В целом процесс бюджетирования выставочного мероприятия одинаков для участников и организаторов события, но в бухгалтерском учете участника (экспонента) действия, связанные с управлением бюджетом выставки, будут отражаться несколько иначе – не так, как у организатора. Расходы компании на участие в выставках рекомендуется относить к расходам на рекламу, равно как и всевозможные затраты, которые связаны с проведением сопутствующей рекламной кампании. Следовательно, таковые затраты надлежит учитывать в бухгалтерском учете на счете 44 «Расходы на продажу». На совокупные издержки на участие в выставке принято увеличивать себестоимость продукции. По этой причине сумма затрат на выставку целиком находится традиционно, как и прочих статей калькуляции, то есть путем калькулирования по разнообразным первичным учетным документам, и целиком переносится на специальный субсчет счета 44.

В состав себестоимости включается величина затрат на:

а) подготовку и экспонирование продукции;

б) выполнение работ по монтажу/демонтажу и техническому обслуживанию выставки;

в) оказание услуг посетителям выставки.

Издержки признаются обоснованно, правомочно включенными в состав себестоимости при условии, если подтверждаются оправдательными документами. Как следует из Федерального закона «О бухгалтерском учете» (п. 1 ст. 9), все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, в качестве которых как раз и выступают первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Документально не подтвержденные расходы списываются бухгалтером за счет прибыли, которая находится на основании данных о доходах после уплаты положенных налогов в бюджеты разных уровней. К оправдательным документам в нашем случае относятся:

а) любой документ, однозначно подтверждающий факт участия организации в выставке (договор, заключенный между организатором выставки и участником; заявка на участие в выставке);

б) акт сдачи-приемки выполненных работ, в котором фиксируется величина расходов на монтаж/демонтаж и техническое обслуживание выставки, включая пуско-наладку и пробную (демонстрационную) эксплуатацию устройств;

в) банковские платежные документы, подтверждающие факт осуществления финансовых расчетов;

г) счет-фактура от организатора выставки.

Строго говоря, последний документ не является первичным, однако используется в качестве такового. Он необходим для исчисления величины налога на добавленную стоимость, сумма которого уменьшается при выплате в бюджет в части, оплаченной организатору выставки в соответствии с договорными документами. Таким образом, счет-фактура фиксирует сумму НДС, подлежащую вычету.

В подавляющем большинстве случаев возможны и другие первичные документы. Например, накладные на отпуск материалов применяются, если проведение выставки предполагает демонстрацию образцов готовой продукции и/или полуфабрикатов.

При составлении сметы и общем бюджетировании выставочного процесса немаловажно суметь корректно оценить требуемую площадь стенда. Очевидно, что чем больше стенд, тем выше затраты. Но хотелось бы знать заведомо, какая минимальная площадь стенда окажется достаточно эффективной, то есть окажется в полной мере соответствующей целям и задачам выставочного мероприятия. Э.Б. Гусев и др. (2005), исходя из зарубежного опыта, рекомендует применять несложный математический аппарат для нахождения наиболее выгодной площади стенда.[39]

Каждый бизнесмен рассчитывает провести некое число переговоров. Необходимая площадь стенда SCT для проведения запланированного количества переговоров (число переговоров должно позволять заключить достаточно контрактов, чтобы покрыть расходы на выставку и принести сверх того прибыль) вычисляется по формуле:

где S_пер – площадь стенда, отведенная под работу стендистов и прочих представителей компании;

К_Э – коэффициент площади размещения экспозиции на стенде (иными словами, доля площади, занятая экспозицией и по этой причине непригодная для переговоров).

Способ найти площадь стенда, пригодную непосредственно для переговоров S, несколько сложнее. Для этого придется воспользоваться нижеследующей формулой:

где N_Э – число старых партнеров, которые с наибольшей вероятностью будут присутствовать на выставке с целью заключения контракта;

N_K – число новых партнеров, которые с наибольшей вероятностью будут привлечены к стенду, в том числе благодаря устной рекламе (рекомендациям) от старых партнеров;

К_N – коэффициент реализованных намерений экспонента в отношении заказчиков;

К₀ – коэффициент переговоров, остающихся безрезультатными;

n – число переговоров, которые каждый стендист реально может осуществить в час;

S₁ – величина площади, необходимой для нормальной работы одного стендиста;

K_S – коэффициент дополнительной площади, необходимой для переговоров стендиста с клиентом;

Т – длительность выставочного мероприятия, выраженная в часах.

