае нельзя отрицательно отзываться о конкурентах] У себя дома, в кругу семьи, при занятии, так сказать, «кухонной политикой» презентатор может говорить о конкурентах своей компании все, что ему угодно. При условии, что негативное отношение к конкурентам не просочится каким-либо мистическим (или не мистическим) образом в его презентационный доклад. Дело в том, что, заявляя: «Компания А работает недобросовестно, а компания Б поставляет исключительно некачественный товар», презентатор заставляет аудиторию выбирать лучшее из худшего, то есть фактически сообщает: «Компания А и компания Б – большое зло, а наша компания – маленькое зло. Выбирайте маленькое зло!» Но вы же понимаете, что любой человек предпочтет выбрать лучшее из хорошего, чем изучать, какое из зол меньшего размера.

Кроме того, подобное негативное заявление о конкурентах может быть признано диффамационным, клеветническим и т. д., то есть нарушающим законодательные нормы. Гораздо лучше похвалить конкурентов (но не восхвалять их товар!), причем похвалить за что-либо, не имеющее прямого либо существенного отношения к конкурирующему товару (продукту, услуге, идее): «Пылесосы, которые продает компания А, отличаются приятной расцветкой, а склады компании Б расположены недалеко от станции метро, но только те пылесосы, которые продает наша компания, производятся в Швейцарии и работают так же надежно, как швейцарские часы и швейцарские банки!»

Кроме негативного отношения к конкурентам, в презентационном докладе недопустимы заявления, которые могут оскорбить хоть кого-либо из посетителей презентации. Если презентатор сообщает: «Только необразованные люди покупают пылесосы, произведенные другими компаниями», то он сразу же выражает пренебрежение ко всей аудитории (ведь на презентацию люди приходят в основном ознакомиться с новым товаром, следовательно, они его еще не приобретали). Подобное пренебрежение не прощается, и вряд ли результатом презентации станет увеличение количества продаж, скорее с точностью до наоборот.

Презентационный доклад не должен быть составлен из шаблонных фраз. В нем обязательно должна быть изюминка, присущая только данному презентатору, данному докладу и данной презентации. Презентация должна удивлять, как удивляет фокус иллюзиониста. И пусть все знают, что это всего лишь ловкость рук, но видят и запоминают чудо. Создать такое чудо можно с помощью специальной литературы, например воспользовавшись сборником анекдотов или стихотворений. Не зря ведь сказано: «… даже в том случае, если ваши слушатели начисто позабудут все остальное, хорошо подобранное стихотворение врежется им в память»,[12] а задача презентации в том и заключается, чтобы «врезаться в память».

При этом нельзя забывать, что в презентации следует избегать общеизвестных и банальных истин. Их использование лишь сообщает аудитории, что презентатор не доверяет ее здравому смыслу, памяти и уровню образования. Анекдоты, пословицы и поговорки можно переиначивать на свой лад, чтобы они запоминались и выделялись – чем более известны перекроенные выражения, тем более будут выделяться. Например: сколько волка ни корми, все равно не вытащишь рыбку из пруда. Особенно хорошо стихи, анекдоты, пословицы и поговорки помогают «разбавить» и оживить излишне сухой доклад. Но все эти украшения текста должны органично вписываться в схему доклада, не выпадать из темы. В противном случае они будут выглядеть мухами в сметане, и неаппетитны будут не только мухи, но и сметана тоже.

В презентационном докладе желательно употреблять обращение к аудитории, например риторические вопросы: «Вы согласны?», «Так ли это?», «Возможно ли такое?» и т. д. Подобные вопросы позволяют поддерживать интерес слушателей и обратную связь с ними. Кроме этого, в докладе можно (и нужно) употреблять наводящие вопросы, на которые слушатели могут ответить сами. Например: «Если аудитория безразлично относится к презентационному докладу, невнимательно слушает, если имеется много отвлекающих факторов, что это означает?» – и далее следует ответ: «Правильно, это означает, что успешность презентации будет равна нулю, если не отрицательным числам». Как вы понимаете, практически каждый слушатель уже ответит на такой вопрос для себя, и, когда прозвучит ответ, аналогичный тому, который уже продуман слушателем, это вызовет у него, во-первых, чувство гордости за свою сообразительность, во-вторых, сопричастность к докладчику, в-третьих, дополнительный интерес к презентации. Это напоминает «эмоциональное заражение», которое можно наблюдать на любом новогоднем детском празднике: «Дети, давайте позовем Снегурочку! – Сне-гу-роч-ка!». И каждый ребенок счастлив: он считает, что именно его крик вызвал появление Снегурочки.

Однако доклад мало составить. Его еще нужно произнести. Об этом мы поговорим во второй главе. Пока же перейдем к следующему этапу.

Работая над решением задачи, всегда полезно знать ответ.

(Правило точности[13])

Интерактивные упражнения во время презентации обеспечивают обратную связь с аудиторией. Желательно применять такие упражнения, которые могут втянуть в действие наибольшую часть слушателей. Особенно хороши интерактивные упражнения, если целью презентации является обучение чему-либо.

К примеру, презентация посвящена обучению продавцов новой модели пылесоса (коммивояжеров, менеджеров по продажам). Самым простым и действенным интерактивным упражнением в этом случае будет упражнение «Привередливый покупатель». Для выполнения этого упражнения приглашаются два слушателя, один из которых будет изображать покупателя, а второй – продавца. «Покупатель» должен находить возражения против покупки, выражать недовольство. «Продавец» же обязан приводить аргументы в пользу покупки, приложить усилия, чтобы настроение «покупателя» изменилось. Если аргументы «продавца» в пользу покупки закончились, а у «покупателя» еще остались возражения, следовательно, «продавец» недостаточно хорошо умеет работать с покупателями и нуждается в дополнительном обучении. Выполнение данного упражнения нужно обсуждать со всей аудиторией, обязательно интересоваться мнением слушателей. Таким образом обучается не только пара «продавец» – «покупатель», но и остальные присутствующие. Особенно эффективно выполнение обучающего упражнения, если аудитории предлагается определить наилучший и наихудший из аргументов, приведенных «продавцом», а также предложить собственную аргументацию и обосновать ее. Наиболее оптимальным аргументом «за покупку» является тот, который апеллирует к одной из базовых потребностей человека: биологической, социальной или идеальной, а то и ко всем одновременно. Если слушатели отыщут подобный аргумент, то обучение прошло успешно.

При презентации, целью которой является повышение уровня продаж товара (продукта, услуги), хорошим упражнением является «Наглядная демонстрация». Например, предлагая аудитории краску с уникальными термоизоляционными свойствами, можно провести демонстрацию следующим образом: установить перед аудиторией небольшую жаровню, на одной половине которой жарится шашлык, а вторая покрыта выкрашенным термоизоляционной краской металлическим листом, на который кладется кусок льда. Если термоизоляционные свойства краски в самом деле высоки, то лед не растает. Продемонстрировав нетающий лед, можно раздать слушателям кусочки шашлыка. Если мясо будет съедено, то слушатели не забудут такую эффектную демонстрацию (помните, мы запоминаем 90 % того, что слышим, видим, о чем говорим и что делаем?).

Когда вы представляете новую модель пылесоса, можно предлагать опробовать пылесос в действии слушателям: одному либо нескольким (в зависимости от количества посетителей презентации). Тот человек, который взял в руки предлагаемый товар и сам лично поработал с ним хотя бы две минуты, уже не забудет о том, что ему предлагалось на презентации. Кроме того, он обязательно поделится своими впечатлениями с другими людьми.

При презентации автомобильной аудиосистемы можно приглашать посетителей презентации посидеть в автомобиле и настроить систему для своего восприятия, вставить диск, послушать музыку. В подобном случае нужно подбирать музыку таким образом, чтобы она не раздражала ни одного человека. Если презентатор обожает тяжелый рок, то он должен помнить, что далеко не все люди являются любителями этого музыкального направления. Иными словами, подбирать примеры, на которых посетители презентации будут обучаться обращению с чем-либо (будь то новый проигрыватель компакт-дисков либо СВЧ-печь), нужно таким образом, чтобы они не были индивидуальны, но универсальны. Например, при презентации СВЧ-печи в ней нужно приготовить такой бутерброд, который может съесть любой человек, вне зависимости от состояния здоровья, наличия язвы, гастрита или другого заболевания. В то же время этот бутерброд должен быть настолько вкусен, чтобы понравиться любому посетителю презентации. Да, это не такая простая задача, однако если бутерброд понравится, то человек, который его съел, уже не сможет сказать ничего плохого о той печи СВЧ, в которой бутерброд был приготовлен. Напротив, он будет говорить лишь хорошее, а именно это и является одной из основных задач презентаций, посвященных продажам товара (продукта, услуги, идеи).

Просьба о помощи, обращенная к аудитории, тоже в какой-то мере является интерактивным упражнением. Таким образом можно завербовать сторонников среди посетителей презентации. Просьбы могут быть различны: помочь раздать материалы, закрыть окно, передать или передвинуть что-либо и т. д. Особенно эффективны просьбы, если какой-то из посетителей презентации становится отвлекающим фактором (беседует с соседом, ерзает на сиденье, постукивает ногой по полу и т. д.). Попросив такого слушателя о помощи, можно перевести его из разряда отвлекающих факторов в помощники презентатора. Каждый из посетителей презентации, которому пришлось помочь презентатору, автоматически начинает положительно воспринимать информацию, которая предлагается аудитории. Более того, он может стать своеобразным рекламным агентом, ведь он не просто участвовал в проведении презентации, но участвовал на стороне презентатора.

Разумеется, для каждой презентации в зависимости от ее целей, задач, товара (продукта, услуги, идеи), которые предлагаются вниманию аудитории, следует составлять индивидуальную программу интерактивных упражнений. Эта программа также зависит и от посетителей презентации (социальный статус, семейное положение, предпочтения, хобби и т. д.). Готовить интерактивные упражнения нужно вместе с презентационным докладом, чтобы они являлись естественным следствием информации, уже полученной посетителями презентации, и чтобы аудитория могла немедленно применить на практике те знания, которые она получила во время доклада. Надеяться на экспромт с подобными упражнениями нельзя, все должно быть тщательно спланировано и подготовлено заранее.

