Реклама участия в выставке играет исключительно важную роль, в связи с чем мэтры маркетинга поучают начинающих экспонентов: «нет рекламы – не участвуй». Успешная выставка – это мероприятие, которое отличается первоклассным информационным сопровождением, причем имеющим несколько уровней охвата:

а) стенд – промоутеры, стендисты, декор, музыка, освещение;

б) павильон и прочая территория выставки – промоутеры, указательные знаки, объявления, звуковая информация;

в) город – местная пресса, местные радиостанции, почтовая рассылка, постеры;

г) регион – пресса, радиостанции, ТВ-каналы, Интернет (промосайт).

Как видно, информационное продвижение выставки, привлечение к ней внимания обусловлено разными формами информационного сопровождения, включая как собственно рекламу (ее классические жанры), так и промоушн и прочие формы связей с общественностью (public relations).

Перед промоутерами стоят две задачи: (а) провести подготовительную работу до выставки с целью оповещения о предстоящем мероприятии и (б) провести работу во время выставки. Последняя более трудна. Она предполагает привлечение большого числа промоутеров.

Роли промоутеров определяются их конкретными функциями.[56] От тех промоутеров, которые работают в павильоне во время экспонирования, требуется выполнять следующие задачи. Во-первых, какая-то часть из них обязана приветствовать гостей, приглашать их посетить стенд, а при необходимости вызывать к гостям консультанта. В известном смысле слова эти молодые люди служат живыми указателями: дежуря в определенных точках на ярмарке с опознавательными знаками в руках и на одежде – в проходах, у входа, у буфета и т. д. – они словами, жестами, своими графическими знаками и даже одним своим видом намекают посетителям, какие экспозиции стоит посмотреть.

Следующей обязанностью промоутеров является: распространять среди проходящих мимо стенда листовки, буклеты, прейскуранты, визитки и иные раздаточные материалы. К этой задаче будет привлечена основная масса промоутеров. Некоторым из промоутеров можно вменить в обязанность украшение стенда (скажем, гирляндами, флажками, иными приспособлениями), а также регуляцию осветительных приборов, чтобы выгодно подчеркнуть достоинства тех или иных экспонатов, привлекших внимание заинтригованного клиента.

Если фирма не пользуется услугами профессиональных официантов, то разносить напитки и угощения могут также подготовленные к этому промоутеры. Однако на большой, солидной выставке лучше к такой работе привлекать профессионалов, а промоутерам можно найти и другое дополнительное занятие: раздавать сувениры, а дамам – цветы.

В задачи промоутеров может входить демонстрация отдельных экспонатов, то есть промоутеры могут присутствовать в команде стендистов. Естественно, такие экспонаты должны находиться в неактивном состоянии, поскольку работу с образцами стоит поручить профессиональным стендистам-техникам. Характерный пример – девушки-промоутеры, акцентирующие внимание на эстетических достоинствах авто во время проведения выставок-салонов. Эти девушки, очень привлекательные и фотогеничные, позируют перед фото– и видеокамерами, открывают дверцы машины, включают и выключают фары или дворники, опускают и поднимают боковые стекла (или крышу – у машин с откидным верхом). Другой пример: очаровательная девушка-промоутер эффектно дефилирует по подиуму с электроинструментом, тогда как показывают этот инструмент в действии стендисты-технари. Задача девушки состоит в данном случае в том, чтобы обратить внимание публики на дизайн и компактность инструмента.

В крайнем случае промоутеры становятся дополнительными рабочими руками при избытке канцелярской работы: они помогают секретарю-референту оказывать посетителям канцелярские услуги, например подносят стулья и столики, размножают через ксерокс те или иные документы, относят письма и документы на факс для отправки.

Стоит отметить, что степень активности промоутеров служит тем фактором, который во многом влияет на успешность проводимого мероприятия. Выставка становится более зрелищной, интересной, а заодно потенциальные клиенты чувствуют себя более уверенно и комфортно: им помогают найти интересный стенд, предоставляют по первой просьбе раздаточный материал, делают подсказки. А самое главное – вызов стендиста. Когда персонал стенда очень занят, иной посетитель воспринимает это негативно: он не знает, к кому обратиться, теряется, начинает сердиться на экспонента. Зато если промоутер, предлагая полюбоваться экспонатами, сам отправляется на поиски свободного стендиста, это производит на клиента благоприятное впечатление.

Выставочная деятельность сообщает бизнесу высокую степень динамичности, отчего многие традиционные формы рекламы, пиара и паблисити оказываются (при всей их необходимости и полезности) явно недостаточными. Максимум удобств для экспонентов и посетителей в плане обмена информацией дает Интернет. Веб-сайт может и должен служить высокоэффективным сопровождением для любой выставочной кампании. Интернет-ресурс пригоден для размещения самой различной полезной информации: план выставок, координаты и имена ответственных лиц, планы экспозиций, условия участия, списки известных участников, иная документация, программы семинаров (конференций, пресс-конференций), пресс-релизы, тексты (или даже аудио– и видеозаписи) интервью, фоторепортажи, сведения о спонсорах.