В обеих формулах могут попадаться курьезные дробные величины. Их рекомендуется по завершении каждого из двух этапов вычислений округлять до целых чисел.

Калькулирование стоимости участия в выставке, как видно, осуществляется в несколько этапов, соответствующих стадиям обобщения (аккумулирования) данных в разрезе состава затрат.

1. На первом этапе формирование стоимости участия в выставке происходит за счет оплаты труда штатных маркетологов, оценивших необходимость участия в данном мероприятии, определивших цели участия и разработавших концепцию демонстрации своих достижений. В бухгалтерском учете в этой связи выполняется проводка:

Дт 44 – Кт 70

– начислена заработная плата штатным маркетологам.

2. На втором этапе формирование стоимости участия в выставке происходит за счет оплаты труда специалистов агентства маркетинговых коммуникаций, которыми была спланирована рекламная кампания и подготовлены рекламные материалы (буклеты, сувениры и т. д.). В бухгалтерском учете в этой связи выполняется проводка:

Дт 44 – Кт 60

– начислена оплата за услуги АМК.

3. На третьем этапе формирование стоимости участия в выставке происходит за счет оплаты труда частных лиц, приглашенных для обслуживания выставки (промоутеры, фотографы, официанты, переводчики). В бухгалтерском учете в этой связи выполняется проводка:

Дт 44 – Кт 60

– начислена оплата услуг частных лиц.

4. На четвертом этапе формирование стоимости участия в выставке происходит за счет оплаты труда собственных, штатных специалистов, обеспечивавших функционирование экспозиции (стендисты, технологи, секретари, менеджеры). В бухгалтерском учете в этой связи выполняется проводка:

Дт 44 – Кт 70

– начислена заработная плата штатным специалистам.

5. На пятом этапе формирование стоимости участия в выставке происходит за счет оплаты аренды и прочих расчетов с организатором выставки. В бухгалтерском учете в этой связи выполняются проводки:

Дт 44 – Кт 60

– начислена оплата участия в выставке (включая арендную плату организатору).

Дт 60 – Кт 51

– произведены расчеты с организатором выставки за участие в мероприятии.

Иногда сюда добавляются расчеты с транспортными организациями (по доставке оборудования и образцов), подрядными организациями (по монтажу и/или ремонту выставочных конструкций) и т. д. Рассмотрим всю совокупность издержек, сопутствующих участию в выставочной деятельности, в разрезе статей калькуляции.

Рекомендуется сгруппировать все эти расходы по такому признаку, как место возникновения затрат (подчас совпадает с центром ответственности), чтобы в конечном итоге получилось десять групп, каждая из которых, однако, включает неодинаковое число статей калькуляции.[40] Первая группа представлена затратами на обеспечение работы персонала в подготовительный период. Сюда относятся:

а) затраты, связанные с выбором выставки (доступ в базы данных, расходы на Интернет);

б) затраты на персонал, участвующий в подготовке;

в) административные расходы;

г) расходы на связь (почта, телекоммуникации) в целях общения с организатором выставки, будущими посетителями, СМИ;

д) создание пресс-релизов, проведение рекламной кампании и иные расходы.

Далее идут расходы на стенд – его проектировку, застройку и т. д. Краткий перечень статей расходов, связанных с созданием выставочного стенда (а также с размещением экспозиций на открытых площадках), приводится ниже. Сюда относятся:

а) расходы на аренду необустроенных выставочных площадей, внутри и вне павильонов;

б) проектирование и изготовление стенда (оплата труда дизайнеров и подрядчиков, а также вспомогательных устройств, например осветительных, и материалов – «стеновых» элементов, отделочных, лакокрасочных);

в) распаковка и монтаж конструкций стенда и элементов его интерьера, установка сантехники и кондиционеров;

г) оборудование стенда (расходы на обстановку, мебель, утварь, создание гардероба и склада, канцтовары, компьютерную технику и стационарные телефоны);

д) транспортные расходы (на доставку материалов, оборудования и т. д.);

Следующая группа включает в себя разнообразные издержки, связанные с созданием и оформлением экспозиции.

Сюда относятся:

а) расходы на запаковку и хранение образцов (экспонатов), на упаковочные материалы и их хранение;

б) расходы на устройства для демонстрации образцов, в том числе их виртуального показа.