Обратная связь с аудиторией обеспечивается не только интерактивными упражнениями, но и, в гораздо большей степени, вопросами слушателей. К сожалению, на интерактивные упражнения не всегда хватает времени, но на вопросы аудитории времени должно хватать всегда. Если его нет, то следует найти. Отсутствие обратной связи с аудиторией мешает достижению цели презентации и способствует тому, что посетители забывают о предмете презентации через пять минут после ее окончания.

Бывает, что аудитория никак не может «раскачаться» и вопросы никто не задает. Во избежание такой ситуации всегда нужно иметь среди публики помощников, которые зададут заранее заготовленные вопросы. Например, попросят подробнее объяснить какой-либо нюанс доклада. Вопросы для помощников нужно выбирать таким образом, чтобы ответы на них были интересны большинству слушателей. Естественно, что заранее нужно подготовить не только вопросы, но и ответы. Кроме вопросов для «раскачки» аудитории, следует составить список вопросов, которые могут задать посетители презентации. При составлении такого списка следует исходить из вопросов: «Что они ожидают от презентации?», «Для чего им может быть нужен предлагаемый товар (продукт, услуга, идея?)», «Что может быть неясно в докладе и для какой группы слушателей?» Таким образом можно составить примерный список вопросов, которые могут задавать слушатели и, соответственно, подготовить ответы на них.

Простую работу откладывают, считая, что всегда найдется время сделать ее позже.

(Аксиома Дехая[14])

К сожалению, выбор и подготовка помещения для презентации – та самая задача, которая традиционно считается легко, чуть ли не сама собой решаемой. К сожалению – потому что ни одна задача не решается сама собой, а если к ней относиться подобным образом, то решения и вовсе не найти, по крайней мере верного.

Традиционная ошибка, которую делают многие презентаторы, – слишком красочное и богатое убранство помещения. Конечно, презентация – это шоу, но оно имеет своей целью не развлечение публики, а донесение до нее определенной идеи, будь то идея о мировой революции либо о качестве новой модели пылесоса. Выбор помещения для презентации и его оформление должны подчиняться общей идее презентации и ее цели, как и все остальное. Вспомним, как Ленин проводил презентацию своих революционных тезисов. Даже не в зале – на вокзале, с броневика. Конечно, можно сказать, что у него не было выбора, поэтому место для презентации было столь необычным. Однако о товарище Ленине никак нельзя сказать, что он полагался на случайности. Напротив, все его действия были тщательно продуманы. Место для революционной презентации тоже не было выбрано случайно, якобы под влиянием момента, хотя и выглядело экспромтом (следует заметить, то, что выглядит экспромтом, наилучшим образом воздействует на эмоции аудитории). Целью ленинской презентации было не просто изложение определенных идей, но увлечение данными идеями как можно большего количества людей, и с этой точки зрения привокзальная площадь была наилучшим местом для презентации. Броневик же, выбранный в качестве трибуны для докладчика, олицетворял будущую революцию, фактически указывал дальнейшее направление развития и воплощения в жизнь высказанных презентатором идей. Кроме того, раз слушателями данной презентации были рабочие и солдаты, то есть люди, не обремененные излишней собственностью, то столь скудное оформление «зала для презентации» импонировало аудитории. Таким образом докладчик становился похож на них, принадлежал к их среде, что всегда производит положительное впечатление и вызывает чувство доверия у аудитории.

Выбирая помещение для презентации и планируя его оформление, презентатор должен отталкиваться от состава будущей аудитории. Например, если слушателями презентации будут потенциальные спонсоры (партнеры), то «броневик на вокзале» их увлечь не сможет – это оформление не для такой социальной среды. Солидное, со вкусом (но не слишком броско) оформленное помещение только поддержит презентацию.

Конечно, далеко не всегда можно выбрать то помещение, которое представляется идеальным. Зачастую приходится довольствоваться тем, что оказывается под рукой. Однако это не означает, что все настолько безнадежно. Ведь можно оформить даже самый непрезентабельный зал таким образом, что он будет по вкусу наиболее привередливой публике.

Оформляя помещение для презентации, следует учитывать, что все бросающееся в глаза является отвлекающим фактором. К примеру, если помещение выглядит совсем уж тускло, то можно украсить его букетом цветов, поставленным в самый «несмотрящийся» угол. Однако если этот букет будет излишне шикарным, то вместо украшения помещения презентатор получит отвлекающий фактор. Роскошные букеты хороши на цветочных выставках, а помещения для презентации лучше украшать непритязательными цветами (тем не менее букет должен быть тщательно составлен, чтобы одновременно служить украшением и оживлением помещения, но не настолько бросаться в глаза, чтобы оказаться отвлекающим фактором).

Внимательно следует подходить не только к «вещественному», но и к цветовому оформлению помещения для презентации. Известно, что цветовая гамма влияет на физиологическое и психологическое состояние человека, и в иных случаях это влияние гораздо более эффективно, чем медикаментозные препараты.

Цвет влияет на человека следующим образом:

• вызывает психологическую реакцию;

• подчеркивает качество, настроение, чувство;

• создает либо теплую, либо холодную среду, отражает времена года;

• имеет физиологическое влияние на человека;

• придает объемность среде и предметам.

Можно провести эксперимент. Предложите людям для дегустации четыре чашечки кофе, стоящие рядом с коробками коричневого, голубого, красного и желтого цвета, и не предупредите о том, что кофе во всех коробках и чашках одинаков. Большая часть дегустаторов решит, что наиболее крепкий кофе тот, что стоит рядом с коричневой коробкой, наиболее ароматный и вкусный – стоящий около красной коробки, кофе, стоящий около голубой коробки, представится мягким, а около желтой – слабым. Кстати сказать, подобный эксперимент проводился, и в результате было неоспоримо доказано, что восприятие цветовой символики придает различный вкус абсолютно идентичным продуктам.

Каждый человек имеет закрепленную в подсознании ассоциативную цепочку, связанную с различными цветами, и, естественно, автоматически избегает таких цветовых сочетаний, которые вызывают раздражение, чувство дискомфорта, беспокойство. Кроме того, правильно подобранная цветовая гамма может зрительно расширить (например, желтый и желто-зеленый цвет) либо сузить (например, красно-оранжевый) помещение. Точно так же цвета воздействуют на температурное восприятие: в красной комнате человеку кажется, что температура выше на 3–4°, чем в оранжевой, а в оранжевой – на 3–4° выше, чем в сине-зеленой. Если помещение для презентации излишне прохладно либо, напротив, излишне тепло, то можно воспользоваться этой особенностью цветовосприятия человека.

Выбор подходящего цвета для оформления помещения зависит еще и от возрастного состава будущей аудитории. Например, дети отдают предпочтение ярким и чистым цветам: красному, синему, желтому. Если цвет не входит в привычную цветовую гамму (не является обыденным, стандартным), то он вызывает у ребенка повышенный интерес. Чем старше человек становится, тем более сдвигается для него предпочтительная цветовая гамма в сторону холодных цветов.

Каждый цвет имеет свою символику, и неудачно подобранная цветовая гамма для презентации может не привлечь аудиторию к товару (продукту, услуге, идее), а отвратить, несмотря на блестящий презентационный доклад и безошибочность других действий организаторов презентации. Просто цветовая символика определяется на уровне подсознания, и если эта символика говорит: «Не покупать! Опасно!» – то при реакции сознания «Купить!» возникает внутренний конфликт, дискомфорт и, разумеется, ни о каком положительном воздействии презентации уже речи быть не может.

Можно порекомендовать некоторые цветовые сочетания для различных видов презентаций. Например, по утверждению психологов, синий, золотой, белый, черный и красный цвета – это те цвета, которые ассоциируются с элитным сегментом товара. Эти цвета еще в древности считались «дорогими» и отождествлялись с общественной элитой. С помощью черного цвета можно удачно выделить логотип компании или изображение товара (продукта). Таким образом внимание потенциального покупателя концентрируется не на упаковке, а на ее содержимом. Подобное использование черного цвета помогает показать значимость и престижность товара (продукта). С помощью сочетаний холодных цветов (например, зеленого и голубого) показывается свежесть продукта: в молочной промышленности обычно используются зеленые тона, а для морепродуктов – различные оттенки голубого.

Но не все цвета, а особенно их сочетания, можно использовать при презентации. В табл. 1.2 указаны некоторые сочетания цветов и их воздействие на эмоции человека.

По степени ухудшения восприятия цветовые сочетания располагаются в следующем порядке:

• синий на белом;

• черный на желтом;

• зеленый на белом;

• черный на белом;

• желтый на черном;

• белый на черном;

• зеленый на красном;

• синий на белом;

• красный на желтом;

• белый на синем;

• красный на белом;

• синий на желтом;

• оранжевый на черном;

• желтый на синем;

• зеленый на белом;

• оранжевый на белом;

• белый на зеленом;

• красный на зеленом;

• коричневый на белом;

• белый на коричневом;

• коричневый на желтом;

• желтый на коричневом;

• красный на белом;

• белый на красном;

• желтый на красном.

Иногда необходимо учитывать национальный состав аудитории (например, при презентации-выставке). В каждой стране есть свой наиболее популярный цвет. Наилучшие цвета для стран:

• красный – для России, Ирака, Мексики и Норвегии;

• оранжевый – для Голландии;

• желтый – для Китая;

• зеленый – для Австрии, Болгарии и Мексики;

• голубой – для Индии;

• белый – для Мексики;

• коричневый – для Болгарии.

Специалисты утверждают, что если цвета, наиболее часто встречаемые в магазинах России, расположить по степени воздействия на покупателей, то распределение их по эффективности будет следующим:

• сине-фиолетовый– 100 %;

• темно-синий – 90 %;

• бирюзовый – 85 %;

• лимонный – 60 %;

• черный – 47 %;

• темно-фиолетовый – 42 %;

• желтый – 22 %;

• голубой – 17,5 %;

• синий – 14,5 %;

• коричневый – 9,5 %;

• рубиновый – 7,5 %;

• красно-розовый – 3,5 %.

Как видите, российский покупатель тяготеет к нежности, тонкости и романтике.