Сопровождающий сайт, который правильно будет называть промосайтом, запускается сразу, как только утверждено решение о проведении выставочного мероприятия или об участии в таковом мероприятии. Функционирует же промосайт спустя долгое время после завершения работы выставки, сообщая о ее итогах, значении для развития экономики региона (страны) и т. д. Наиболее примечателен сайт во время самого события, когда ресурс активно загружается разнообразными материалами, в особенности фотографиями стендов и логотипами участников.

В последнее время появилась тенденция к отказу от физического участия в выставках, поскольку веб-технологии позволяют проводить виртуальные выставки в Сети. Следует признать отказ от физического участия глубоко ошибочным. Мировой опыт свидетельствует, что именно реальная выставка, эксплуатирующая максимум чувств посетителей и воспринимаемая как событие в полном смысле этого слова, то есть увлекательное и зрелищное, может иметь успех и принести плоды. Стремление перевести весь бизнес в Сеть приводит к нежелательному снижению уровня сбыта. Сетевые продажи – это рыночная ниша, которую в состоянии занять далеко не каждое предприятие.

Изготовлением, оптимизацией и продвижением веб-сайтов занимаются рекламные агентства или специализированные организации по интернет-рекламе. Выполнение заказа на изготовление промосайта для выставки расценивается в действующем законодательстве как работа, а не услуга, поскольку в результате такой работы приобретается пакет электронных материалов на носителе (веб-странички на DVD-диске), а также нематериальный актив – право на администрирование сетевым ресурсом. По этой причине разработка и последующее обслуживание (размещение в Сети, оптимизация, продвижение и обновление) выполняются фирмой-исполнителем на основании заключенного с экспонентом/организатором подрядного договора, текст которого приведен ниже.

[Наименование организации], именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице директора Имярек, действующего на основании Устава, с одной стороны, и [наименование организации], именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице директора Имярек-2, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Предмет договора

1.1. Подрядчик обязуется выполнить по заданию Заказчика работу, указанную в пункте 1.2 настоящего договора, и сдать ее результат Заказчику, а Заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его.

1.2. Подрядчик обязуется выполнить следующую работу: разработку и обслуживание промосайта Заказчика, именуемую в дальнейшем «Работа».

1.3. Работу Подрядчик выполняет из своих материалов, на своем оборудовании и своими инструментами.

1.4. Работа по разработке и обслуживанию промосайта считается выполненной после подписания Заказчиком или его уполномоченным представителем Акта приема-сдачи работы. Акт приема-сдачи работы подписывается после окончания разработки сайта, после размещения его в сети Интернет, а также после окончания каждого этапа обслуживания сайта соответственно этапам выставки, обозначенным в приложении 1.

1.5. Все права на созданный промосайт Заказчика переходят к Заказчику при подписании Акта приема-сдачи работы.

2. Термины и понятия

Промосайт (далее – сайт) – это совокупность страниц, программное обеспечение, графика, необходимые для правильного функционирования изделия и выполненные в форматах, применяемых при разработке и доступных посредством компьютерной сети Интернет; задачей промосайта является продвижение выставочного мероприятия, чему отвечают дизайн сайта, его посещаемость и другие параметры.

3. Права и обязанности сторон

3.1. Подрядчик обязуется:

3.1.1. До заключения договора предоставить Заказчику необходимую и достоверную информацию о предлагаемой работе, ее видах и об особенностях, о цене и форме оплаты, а также сообщить Заказчику по его просьбе другие относящиеся к договору и соответствующей работе сведения.

3.1.2. При сдаче работы сообщить Заказчику о требованиях, которые необходимо соблюдать для эффективного использования результата работы, а также о возможных для самого Заказчика и других лиц последствиях несоблюдения соответствующих требований.

3.1.3. Выполнять работу с надлежащим качеством, соблюдая сроки разработки и обслуживания сайта, оговоренные в настоящем договоре.

3.1.4. Разработать сайт для дальнейшего его размещения в сети Интернет.

3.1.5. Разместить и проиндексировать сайт в сети Интернет.

3.1.6. Зарегистрировать сайт в поисковых машинах, указанных в приложении № 1 к настоящему договору.

3.1.7. Оперативно производить разработку дополнительных модулей и изменение структуры сайта по требованию Заказчика.

3.1.8. Обновлять сайт по требованию заказчика не позднее одной недели с момента получения заявки, а также производить баннерный обмен.

3.1.9. Передавать результат работы Заказчику на гибких дисках при каждом изменении сайта.

3.2. Подрядчик имеет право на удержание результата работ в случае несвоевременной оплаты Работы.

3.3. Заказчик обязуется:

3.3.1. До начала выполнения работ предоставить Подрядчику в срок до [дата] необходимую документацию, материалы и информацию.

3.3.2. Предоставлять материалы и информацию для разработки сайта, не противоречащие действующему законодательству Российской Федерации.

3.3.3. Оплатить работу Подрядчика в размере и сроки, указанные в настоящем договоре.

3.4. Заказчик имеет право проверять ход и качество Работы, выполняемой Подрядчиком, не вмешиваясь в его деятельность.