Другая крупная группа затрат представлена эксплуатационными расходами:

а) плата за электроэнергию, водоснабжение, телефонную связь;

б) оплата охраны экспозиции;

в) расходы по обслуживанию компьютерной техники, копировального и факсимильного оборудования;

г) уборка внутри стенда, удаление отходов со стенда.

Немалую долю в издержках занимают расходы по содержанию персонала:

а) стоимость проездных билетов и оплата гостиничных номеров, другие командировочные расходы;

б) обучение, тренинг основного (стендисты, секретари) и вспомогательного персонала (водители, переводчики, обслуга и т. д.);

в) оплата труда основного и вспомогательного персонала.

Расходы на участие в выставке надлежит включать в себестоимость продукции (работ, услуг) того расчетного периода, к которому они относятся, вне зависимости от времени оплаты, то есть от сроков фактически понесенных расходов.[41]

Факт признания расходов отражается проводкой Дт 44 – Кт 60, которая выполняется сразу по получении счета-фактуры от организатора выставки. Между тем факт оплаты признается гораздо позднее – одновременно с реальной оплатой, когда и выполняется проводка Дт 60 – Кт 51. Либо же оплата за участие в выставке производится вперед, но и в этом случае обе проводки независимы друг от друга, причем вторая не влияет на признание расходов. Рассмотрим сказанное на примере.

Мебельная фабрика «Заря» принимает участие в выставке мебели, чтобы продемонстрировать образцы своей продукции. Оплата регистрации была произведена в ноябре 2007 г., тогда же фабрика авансом рассчиталась с рекламным агентством, которое взяло на себя устройство подготовительного этапа выставки. Собственно выставка состоялась в первых числах февраля 2008 г. Тогда же фабрикой были понесены расходы на оплату труда фотографа и подрядчиков по монтажу и демонтажу экспозиции.

Бухгалтер фабрики включает в себестоимость все расходы по участию в выставке в феврале, тогда же и принимается к зачету НДС в налоговой декларации.

В завершение темы стоит отметить, что экспоненту очень важно помнить о различиях между бухгалтерским и налоговым учетом. В бухгалтерском учете расходы признаются вне зависимости от желания хозяйствующего субъекта получить материальную выгоду (выручку). Между тем в налоговом учете стремление хозяйствующего субъекта получить доход должно непременно усматриваться за совершением тех или иных затрат. В противном случае издержки невозможно будет признать расходами, включаемыми в себестоимость продукции (работ, услуг).

Участие в выставках как форма рекламы своей деятельности допустимо относить к числу таковых расходов.[42] Однако сопутствующие затраты, связанные с рекламной кампанией и другими формами привлечения внимания фирм к мероприятию, которое было запланировано экспонентом, оказываются по вине менеджеров и/или бухгалтеров не всегда «прозрачны» для налоговой инспекции. К примеру, создание промосайта может различно трактоваться налоговыми органами, если из документации не следует со всей четкостью и однозначностью, что промосайт – это не способ за свой счет рассказать всему миру о выставочных событиях, а средство собрать по возможности наибольшую публику на предстоящем мероприятии.

Важно отметить, что расходы на участие в выставках, ярмарках, экспозициях, затраты на оформление витрин, выставок-продаж, комнат образцов и демонстрационных залов причисляются к ненормируемым расходам в соответствии с гл. 25 НК РФ. И тем не менее существуют сопутствующие издержки, которые по-прежнему нормируются, причем норматив зависит от суммы выручки. Помнить о таких расходах в целях корректного ведения налогового учета просто необходимо. Здесь же перечислим мероприятия и акции, затраты на которые ныне не нормируются Налоговым кодексом:

• рекламные кампании через СМИ и телекоммуникационные сети;

• световая и наружная реклама;

• изготовление рекламных брошюр и каталогов, в том числе как посвященных конкретному экспоненту, так и предстоящей экспозиции.

Не нормируется и такой вид расходов, как уценка товаров (образцов продукции), полностью или частично потерявших первоначальные потребительские качества в процессе экспонирования.

Нормируются такие расходы, как затраты на:

а) изготовление и/или закупку сувенирной продукции, призов и подарков, предназначенных для стимулирования посетителей выставки;

б) изготовление пакетов, включая пакеты с логотипом, фирменными цветами или иной символикой, имеющей отношение к компании-экспоненту;

в) иные аналогичные акции.