Кроме цветовой гаммы, при оформлении помещения для презентации следует учитывать музыкальное сопровождение. Первое и последнее правило для музыкального сопровождения презентации гласит: музыка не должна быть навязчивой. К сожалению, в основном пользуются другим правилом: «Банкирам – классику, торговцам – попсу». Но в наше беспокойное время торговцем может оказаться человек, имеющий высшее музыкальное образование, закончивший консерваторию и бывший дирижером оркестра (мне приходилось встречать завскладом – бывшего дирижера, который просто не нашел другой работы). В этих условиях пользоваться правилом о банкирах и торговцах просто нелепо. Ведь музыка, как и цвет, оказывает на человека влияние на подсознательном уровне, стимулирует определенные поведенческие моменты и социальные процессы. Прежде чем предлагать торговцам попсу, а банкирам классику, следует определить состав аудитории не только по настоящему социальному положению, но и по прошлому, что иногда весьма затруднительно. Чтобы избежать подобных трудностей, лучше всего руководствоваться ненавязчивостью музыкального сопровождения.

Медитативная музыка для презентации не рекомендуется как излишне расслабляющая. Агрессивные стили тоже не подходят, как отвлекающие внимание. Таким же отвлекающим фактором оказываются песни либо просто музыкальное сопровождение какой-либо известной песни (аудитория автоматически начнет вставлять слова в мелодию). По аналогичной причине не стоит использовать и музыку из известных кинофильмов. Следует указать, что классическая музыка является символом и синонимом крепких традиций, устойчивости, богатства и блеска. Причем вне зависимости от состава аудитории подобный стереотип присутствует у всех слоев населения. Негромкая динамика и не привлекающий внимание тип выразительности оказываются наилучшими для создания музыкального фона презентации.

Оформляя помещение для презентации, следует учитывать, что наилучшим вариантом является наибольшая приближенность докладчика к аудитории. «Я – с вами, я – один из вас, я – такой же, как и вы!» – подобное сообщение на уровне подсознания должно быть девизом любого презентатора. Использование докладчиком трибуны является при презентации нежелательным. Трибуна словно поднимает докладчика над аудиторией, а это хорошо для президента страны, но никак не для презентатора, который, наоборот, должен приблизиться к своим слушателям как можно ближе, вступить с ними в эмоциональный контакт. Если без трибуны никак не обойтись, то возможно использование прозрачных пюпитров или трибун: для максимального снижения эффекта отдаления, «приподнятости» презентатора.

При оформлении помещения для презентации следует учитывать наличие либо отсутствие президиума. Следует заметить, что любой предмет, человек, находящийся за спиной у докладчика, является отвлекающим фактором. По этой причине, если без президиума уж никак нельзя обойтись, то не следует его размещать за спиной докладчика. Тут можно взять пример с КВН: обратите внимание, где находится жюри конкурса. Никак не на сцене и даже вне поля зрения аудитории, а в первых рядах зала, но зрители фактически не видят жюри. И главный ведущий КВН тоже находится сбоку от сцены, чтобы не отвлекать внимание аудитории от разворачивающегося шоу. Подобное размещение идеально подходит для презентации: докладчик – на сцене, в центре внимания аудитории; все сопутствующие, помогающие, «заседающие» (президиум) люди расположены сбоку либо в первых рядах зрительного зала таким образом, чтобы не отвлекать аудиторию.

Перед проведением презентации необходим тщательный осмотр помещения, проверка работоспособности нужных электроприборов и источников питания. Довольно часто случается, что какая-нибудь розетка – обычно самая удобная для подключения оборудования – не работает. Еще более внимательно следует подходить к размещению кабелей. Докладчик, который неловко путается в кабелях, спотыкается о них, производит удручающее (и что еще хуже – развлекательное) впечатление. Кабели лучше всего располагать вдоль сцены (либо, если сцены нет, там, где за них невозможно зацепиться докладчику) и вдоль стен, а также закреплять их.

Покупки стремятся заполнить все доступное для хранения пространство.

(Приложение закона Паркинсона, выведенное Рьяном[15])

При подготовке раздаточных материалов, сувениров и памятных подарков часто допускают следующую ошибку – подготовленные материалы бывают обезличенными. Причем совершенно неважно, изготавливаются раздаточные материалы по заказу компании-презентатора либо приобретаются готовые. Конечно, практически любой посетитель презентации с удовольствием возьмет памятную мелочь – зажигалку, блокнот, авторучку, календарь и т. д. Но далеко не всегда на этих сувенирах будет даже логотип компании, а уж о каком-то индивидуальном отличии и говорить нечего. Более того, подобная же ошибка делается при заказе визитных карточек. Фамилия, имя, отчество, телефоны – вот и вся информация, которая имеется на карточке. В лучшем случае еще название компании. Но при посещении, например, выставки у любого посетителя скапливается довольно много подобных карточек, и различить через несколько дней, которая из карточек к какому товару (продукту, услуге, идее) относится, становится практически невозможно.

Попробуйте просмотреть набор накопившихся у вас визитных карточек и определить, что производит, продает и т. д. какая-либо из компаний, указанных на карточке. Если вы не обращаетесь в эту компанию регулярно, то нужно обладать поистине безупречной, абсолютной памятью, чтобы вспомнить, при каких обстоятельствах получены некоторые визитные карточки и кому они принадлежат.

Обычно считается, что достаточно разместить на любом сувенире, подарке и пр. логотип компании, и это обеспечит бесспорное узнавание. Однако, что может сказать календарь или пепельница с надписью «Компания А»? Конечно, если «Компания А» – это «Кока-Кола», то тут все ясно. Но если это компания, занимающаяся грузоперевозками и особо неизвестная? В этом случае потенциальному клиенту безразлично: что компания А, что компания Б – он все равно не отличает одну от другой, даже если компания А – это грузоперевозки, а компания Б – продажа пылесосов.

Как вы понимаете, решить этот вопрос можно довольно просто: достаточно рядом с логотипом компании разместить маленький рисунок, пылесос или автомобиль, и сразу станет ясно, что компания А (с автомобилем) – это грузоперевозки, а компания Б (с пылесосом) – это продажа бытовой техники. Причем подобный рисунок нужно размещать не только на сувенирах, но и на визитных карточках, на коробках с компакт-дисками, на обложках рекламных буклетов, то есть на любом раздаточном материале, даже на пакетах. В этом случае каждый посетитель даже спустя продолжительное время после посещения презентации сможет уверенно вспомнить тему презентации. Если же раздаточные материалы безлики, то лучше отказаться от их использования, потому что это будут напрасно потраченные деньги. Задача раздаточных материалов, сувениров и памятных подарков – обеспечить наилучшее запоминание компании наибольшим количеством людей (не зря ведь – памятные подарки!). Однако не всегда достаточно указания, чем занимается компания, грузоперевозками или пылесосами. Если услуги либо товары, предлагаемые компанией, имеют какие-либо особенности, к примеру грузоперевозки осуществляются только по дальнему зарубежью, то в этом случае «особенную» информацию тоже следует указывать. В противном случае в компанию, осуществляющую перевозки по дальнему зарубежью, будут обращаться все, кто желает перевезти кирпичи с заводского склада на дачу.

По той же причине сувениры лучше выбирать такие, которые могут пригодиться долгое время: пепельницы, заправляемые зажигалки, ручки, блокноты, брелоки-фонарики и т. д. Раздаточными материалами могут быть и фирменные упаковочные материалы. Они обеспечивают достаточно длительную и широкую рекламу компании, ведь пакет, папку, сумку с логотипом компании видит не только тот человек, который получил ее на презентации, но и прохожие на улице, друзья, родственники, знакомые. В результате использования подобных раздаточных материалов компания может перейти в разряд известных, название которых знакомо многим людям.

Вероятность попадания в лицо дыма от сигареты или от костра прямо пропорциональна вашей чувствительности к дыму.

(Закон сэра Уолтера[16])

Фуршет обычно является самой любимой посетителями частью презентации. Разговоры, доклады – работа – уже закончились, и можно расслабиться, получить удовольствие. Но это с точки зрения посетителя презентации. Для организаторов работа все еще продолжается. Ошибку делают те презентаторы, которые заканчивают презентацию у входа в банкетный зал. Сразу возникает вопрос: а какова же цель фуршета? Пообедать либо поужинать? Так для этого существуют кафе, рестораны, собственный дом, в конце концов. Приятно провести время? Но при чем здесь в таком случае презентация? Всегда следует помнить, что фуршет является составной частью презентации, естественным продолжением презентации, а не самодостаточным явлением, никак не связанным с презентацией. Назначение фуршета вовсе не в предоставлении гостям бесплатных закусок и напитков, а в продолжении знакомства с посетителями презентации и беседы с ними в более неформальной, располагающей к дружескому общению обстановке. Однако, несмотря на неформальность и дружественность обстановки, не следует забывать об основной цели презентации и, как следствие, общения.

Оформление фуршета подчиняется тем же правилам, что и вся презентация в целом. Это относится и к цветовой, и к звуковой гамме. Для подчеркивания цели презентации, непосредственно связанной с банкетом, хорошо подходят логотипы, размещенные на посуде, салфетках, скатертях. Шоу-программа фуршета должна быть тщательно спланирована в соответствии с целью презентации. Например, если речь идет о поиске партнеров (спонсоров) компании либо проекта, то фуршет – это продолжение переговоров, начавшихся на презентации (а возможно, и заключение контрактов). В таком случае категорически не подходит эстрадная программа, громкая музыка, любое отвлечение внимания потенциальных партнеров (спонсоров) от продолжающейся беседы. Однако шоу, непосредственно связанное с предметом презентации, будет очень уместно – оно не отвлекает потенциального партнера (спонсора) от ключевой мысли, а, напротив, подчеркивает ее. Для послепрезентационных банкетов хорошо подходят шоу-программы, которые не являются навязчивыми, не требуют активного участия зрителей и, разумеется, перекликаются с темой презентации.

Отдельно следует упомянуть о напитках и закусках. Вкус, как цвет и музыка, вызывает подсознательную ассоциативную цепочку, ассоциируется в сознании человека либо с приятными, либо с неприятными событиями его жизни. По этой причине к выбору банкетных блюд следует относиться с особой тщательностью. Кроме того, вкус оказывает психологическое воздействие на человека. Например, морепродукты ассоциируются со свежестью, прохладой и молодостью; мясо – с добротными, устойчивыми традициями; излишне острые блюда вызывают стремление к борьбе, повышают агрессивность (по психологическому воздействию их можно сравнить с насыщенным красным цветом), а мягкие и сладкие блюда ассоциируются с воздушной нежностью; твердое, труднопрожевываемое блюдо (например, орехи) ассоциируется с преодолением трудностей.

Кроме того, следует заметить, что человеческий язык различает только пять вкусовых направлений: сладкое, соленое, умами (напоминает вкус мясного бульона), кислый и горький. Сигналы, подаваемые телом, в зависимости от вкуса можно представить следующим образом.

• Сладкий – богат калориями: обязательно съесть!

• Соленый – содержит жизненно необходимый хлорид натрия: есть, но в меру!

• Умами – богат протеинами: обязательно съесть!

• Кислый – вероятно аппетитный, но может также указывать и на несвежесть: сначала попробовать, потом есть!

• Горький – вероятно ядовитый: осторожно попробовать, в сомнительных случаях оставить!

Зная о том, какие подсознательные ассоциации вызываются блюдами и как организм реагирует на различные вкусы, можно составить меню банкета таким образом, чтобы оно соответствовало теме презентации. Например, представляя товары для детей, можно использовать для фуршета сладкую, воздушную вкусовую гамму, а проводя презентацию автомобиля-внедорожника, предлагать гостям хорошую водку в сочетании с соленым огурцом (подобное выстраивает в сознании четкую ассоциативную цепочку, связанную с туристическими походами, ночевками в палатках, небом, усыпанным звездами, – такая ассоциация очень хорошо подходит для автомобиля-внедорожника).

Еще одно правило для банкетов: не следует непосредственно перед застольем либо уже после начала банкета читать официальные доклады. Их никто не воспринимает, а оттягивание банкета производит отрицательное впечатление.

Если рассмотреть проблему достаточно внимательно, то вы увидите себя как часть этой проблемы.

(Аксиома Дучарма[17])

Мало составить доклад, пусть даже и самый блестящий, его еще нужно уметь подать публике. Вот здесь и возникают проблемы. Если вы боитесь публичных выступлений, то в этом вы не одиноки. Психологи утверждают, что большая часть людей испытывает такой страх. Причем это совершенно не обязательно люди скромные, страдающие болезненной стеснительностью, косноязычные и т. д. У многих даже страх смерти гораздо слабее, чем страх перед публичным выступлением.

Ключевое слово проблем докладчиков – страх. Это именно та эмоция, из-за которой прекрасно написанный доклад вдруг превращается в набор бессмысленных, тягучих фраз, стоит только докладчику оказаться перед аудиторией. Именно из-за страха у многих людей, которые в кругу семьи или знакомых считаются душой общества, появляется косноязычность и заикание, как только они выходят на сцену. Страх – краеугольный камень неудач докладчика. Следовательно, чтобы обеспечить успех выступления, в первую очередь следует побороть страх. Как это сделать?

Сразу же напрашивается очевидный вывод: раз основной причиной неудач является страх, следовательно, его и нужно устранить. Для начала следует определить, на чем же основан страх. Зачастую это вовсе не боязнь людей, а страх неуспешности, желание понравиться всем. Подсознательно человек считает, что если он не нравится всем на 100 %, то это и означает неуспешность, а 99 % его уже никак не устраивают. Напрасно. Однако и этого мало: успешность автоматически связывается со 100 % успеха презентации. Иначе говоря, если проводится презентация пылесосов, то презентатор подсознательно думает, что в случае успеха все посетители презентации, а также их друзья, родственники и знакомые немедленно выстроятся в очередь, обуреваемые жаждой совершить покупку. Если же подобного не происходит, то он начинает считать, что презентация была неуспешной и он сам как презентатор ничего не стоит, то есть присутствует еще и недоверие к своей аудитории.

Обратите внимание, в чем заключается проблема: изначальная постановка невыполнимой задачи. Однако поскольку никто обычно не признается, что ставит перед собой невыполнимую задачу, то мысли о 100 % успеха вытесняются в подсознание, а в результате имеется чувство тревоги, практически панический страх, возникающий «ниоткуда».

Чтобы избавиться от тревоги подобного рода, следует ставить перед собой вполне реальные задачи. Не нужно настраиваться на то, что обязательно каждый из посетителей презентации должен посчитать докладчика Цицероном и тут же броситься покупать презентуемый товар. И, чтобы не пугаться неудачи, следует научиться находить положительное даже в провале. Например, если человек говорит себе: «Эта презентация была только репетицией. Теперь известно, как аудитория относится к подобной методике, и можно составить другой план, который сработает лучше», то это означает, что даже неудачная презентация принесла свои плоды, и не обязательно горькие. Люди, занимающиеся научными исследованиями, знают простую истину: отрицательный результат – тоже результат, и если эксперимент оказался неудачным, то это не конец света, а всего лишь приглашение к изменению теоретической базы. Данный подход может дать весьма неплохие результаты и в случае публичных выступлений. По крайней мере, он избавит от большей части страха.

Конечно, какая-то доля страха все равно останется. Его можно переключить на что-либо другое. Зачем бояться аудитории, когда можно бояться, например, африканских людоедов? Всегда можно сказать себе: «Как хорошо, что на мою презентацию придут не эти людоеды! Они вообще ничего не поняли бы в новой модели пылесоса», и уже станет гораздо легче. Если же страх не уходит, то психологи рекомендуют еще один метод борьбы: бояться до абсурда. До такого состояния, когда дрожат колени и градом льет пот. Как ни странно, в тот момент, когда страх становится предельным, очень хорошо действует мысль: «А чего, собственно, бояться? Никто ведь не кусается!» – и страх уходит. Преодолев страх, уже можно начинать учиться говорить.

Это не такая простая задача, как кажется с первого взгляда, даже если имеется написанный доклад. В качестве примера хочется вспомнить речь инженера Треухова, блестяще описанную И. Ильфом и Е. Петровым в романе «Двенадцать стульев»: «Треухов хотел сказать многое. И про субботники, про тяжелую работу, обо всем, что сделано и что можно еще сделать. А сделать можно много: можно освободить город от заразного привозного рынка, построить крытые стеклянные корпуса, можно построить постоянный мост вместо временного, ежегодно сносимого ледоходом, можно, наконец, осуществить проект постройки огромной мясохладобойни. Треухов открыл рот и, запинаясь, заговорил: „Товарищи! Международное положение нашего государства…“ И дальше замямлил такие прописные истины, что толпа, слушавшая уже шестую международную речь, похолодела. Только окончив, Треухов понял, что и он ни слова не сказал о трамвае. „Вот обидно, – подумал он, – абсолютно мы не умеем говорить, абсолютно“. И ему вспомнилась речь французского коммуниста, которую он слышал на собрании в Москве. Француз говорил о буржуазной прессе. „Эти акробаты пера, – восклицал он, – эти виртуозы фарса, эти шакалы ротационных машин…“ Первую часть речи француз произносил в тоне ля, вторую часть – в тоне до и последнюю, патетическую, – в тоне ми. Жесты его были умеренны и красивы» (Ильф И., Петров Е., «Двенадцать стульев»).

Как видите, подвело инженера Треухова вовсе не владение русским языком – с этим-то как раз все было в порядке. Растерянность в момент публичного выступления привела к тому, что он заговорил газетными штампами (очевидно, подсознательно эти штампы представлялись инженеру венцом человеческой мысли, абсолютно правильными, исключающими малейшую ошибку). Если бы товарищ Треухов поверил в себя, а не в газетные передовицы, то речь его могла бы быть совершенно другой. Французский же оратор, о котором вспоминал Треухов, излишней скромностью не страдал и, что самое главное, верил в свое ораторское мастерство и в то, что он говорил. Поэтому его речь, особенно по сравнению с речью инженера Треухова, могла считаться образцом ораторского искусства.

Есть три ораторских стиля для произнесения речи:

• «свинья» – читает по бумажке, не отрываясь от текста, уткнувшись в шпаргалку, как в кормушку;

• «курица» – то заглядывает в конспект, то отрывается от него, будто клюет по зернышку;

• «соловей» – поет, не глядя ни на какие бумажки.

Любой из этих стилей допустим. «Свинью» будут слушать, если все дело только в тексте речи. Скажем, на научной конференции. Там слушателей не особенно интересует визуальный контакт или интонации докладчика. Главное – четкость дикции и содержание доклада. «Курица» тоже вполне годится. Особенно если в речи есть спонтанные отступления, экспромты. Конспект в таких случаях помогает придерживаться основной линии доклада. Но, конечно, «соловья» будут слушать куда как лучше. Тем более что «соловью» проще поддерживать зрительный контакт с аудиторией, его ведь не отвлекает конспект.

Чтобы стать «соловьем», необходимо пройти все три стадии, начиная от «свиньи», упорно тренироваться, в том числе и при публичных выступлениях, а не только дома перед зеркалом. В результате таких тренировок рождаются Цицероны.

Цицерон утверждал, что каждый, кто собирается выступать перед публикой, должен научить слушателей, доставить им наслаждение и повести за собой. Другими словами, выделял три задачи оратора. В соответствии с этим выделяются три стиля красноречия:

• низкий (простой) – для доказательства и обучения;

• средний – для наслаждения (к примеру, на торжественных собраниях);

• высокий (бурный) – для подчинения аудитории и ведения ее за собой.

Простой стиль хорош тем, что он за счет приближенности к обычному разговорному языку и внешней простоте представляется аудитории теми идеями, которые высказал бы любой человек. Иначе говоря, простой стиль подходит, если оратор собирается утверждать: «Я – такой же, как и вы!» По этой причине простой стиль наиболее подходит для презентации, особенно если речь идет о презентации товара (продукта, услуги). Простому стилю не свойственна вычурность, но он производит впечатление уверенности и крепости. Точное соблюдение ритма не обязательно, даже вредно.

Начинающего оратора сразу можно отличить по излишней приглаженности речи, подобранности одного слова к другому, чуть не до рифмы. Гладкость, безупречность, отсутствие малейшей задоринки в тексте приводит к тому, что аудитория теряет интерес к докладу, внимание слушателей рассеивается – зацепиться-то ему практически не за что, фразы скользят излишне гладко, одна за другой. Кроме того, начинающие ораторы обычно употребляют при простом стиле длинные фразы, считая, что короткие слишком просты. Однако именно короткие фразы воспринимаются аудиторией наилучшим образом и хорошо запоминаются.

Из всех ораторских приемов для простого стиля нужно использовать лишь два:

• риторический вопрос;

• метафору.

Для чего нужны риторические вопросы? Они заставляют слушателя думать, акцентируют его внимание на произносимой фразе, на высказываемой идее. Более того, риторические вопросы втягивают слушателя в творческий процесс. Ведь он сам отвечает на них! Потом, получив подтверждение от оратора, что ответ был верен, испытывает радость. Еще лучше, если оратор просит ответить на риторический вопрос вслух. В создающейся при этом атмосфере творчества у слушателей в кровь выбрасываются эндорфины – морфиноподобные вещества, которые способствуют усвояемости предлагаемых идей. В точности как желудочный сок способствует перевариваемости пищи. Слушатели убеждены в правоте оратора, ведь они сами пришли к такому выводу, отвечая на риторический вопрос. Оратор не заставляет их поверить в идею, он всего лишь помогает.

Для употребления метафор следует помнить два правила:

• необходимо учитывать знания слушателей;

• метафора должна быть наглядна.

Каждой аудитории подходит своя метафора. Объясняя что-то школьникам, лучше всего употреблять сравнения, связанные с учебным или игровым процессом, – это они знают лучше всего. Произнося речь перед врачами, оптимально строить метафоры на медицинском фундаменте. Что же до наглядности, так метафора должна быть зрительно представима. Цицерон, к примеру, сравнивал украшательства речи с косметикой на женском лице, и это можно было мгновенно представить и оценить. Метафора должна быть точна и не допускать двусмысленного толкования, иначе она не только не поможет достичь цели, но уведет речь в сторону.

Средний стиль используется на званых обедах, торжествах, приемах и других ритуальных действах. Подобный стиль предназначен в основном для «услаждения». Таким стилем хорошо произносить тосты, однако для доклада, а уж тем более для презентации средний стиль не подходит (разве что для тостов на банкете).

Высокий стиль обладает самой большой силой. Он мощный, роскошный, красивый. Высокий стиль может врываться в мысли, как атакующий тигр, а может вкрадываться в них, как кошка к мыши. Такое красноречие внушает слушателям новые убеждения, стирая прежние. Однако с высоким стилем следует быть особенно осторожными. Конечно, очень соблазнительно произносить речи высоким стилем, ведь именно он предназначен для подчинения аудитории. Но не забывайте, что дети сначала учатся ходить, а уж потом бегать. Более того, если долго ходить, то бег получится сам собою, без дополнительных усилий. По этой причине лучше начинать с простого стиля. Оратор, овладевший низким стилем, может говорить точно и убедительно. Он будет очень хорошим оратором, и ему меньше всего грозит опасность оступиться. Если вы не собираетесь проводить презентацию новой политической концепции, ограничьтесь лучше простым стилем, короткими и точными фразами, толикой метафор и риторических вопросов.

Говоря об ораторском искусстве, нельзя забывать об интеллектуальном трансе. Так психологи называют определенную методику чтения лекций, проведения семинаров и индивидуальных бесед. Транс – это такое сужение сознания, при котором человек поглощен только одним делом, оно кажется ему единственно важным, а окружающую обстановку он не замечает. Все внимание человека сконцентрировано на одной точке. Тот, кто забалтывался с приятелем, забывая о времени, и опаздывал потом на какую-либо встречу, находился в интеллектуальном трансе. Люди, увлеченно читающие в метро и пропускающие из-за этого свою остановку, тоже находятся в интеллектуальном трансе. Они не видят ничего, кроме книги. Весь мир для них перестает существовать, а голос, объявляющий название остановки, становится лишь едва слышным жужжанием где-то на границе сознания.

Но каким образом интеллектуальный трас связан с докладом?

Гипнотизеры, желая усыпить пациента, предлагают ему смотреть на одну блестящую точку, на сверкающий маятник. Вскоре для пациента весь окружающий мир темнеет и приходит сон. Подобное происходит во время доклада, если докладчик упорно повторяет одно и то же. Слушатели благополучно засыпают, загипнотизированные плавностью речи. В центральной нервной системе работает только один центр, и это вызывает повышенную утомляемость. По этой же причине устают школьники. Казалось бы, у них совершенно разные уроки, они занимаются разными делами, а лучший отдых – это именно смена деятельности. Проблема в том, что при всех этих вроде бы разных делах возбуждается только один нервный центр. В конце концов он оказывается перегружен.

Чтобы не возникал эффект гипноза, приводящий к сонному состоянию и рассеянному вниманию, оратору следует возбуждать речью несколько нервных центров. Данный эффект может достигаться, к примеру, с помощью смены тональности. Вспомним французского оратора, который служил примером инженеру Треухову: «Первую часть речи француз произносил в тоне ля, вторую часть – в тоне до и последнюю, патетическую, – в тоне ми» (Ильф И., Петров Е., «Двенадцать стульев»). Чтение доклада в классическом стиле с перечислением всех намеченных пунктов будет возбуждать только один нервный центр, перегружая его. Следовательно, подобное изложение доклада не привлечет внимания аудитории и не введет ее в необходимый интеллектуальный транс. Однако какая-либо побочная тема может помочь достигнуть транса. Одновременно с этим решается вопрос дисциплины и внимания аудитории: люди не любят, когда их выводят из интеллектуального транса, и любой нарушитель будет одернут. Кроме того, подобный транс сплачивает людей, из разрозненной группы практически мгновенно формируется коллектив.

Есть еще один нюанс, который должен учитывать любой докладчик, правило, обязательное для соблюдения: хороший оратор поддерживает зрительный контакт с аудиторией. Зрительный контакт дает следующее:

• показывает, что аудитория интересна докладчику (а люди любят внимание);

• является основой для взаимопонимания;

• обеспечивает обратную связь с аудиторией.

Чтобы охватывать взглядом всю аудиторию, оратор должен перемещаться по сцене, так как с центрального места края зрительного зала обычно попадают в «слепое пятно». Именно там оказывается группа риска, которая после окончания доклада задает самые неприятные вопросы (люди, входящие в группу риска, чувствуют, что они обделены вниманием докладчика, и, естественно, подсознательная обида приводит к неприятию идей, изложенных оратором).

Существует простое правило, пользуясь которым оратор может выбрать место для выступления таким образом, чтобы поддерживать зрительный контакт со всем залом: оратор должен встать так, чтобы между ним и крайними зрителями слева и справа в первом ряду образовался равносторонний треугольник. В этом случае первый зрительный контакт будет практически идеальным.

Жестикуляция оратора должна быть спокойной и взвешенной. Не рекомендуется поправлять одежду, украшения, щелкать колпачком ручки – все это является отвлекающими аудиторию факторами.

Конечно, на практике все получается гораздо сложнее, чем в теории, и далеко не каждый человек может стать оратором, иначе мы были бы окружены Цицеронами. Иногда мешают внутренние барьеры, установленные еще в детстве.

Предположим, когда-то ребенку сказали, что он не может говорить, у него дефект речи или еще что-либо подобное. Детский дефект давно прошел, но взрослый человек все еще на подсознательном уровне помнит: «Я не могу говорить! Я плохо говорю! Надо мной будут смеяться!» Подобные барьеры можно преодолеть при помощи психолога.

Чтобы определить, способен ли человек провести презентацию, можно воспользоваться тестами «Оценка потребности аффилиации» и «Оценка боязни быть отвергнутым».

Аффилиация – это потребность в общении, в установлении и сохранении добрых взаимоотношений с людьми. Для того, кто обладает сильно развитой потребностью аффилиации, хорошие человеческие отношения с окружающими часто являются более значимыми, чем многие другие потребности и интересы, и ради добрых человеческих отношений он часто готов пренебречь удовлетворением других своих потребностей. Как вы понимаете, проведение презентации предполагает развитие потребности аффилиации в должной степени.

Основу описываемой методики составляет приведенный далее список суждений. Ознакомившись с ним, кандидат должен выразить степень своего согласия или несогласия с каждым суждением с помощью следующей оценочной шкалы:

• полностью согласен – +3 балла;

• согласен – +2 балла;

• скорее согласен, чем не согласен – +1 балл;

• ни да ни нет – 0 баллов;

• скорее не согласен, чем согласен —1 балл;

• не согласен —2 балла;

• полностью не согласен —3 балла.

Ответы по данной шкале предлагаются в соответствующих положительных или отрицательных баллах.

Предлагаемый опросник оценивает две тенденции, соотносимые с потребностью аффилиации: стремление к людям и боязнь быть отвергнутым.

Опросник, предназначенный для оценки стремления к людям.[18]

1. Я легко схожусь с людьми.

2. Когда я расстроен, то предпочитаю быть на людях, а не оставаться один.

3. Если бы мне пришлось выбирать, то я предпочел бы, чтобы меня считали способным и сообразительным, а не общительным и дружелюбным человеком.

4. Я меньше нуждаюсь в близких друзьях, чем большинство других людей.

5. Я часто и охотно говорю людям о своих переживаниях.

6. От хорошего фильма я получаю больше удовлетворения, чем от хорошей компании.

7. Я хотел бы иметь как можно больше друзей.

8. Я скорее предпочел бы провести свой отдых вдали от людей, чем в оживленном, заполненном людьми месте.

9. Я думаю, что большинство людей славу и почет ценят больше, чем дружбу.

10. Самостоятельную работу я предпочел бы коллективной.

11. Излишняя откровенность с друзьями может повредить человеку.

12. Когда я встречаю на улице знакомого, то стараюсь перекинуться с ним хотя бы парой слов, чем просто пройти мимо, поздоровавшись.

13. Независимость и свободу от личных привязанностей я предпочитаю прочным дружеским узам.

14. Компании и вечеринки я посещаю потому, что это предоставляет мне хорошие возможности завести новых друзей.

15. Если мне нужно принять важное решение, то я скорее посоветуюсь с друзьями, чем стану обдумывать и принимать его один.

16. Слишком открытому проявлению чувств я не доверяю.

17. У меня много близких друзей.

18. Когда я нахожусь в компании с незнакомыми людьми, мне совершенно неважно, нравлюсь я им или нет.

19. Индивидуальные развлечения и игры я предпочитаю групповым.

20. Эмоционально открытые люди привлекают меня больше, чем сосредоточенные и серьезные.

21. Я скорее предпочту почитать интересную книгу или схожу в кино, чем проведу время на вечеринке.

22. Путешествуя, я больше люблю общаться с людьми, чем просто наслаждаться видами или в одиночку посещать достопримечательности.

23. Мне легче найти решение трудной проблемы, когда я обдумываю ее один, чем когда я обсуждаю ее с друзьями.

24. Я считаю, что в трудных жизненных ситуациях скорее нужно рассчитывать только на свои силы, чем надеяться на помощь друзей.

25. Даже среди друзей мне трудно полностью отвлечься от забот и срочных дел.

26. Оказавшись на новом месте, я быстро приобретаю новый круг знакомых.

27. Вечер, проведенный за любимым занятием, привлекает меня больше, чем общение с людьми.

28. Я избегаю слишком близких отношений с людьми, чтобы не потерять личную свободу.

29. Когда у меня плохое настроение, я скорее стараюсь не показывать своих чувств, чем пытаюсь с кем-нибудь ими поделиться.

30. Я люблю бывать в обществе и всегда рад провести время в веселой компании.

Опросник, предназначенный для оценки боязни быть отвергнутым.

1. Я стесняюсь идти в малознакомое общество.

2. Если вечеринка мне не нравится, я все равно не ухожу первым.

3. Меня бы очень задело, если бы мой близкий друг стал противоречить мне при посторонних людях.

4. Я стараюсь меньше общаться с людьми критического склада ума.

5. Обычно я легко схожусь с незнакомыми людьми.

6. Я не откажусь пойти в гости из-за того, что там будут люди, которые меня не любят.

7. Когда два моих друга спорят, я предпочитаю не вмешиваться в их спор, даже если с кем-то из них не согласен.

8. Если я попрошу кого-то пойти со мной, а он мне откажет, то я не решусь попросить его снова.

9. Я осторожен в высказывании своего мнения, пока хорошо не узнаю человека.

10. Если во время разговора я чего-то не понял, то лучше промолчу, чем прерву говорящего и попрошу повторить сказанное.

11. Я открыто критикую людей и ожидаю от них того же.

12. Мне трудно говорить людям «нет».

13. Я все же могу получить удовольствие от вечеринки, даже если вижу, что одет не по случаю.

14. Я болезненно воспринимаю критику в свой адрес.

15. Если я не нравлюсь кому-то, то стараюсь избегать этого человека.

16. Я не стесняюсь обращаться к людям за помощью.

17. Я редко противоречу людям из боязни их задеть.

18. Мне часто кажется, что незнакомые люди смотрят на меня критически.

19. Всякий раз, когда мне предстоит идти в незнакомое общество, я предпочитаю брать с собой друга.

20. Я часто говорю то, что думаю, даже если это неприятно собеседнику.

21. Я легко осваиваюсь в новом коллективе.

22. Временами у меня возникает чувство, что я никому не нужен.

23. Я долго переживаю, если посторонний человек нелестно высказался в мой адрес.

24. Я никогда не чувствую себя одиноким в компании.

25. Меня очень легко задеть, даже если это не заметно со стороны.

26. После встречи с новым человеком меня обычно мало волнует, правильно ли я себя вел.

27. Когда мне необходимо за чем-то обратиться к официальному лицу, я почти всегда жду, что мне откажут.

28. Когда нужно попросить продавца показать понравившуюся мне вещь, то я чувствую себя неловко.

29. Если я недоволен тем, как ведет себя мой знакомый, я обычно прямо указываю ему на это.

30. Если в транспорте я сижу, мне кажется, что люди смотрят на меня с укором.

31. Оказавшись в незнакомой компании, я скорее включаюсь в беседу, чем остаюсь в стороне.

32. Я стесняюсь просить, чтобы мне вернули книгу или какую-либо другую вещь, взятую на время у меня.

По каждой из представленных выше шкал в отдельности определяется сумма баллов, полученных испытуемым. Для этого пользуются ключом и переводными оценочными шкалами, представленными ниже.

Ключ к шкале «Стремление к людям-»: +1, +2, -3, -4, +5, -6, +7, -8, -9, -10, -11, +12,-13, +14, +15,-16, +17, -18, -19, +20, -21, +22, -23, -24, -25, +26, -27, -28, -29, +30.

Ключ к шкале «Боязнь быть отвергнутым-»: +1, +2, +3, +4, -5, -6, +7, +8, +9, + 10, -11, +12, -13, +14, +15, -16, +17, +18, +19, -20, -21, +22, +23, -24, +25, -26, +27, +28, -29, +30, -31, +32.

Для определения суммы баллов по каждой шкале используется следующая процедура. Пунктам опросника, помеченным в ключе знаками «+», приписываются баллы в соответствии со следующей переводной шкалой, где в числителе представлены оценки, данные испытуемыми соответствующим суждениям, а в знаменателе – те баллы, которые в конечном счете должны получить эти пункты шкалы и которые суммируются (табл. 2.1).

Пунктам опросника, помеченным в ключе знаком «-», точно так же приписываются баллы, но в соответствии с другим соотношением (табл. 2.2).

В заключение определяется сумма баллов, и по ней судят о степени развитости мотива аффилиации. Соответствующие выводы делаются следующим образом. Если сумма полученных баллов оказалась в пределах от 165 до 210, это свидетельствует о том, что потребность аффилиации у соответствующего человека выражена сильно. Если сумма баллов оказалась в интервале от 76 до 164, это дает основание для вывода о том, что данная потребность развита средне. Наконец, если полученная сумма баллов попала в интервал от 30 до 75, то это свидетельствует о слаборазвитой потребности аффилиации.

Оценивая потребность аффилиации, следует проверять соотношение между стремлением к общению и боязнью быть отвергнутым. Наиболее благоприятным является сочетание, в котором стремление к общению развито сильно, а боязнь быть отвергнутым – слабо. Человек, обладающий подобным сочетанием, ищет контактов с людьми и испытывает от подобных контактов положительные эмоции. Это идеальный презентатор.

Если обувь по ноге, то она отвратительно выглядит.

(Закон Голда[19])

Известно, что человеческий глаз считывает 80 % информации, и именно за счет этого существует такое явление, как любовь с первого взгляда. За какие-то полминуты человек способен составить довольно объемное и полное впечатление о собеседнике. Оно бывает настолько ярким и поразительным, что либо притягивает с невиданной силой, либо с той же силой отталкивает. Что интересно, это представление, составленное за неполную минуту, потом очень тяжело, почти невозможно изменить, особенно если впоследствии нет длительного общения. Разумеется, ни один презентатор не хочет произвести на аудиторию отрицательного впечатления, тем более с первого взгляда.

Следует заметить, что первое впечатление складывается вовсе не в результате доклада. Ведь до произнесения первой фразы, даже до начала зрительного контакта с аудиторией, презентатор должен выйти к аудитории, и вот в этот момент начинается считывание тех самых 80 % информации, в первую очередь, с одежды. Не зря ведь сказано: встречают по одежке.

Подбирая одежду, презентатор должен учитывать состав аудитории, перед которой нужно будет выступать, и свои личные данные.

«– Вы в этом твердо уверены? – спросил Остап. – Счастье ожидает нас на дороге?.. Вы псих, Балаганов! Счастье никого не поджидает. Оно бродит по стране в длинных белых одеждах, распевая детскую песенку: „Ах, Америка – это страна, там гуляют и пьют без закуски“. Но эту наивную детку надо ловить, ей нужно понравиться, за ней нужно ухаживать. А у вас, Балаганов, с этой деткой романа не выйдет. Вы оборванец. Посмотрите, на кого вы похожи! Человек в вашем костюме никогда не добьется счастья. Удивляюсь, как это нас еще принимают за участников автопробега!

Остап с сожалением оглядел своих спутников и продолжал:

– Шляпа Паниковского меня решительно смущает. Вообще он одет с вызывающей роскошью. Этот драгоценный зуб, эти кальсонные тесемочки, эта волосатая грудь под галстуком… Проще надо одеваться, Паниковский! Вы – почтенный старик. Вам нужны черный сюртук и касторовая шляпа. Балаганову подойдут клетчатая ковбойская рубаха и кожаные краги. И он сразу же приобретет вид студента, занимающегося физкультурой. А сейчас он похож на уволенного за пьянство матроса торгового флота. О нашем уважаемом водителе я не говорю. Тяжелые испытания, ниспосланные судьбой, помешали ему одеться сообразно званию. Неужели вы не видите, как подошли бы к его одухотворенному, слегка испачканному маслом лицу кожаный комбинезон и хромовый черный картуз?» (Ильф И., Петров Е., «Золотой теленок»).

Обратите внимание, как учитываются особенности внешности и желаемое впечатление, которое требуется произвести на зрителей.

Выбирая костюм для презентации, нужно учитывать, что презентация – это благожелательное общение с людьми и, как следствие, одежда не должна стеснять ни презентатора, ни аудиторию. Если же презентатор одет в классический костюм, а его аудитория предпочитает спортивный либо богемный стиль, то обе стороны будут чувствовать себя довольно неуютно. В этом случае тяжело, практически невозможно невербально сигнализировать аудитории: «Я один из вас! Я – такой же, как вы!» О каком «таком же» можно говорить, если одежда отличается подобным образом?

Однако, несмотря на все вышесказанное, оптимальным вариантом для презентации является классический костюм, особенно когда презентатор не уверен в своей аудитории, не может точно сказать, какой стиль она предпочитает. В таком случае лучше следовать классическому образцу. Подобный выбор подтверждает хороший вкус и является психологическим доводом в пользу надежности и компетентности. Классический стиль является синонимом стабильности и вызывает доверие. Однако при этом костюм должен быть свободным, изящным и простым, чтобы не производить слишком уж консервативное впечатление.

Если же известно, что аудитория предпочитает богемный стиль либо слушателями презентации будет молодежь, оказывающая предпочтение спортивному стилю одежды, то презентатор должен следовать не своим представлениям о моде и удобстве, а представлениям своей аудитории. Таким образом обеспечатся необходимые невербальные сигналы: «Я один из вас! Я – такой же, как и вы!» Как вы понимаете, любой человек с большей охотой поверит выходцу из своей среды, чем из совершенно чужой.

Для женщин-презентаторов основным ограничением является длина юбки. Короткие юбки, юбки с высокими разрезами нежелательны для презентации, так как подобная одежда является отвлекающим фактором, а презентация – это не показ мод, а утверждение какой-либо идеи, и все внимание аудитории должно быть сосредоточено на этой идее. Для брюк тоже существует ограничение по длине: они должны быть такой длины, чтобы в том случае, если человек решил присесть, брюки не поднимались, обнажая полоску кожи между брюками и носками.

Следует знать, что одежда размера даже чуть меньшего, чем требуется, морщит, идет складками, а фигура при этом кажется более толстой и рыхлой, чем есть на самом деле.

Рубашки лучше выбирать однотонные: серые, светло-бежевые, светло-голубые. Подобные цвета рубашек не вызывают зрительного раздражения, совместимы с любым оттенком кожи и с темным костюмом не смотрятся так официально и контрастно, как белые. Галстук должен гармонировать с костюмом. Галстуки ярких расцветок, с пестрыми рисунками производят впечатление нелепости, ассоциируются с дурным вкусом и просто смешны. Галстук, кроме всего прочего, подчеркивает цвет глаз. К голубым или серым глазам хорошо подходят галстуки графитовых, синих и серых тонов, к темным глазам – темные галстуки винных, бордовых или темно-синих оттенков. Красный галстук делает подбородок нездорово-желтоватым, а белки глаз – розоватыми.

Морщинистую шею можно прикрывать высоким воротничком.

Слишком яркие цвета, сюрреалистические рисунки не помогают создавать впечатление благополучия, надежности и компетентности, а лишь вызывают раздражение своей экстравагантностью.

Обувь должна быть удобна, не натирать и не жать. Кроме того, следует учитывать, что потрепанная, стоптанная и нечищеная обувь полностью уничтожает все положительное впечатление, даже если костюм идеально подобран. Недопустим и диссонанс: дешевая обувь с дорогим костюмом.

Аксессуары делают облик неповторимым, подчеркивают вкус, изобретательность и индивидуальность. С помощью аксессуаров можно изменить стандартную одежду до неузнаваемости и полного отхода от стереотипа. Однако на презентации все слишком блестящее, мерцающее, качающееся и звенящее носить нельзя – подобные аксессуары приводят к отвлечению внимания аудитории. Бижутерия должна быть максимально простой, не стоит носить большое количество колец, цепочек, браслетов, громоздких украшений. Они всего лишь свидетельствуют о дурном вкусе и придают облику неряшливый вид. Мужчинам не рекомендуются массивные запонки с дешевыми стекляшками «под бриллианты» и такие же зажимы для галстуков.

В аксессуарах и одежде не рекомендуется смешивать плавные и зигзагообразные линии.

Существует правило для очков: они не должны загораживать глаза, не должны препятствовать визуальному контакту с аудиторией. Оправа не должна затемнять брови или искажать выражение лица. Дизайн оправы должен быть максимально прост. Лучше всего использовать тонкие оправы, из мягкого металла либо очки без оправы в нижней части. Кроме того, очки должны сидеть достаточно плотно, чтобы не приходилось их постоянно поправлять – подобные движения тоже являются отвлекающим фактором.

Обязанность прически – настрой на общий облик человека, создание мягкого фона для черт лица, а вовсе не самая заметная часть внешности. Волосы должны быть приятным обрамлением лица, не лезть в глаза, не топорщиться, не затруднять движения головы. Если к лысине не привлекать дополнительного внимания зачесыванием волос поперек лысины, то она не так уж и заметна. Приподнятый подбородок зрительно уменьшает лысину.

Цветовая гамма в одежде подчиняется тем же правилам, что и при оформлении помещения для презентации: она не должна отвлекать внимание аудитории от сути презентации. Все слишком яркое, броское, контрастное отвлекает аудиторию. Темные цвета поглощают свет и зрительно уменьшают объем. Светлые – отражают и увеличивают. Символика цвета в одежде приведена в табл. 3.1.

Красный и оранжевый тона – слишком резкие, доминирующие, они способствуют отвлечению внимания аудитории и стимулируют агрессивное настроение. При светлой коже и темных волосах подходят: малиновый, малахитовый, фиолетовый, синий и серебристо-серый тона. При светлых или рыжих волосах и бледной коже оптимальны теплые, но легкие тона: рябиновый, кукурузный, кремовый, травяной. При матовой и смуглой коже рекомендуются приглушенные оттенки: вишневый, коричневый, темно-зеленый, темно-серый, глубокий синий, горчичный.

Товар с этикеткой «Новинка» или «Улучшенная модель» таковым не является.

Обе этикетки означают, что цена подскочила.

Этикетки «Абсолютно новый товар» или «Потрясающая новинка» означают, что цена ползет вверх.

(Правила Хешайза[20])

В данной главе мы рассмотрим некоторые примеры типичных психологических портретов посетителей презентации. Разумеется, данные портреты довольно общего плана, но они помогут наметить основные типы слушателей и определить, каким образом следует с ними общаться. Подобные домашние заготовки помогут любому презентатору оперативно реагировать практически на любую ситуацию, возникающую в общении с аудиторией.

Нетерпелив, несдержан, возбужден. Считает, что всегда прав. Излишне категоричен. Убежден, что к его словам не прислушиваются в должной степени. Страдает комплексом Наполеона – если бы Наполеон был хотя бы чуточку повыше ростом, то войны 1812 года не было бы вовсе. Вздорный посетитель, конечно, может быть и баскетбольного роста, но в этом случае он будет негативно относиться не к тем, кто выше, а к тем, у кого диплом лучшего института, костюм более дорогой, зарплата более высокая и т. д.

Общаясь с подобным человеком, следует внимательно и спокойно его выслушивать. Что бы он ни говорил, нельзя терять спокойствия. Аргументируйте ответы на вопросы, обосновывайте спорные моменты. Пользуйтесь его словами, чтобы сформулировать решение. Собственные слова такой человек готов выслушать всегда и поверить им. Не допустите войны, не забывайте: чтобы утвердить свой рост как эталон, человек способен и на военные действия.

Приятный собеседник, добродушен, внимателен, трудолюбив, обычно любит детей и животных. В разговоре спокоен, дискутирует без напряжения, не скандалит, всегда признает вашу правоту, если вы действительно правы. Если же не правы, вежливо и с сожалением сообщит вам об этом или извинится и прекратит дискуссию.

Общаться с таким человеком – одно удовольствие. Следует только аргументированно доказать вашу правоту, и вы его убедили. Более того, получив необходимые ему доказательства, он станет вашим рьяным помощником.

Обо всем имеет свое мнение, в абсолютной правильности которого непробиваемо убежден. Всегда желает его высказать. Считает, что если бы все думали, как он, то на земле настали бы райские времена.

Уж лучше вздорный посетитель, чем всезнайка! С таким приходится обращаться чрезвычайно бережно и осторожно. Пусть он объясняет свою точку зрения, но вы при этом не должны позволить ему доминировать. Следите за временем его высказываний. Всезнайка способен говорить часами и на любую тему.

Невнимателен, не любит свою работу, считает, что достоин лучшего. Редко слушает, что ему говорят, и почти никогда не слышит. Часто перебивает, торопясь высказать свою мысль. Болтун, в противоположность вздорному посетителю, обычно не страдает набором комплексов, в том числе Наполеона. Основной недостаток болтуна – он слишком любит поговорить, причем исключительно о себе. Разговаривая с ним, не нужно особенно заботиться о том, как обходить «подводные камни» закомплексованности, но сложность – быть им услышанным.

Учитывая, что он вас почти не слышит, обращайтесь исключительно к базовым человеческим потребностям. Особенно упирайте на выживание – данная базовая человеческая потребность доходит практически до всех психологических типов личности, не зря ведь она является базовой. Если вы скажете болтуну, что ваш продукт позволит ему повысить социальный статус и вместе с ним зарплату, он может и услышать эти слова, более того, положительно на них отреагировать.

Не уверен в себе, боится не только высказать, но и иметь собственное мнение. Всего опасается, в особенности чего-то нового. Любое изменение вызывает у него панику. Страдает массой комплексов, точный список которых затруднится дать даже профессиональный психолог из-за их обильности.

Не давите на такого собеседника. Наоборот, выслушивайте его вдвое внимательнее, чем заслуживают его слова. Восхититесь его компетентностью. Пусть он почувствует себя уважаемым человеком, это приглушит страх. Докажите, что никаких изменений презентуемый вами продукт не несет. Это все то же старое, просто хорошо забытое и в другой упаковке. Круглые карамельки на палочке – это всего лишь сахарные петушки, которые продавались во времена детства на любом углу улыбчивыми бабусями. Они только изменили свою форму.

Замкнут, высокомерен, никому не доверяет, даже собственному отражению в зеркале. Бреется, оглядываясь по сторонам: не подсматривает ли кто за столь интимным занятием. В ресторанах предпочитает кабинку, а не столик в общем зале. В глубине души неприступный человек боится людей, обстоятельств, да и всего окружающего мира. Он еще больший трус, чем тот, кто честно признается, что боится.

Если вы сможете заинтересовать неприступного, то остальные аргументы в вашу пользу он найдет сам. Причем такие, о которых вы бы никогда и не подумали. Не забывайте о его глубинном страхе, который тщательно маскируется внешней строгостью. Аккуратно обходите те моменты, которые могут его испугать.

Всегда имеет свои дела, которые куда как интереснее, чем все, что происходит вокруг. Зевает даже на юмористическом концерте. Анекдот вызывает у него лишь легкое подергивание бровей. Самая интересная для него тема – он сам.

Общаясь с таким человеком, как и с болтуном, тоже следует обращаться к базовым биологическим потребностям. Он выслушает и поймет их, ведь они относятся к его собственной персоне, другие же темы не вызовут никакой реакции.

Этот тип широко известен и даже не требует описания. Помните только то, что начальник совершенно не выносит критики. Осторожно формулируйте ваши возражения. Лучшим способом является начинать фразу не с отрицательной частицы, а с положительной. К примеру: «Да, но…» Не забывайте упоминать о том, что начальник, конечно же, прав, но…

Обычно в аудитории присутствуют все эти типы слушателей, и презентационный доклад должен быть построен так, чтобы не обидеть ни одного из них, заинтересовать и запомниться каждому. Главное – обращаться именно к тем людям, от которых зависит принятие решения, и быть уверенным в себе.

Если начальник пытается произвести впечатление на подчиненных знанием деталей, он теряет из виду конечную цель.

(Правило Готлиба[21])

Презентация на выставке имеет несколько особенностей, которых лишены обычные презентации-доклады:

• ограниченное пространство павильона;

• соседство с конкурирующими компаниями;

• ограниченное время, отведенное на презентацию;

• специфические посетители презентации.

Обычно для оформления выставочного павильона приглашают специалистов-дизайнеров. Типичная в этом случае ошибка – дизайнерам не объясняют цели презентации. К примеру, если в выставочном павильоне планируется презентация пылесосов, то максимум информации, которую получат дизайнеры, – это именно то, что в павильоне будут выставляться пылесосы. Однако при подобном подходе получается, что все павильоны оформляются практически однотипно, ведь все компании приглашают дизайнеров и существует уже стереотип, по которому оформляются такие павильоны. Посетитель выставки в результате теряется, все павильоны сливаются для него в одну ярко окрашенную полосу, и он не может различить компании и товары, которые они предлагают.

Излагая задание приглашенным дизайнерам, не следует вдаваться в излишнюю детализацию, но обязательно нужно сообщить цель презентации, рассказать о компании, пусть в самых общих чертах, но чтобы те, кто будет оформлять павильон, знали, в чем заключается основное отличие данной компании от других, и могли использовать это отличие в своей работе. Нужно также сообщить дизайнерам основные отличия презентуемых на выставке товаров от других аналогичных, представляемых компаниями-конкурентами (особенно теми, которые тоже принимают участие в этой выставке). Оформление выставочного павильона должно быть не только ярким и бросающимся в глаза, но и полностью подчиненным цели презентации.

Кроме того, зачастую презентатор в выставочном павильоне сам точно не знает цели презентации. Он подает интересующимся прайс-листы, визитные карточки (если о них не забудут), раздаточные материалы, сувениры и памятные подарки, но не в состоянии внятно рассказать о компании, то есть не может провести презентацию на должном уровне. Помощники презентатора – обычно молодые девушки, являющиеся больше не помощниками, а отвлекающим фактором. Следует учитывать, что помощники должны быть частью выставочного павильона, а не отдельными личностями, они должны быть одеты так, чтобы являться фоном для предлагаемой компании продукции, а не выделяться на фоне павильона. Презентационный доклад для выставки нуждается в тщательнейшей подготовке, так как он должен быть максимально кратким – посетители выставки обычно хотят осмотреть как можно больше павильонов и не будут задерживаться, чтобы выслушать пространное сообщение. Кроме того, в презентационном докладе обязательно должна содержаться какая-либо изюминка, которая позволит выделить компанию из ряда других, запомниться даже в общем хаосе выставки.

Посетители выставок – это не совсем то, что посетители обычной презентации-доклада. На обычную презентацию приходят люди с определенной целью: выслушать именно этого докладчика, представителя именно этой компании. На выставку же приходят обычно ознакомиться со всем ассортиментом, который предлагают различные компании. За аудиторию на выставке нужно бороться. Самый простой метод борьбы – «агрессивная» презентация. Больше всего это напоминает рынок: «А вот пирожки горячие! Свежее мясо! Селедки голландские!» Конечно, подобное зазывание должно быть так же тщательно спланировано, как и презентационный доклад. В качестве зазывал могут выступать шоумены, девушки с шестом, акробаты и жонглеры, если тема презентации позволяет подобное. Однако есть еще один эффективный метод зазывания публики на выставках – ненавязчивое приглашение. Помощники презентатора могут обходить выставку, обращаться к различным людям с рассказом о том, что «вон в том павильоне показывают потрясающе интересные вещи!» Наилучшим вариантом является тот, когда они представляются обычными посетителями выставки. Эмоциональное заражение срабатывает таким образом, что пробуждает в людях любопытство. Ведь давно известно, что если два человека подошли к прилавку, то за ними тотчас же выстроится очередь – люди заражаются любопытством так же, как смехом или зевотой.

Составить типовой портрет посетителя презентации на выставке несколько затруднительно: на выставку приходят люди различного социального статуса, возраста, семейного положения и т. д. Психологический портрет обычно не отличается от такого же портрета посетителя стандартной презентации. Если нет возможности составления типового портрета, то наилучшим для презентатора будет ориентировка на вопрос: «Что хотят посетители выставки? Что они могут захотеть от нашей компании?» Ориентироваться на выставке следует не на портрет посетителей, а на предлагаемый товар и на конечного потребителя этого товара. Например, предлагая памперсы для детей, следует ориентироваться на детей и молодых мам – именно мамы будут определять в конечном счете уровень продаж данного товара. Предлагая корм для животных, следует ориентироваться на любителей животных, определять, что именно они хотят, какой именно корм представляется им наиболее предпочтительным, какие качества у данного товара должны быть, чтобы его наверняка купили. Иначе говоря, составлять не типовой портрет посетителя презентации, а типовой портрет конечного покупателя конкретного товара. Этот подход будет эффективным даже в том случае, если цель презентации на выставке – поиск потенциальных партнеров (спонсоров). Ведь, ориентируясь на конечного покупателя товара, можно представить будущему партнеру (спонсору) свой товар и компанию наилучшим образом.

Новые системы плодят новые проблемы.

(Основная теорема системантики)

Не следует без необходимости плодить новые системы.

(Следствие из основной теоремы системантики[22])

Если вы уже сталкивались с версиями приложения PowerPoint, например с Microsoft PowerPoint 2003, то знаете, что данное приложение предназначено для проектирования презентаций, содержащих графики, рисунки, фотографии, звуковые и видеоклипы. С помощью приложения PowerPoint созданные презентации можно записывать на компакт-диск и DVD, демонстрировать, отправлять по электронной почте и т. д.

Тем, кто впервые собирается пользоваться для создания презентаций приложением PowerPoint, следует знать, что первоначально оно было разработано для того, чтобы помочь в создании и представлении электронных демонстраций слайдов, в основном для коммерческих презентаций. Существует даже весьма поэтическая (разумеется, с точки зрения делового человека) легенда, как возникла идея создания PowerPoint. Якобы какой-то молодой служащий, менеджер крупной компании, разработал некий проект, который жаждал представить непосредственно президенту компании. Больше всего легендарный менеджер переживал за потерю ноу-хау, что вполне естественно: еще не было такого ноу-хау, которое могло бы выдержать бюрократические коридоры. Желая преодолеть «власть письменных столов», менеджер решил рискнуть: зная, что президент компании каждый день спускается из своего кабинета, расположенного на верхнем этаже здания, в ресторан на первый этаж, молодой человек занял ключевую позицию у лифта. Иными словами, подготовил засаду на потенциального спонсора (партнера) по всем правилам искусства презентации. Естественно, в папке у менеджера лежал заранее подготовленный многообещающий проект. Дождавшись появления президента компании, молодой человек, вежливо поздоровавшись, вошел вслед за ним в лифт. После чего открыл папку с проектом и, пока лифт двигался до ресторанного этажа, блестяще провел презентацию своей идеи. Говорят, что президент компании одобрил проект еще до того, как открылись двери лифта.

Считается, что именно с тех пор Microsoft PowerPoint стал популярным инструментом бизнес-коммуникации, что и неудивительно, ведь каждому хотелось повторить путь успешного менеджера, а приложение PowerPoint представляет для этого все возможности. Это универсальный инструмент для создания презентаций, совместимый с большинством мультимедийных приложений. В готовый шаблон легко вставляются практически любые эффекты, приложение имеет удобный сервис и просто управляется.

Приложение PowerPoint получило настолько широкое распространение, что теперь практически все посетители презентаций ожидают, что каждое выступление будет сопровождаться показом слайдов PowerPoint. Чтобы не обманывать ожидания потенциальных клиентов (покупателей, партнеров, спонсоров), следует научиться пользоваться данным приложением с максимальной эффективностью. Оно составлено настолько удобно, что пользоваться им несложно – было бы желание научиться. Мы будем рассматривать приложение PowerPoint 2007, учиться с ним работать и создавать с его помощью презентации.

Примечания:

1

Законы Мэрфи. Умение работать и конторская мэрфология.

2

Законы Мэрфи. Развитая мэрфология.

3

Законы Мэрфи. Метазаконы.

4

Законы Мэрфи. Умение вести научные исследования.

5

Законы Мэрфи. Искусство проектирования.

6

Законы Мэрфи. Системантика.

7

Законы Мэрфи. Системантика.

8

Законы Мэрфи. Иерархология и наука заседать.

9

Законы Мэрфи. Государственная мэрфология.

10

Законы Мэрфи. Умение вести научные исследования.

11

Законы Мэрфи. Искусство научных исследований.

12

Кинг С. «Библиотечная полиция». – М.: ACT, 1998.

13

Законы Мэрфи. Искусство научных исследований.

14

Законы Мэрфи. Умение работать и конторская мэрфология.

15

Законы Мэрфи. Мэрфология домашнего хозяйства.

16

Законы Мэрфи. Ситуативная мэрфология.

17

Законы Мэрфи. Метазаконы.

18

По материалам: Практикум возрастной психологии: Учеб. пособие / Под ред. Л. А. Головей, Е. Ф. Рыбалко. – СПб.: Речь, 2002.

19

Законы Мэрфи. Наука потреблять и искусство продавать.

20

Законы Мэрфи. Наука потреблять и искусство продавать.

21

Законы Мэрфи. Иерархология и наука заседать.

22

Законы Мэрфи. Системантика.