3.5. Стороны имеют и другие права, предусмотренные настоящим договором и законодательством Российской Федерации.

4. Размер и порядок оплаты

4.1. Стоимость услуг Подрядчика по разработке промосайта Заказчика составляет […] рублей.

4.1.1. Оплата за услуги, оказанные Подрядчиком Заказчику, производятся безналичным расчетом в следующем порядке: […].

4.2. Стоимость разработки сайта изменению не подлежит.

4.3. Стоимость обслуживания сайта может быть изменена по соглашению сторон.

4.4. В случае невозможности исполнения, возникшей по вине Заказчика, услуги подлежат оплате в полном объеме.

4.5. В случае, когда невозможность исполнения возникла по обстоятельствам, за которые ни одна из сторон не отвечает, Заказчик возмещает Подрядчику фактически понесенные им расходы.

4.6. Заказчик вправе отказаться от оплаты работы или услуги, не предусмотренной договором. 5. Ответственность сторон

5.1. Ответственность сторон по обязательствам, вытекающим из настоящего договора, регулируется законодательством Российской Федерации.

5.2. Ответственность за достоверность информации, размещенной на сайте, несет Заказчик.

5.3. Подрядчик, не предоставивший заказчику информации о работе, указанной в пункте 3.1.1. настоящего договора, несет ответственность и за те недостатки работы, которые возникли после ее передачи Заказчику вследствие отсутствия у него такой информации.

5.4. В случае несвоевременной оплаты Подрядчик вправе по своему усмотрению:

5.4.1. Требовать досрочного расторжения договора;

5.4.2. Пролонгировать срок разработки или обслуживания сайта соответственно задержке.

5.5. Требования, связанные с недостатками выполненной работы, могут быть предъявлены Заказчиком при принятии выполненной работы или в ходе выполнения работы либо, если невозможно обнаружить недостатки при принятии выполненной работы, в течение […] с момента принятия выполненной работы. Если Подрядчик нарушил сроки выполнения работы или во время выполнения работы стало очевидным, что она не будет выполнена в срок, а также в случае обнаружения Заказчиком недостатков выполненной работы Заказчик по своему выбору вправе:

5.5.1. Назначить Подрядчику новый срок.

5.5.2. Потребовать полного возмещения убытков, причиненных ему в связи с нарушением сроков выполнения работы.

5.5.3. Потребовать уменьшения цены за выполнение работы.

5.5.4. Расторгнуть договор о выполнении работы.

5.5.5. Требовать безвозмездного устранения недостатков выполненной работы в срок […].

5.5.6. Требовать возмещения понесенных им расходов по устранению недостатков выполненной работы своими силами или третьими лицами;

5.5.7. Заказчик вправе расторгнуть договор о выполнении работы и потребовать полного возмещения убытков, если в установленный п. 5.4.5. срок недостатки выполненной работы не устранены исполнителем.

5.5.8. Заказчик вправе расторгнуть договор о выполнении работы, если им обнаружены существенные недостатки выполненной работы или иные существенные отступления от условий договора.

6. Срок действия договора и основания его прекращения

6.1. Срок разработки сайта: с […] по […] г. Подрядчик имеет право выполнить работу досрочно.

6.2. Срок обслуживания сайта устанавливается с […] по […] г.

6.3. Если одна из сторон не выражает желания пролонгировать договор на очередной срок, она должна уведомить об этом противоположную сторону в письменной форме не меньше, чем за […] до истечения срока договора. Если ни одна из сторон не выражает желания расторгнуть договор в письменной форме, он считается пролонгированным на очередной срок.

6.4. Заказчик вправе расторгнуть договор в любое время, уплатив Подрядчику часть цены пропорционально части выполненной работы до получения извещения о расторжении указанного договора и возместив исполнителю расходы, произведенные им до этого момента в целях исполнения договора, если они не входят в указанную часть цены работы.

6.5. Подрядчик вправе расторгнуть договор в любое время лишь при условии полного возмещения Заказчику убытков.

При расторжении договора по инициативе Подрядчика Подрядчик не вправе требовать возмещения своих затрат, произведенных в процессе выполнения работы, а также платы за выполненную работу.

6.6. Договор может быть расторгнут досрочно по основаниям, предусмотренным п. 5.4.1, 5.5.4, 5.5.7, 5.5.8 настоящего договора.

6.7. Договор может быть расторгнут по обоюдному согласию сторон.

6.8. Заказчик вправе требовать расторжения заключенного договора без оплаты выполненной работы, а также возмещения убытков в случаях, когда вследствие неполноты или недостоверности полученной от подрядчика информации был заключен договор на выполнение работы, не обладающей свойствами, которые имел в виду Заказчик.

7. Порядок разрешения споров

7.1. Споры и разногласия, которые могут возникнуть при исполнении настоящего договора, будут по возможности разрешаться путем переговоров между сторонами.

7.2. В случае невозможности разрешения споров путем переговоров, после соблюдения процедуры досудебного урегулирования разногласий, все споры разрешаются в судебном порядке.

8. Заключительные положения

8.1. Любые изменения и дополнения к настоящему договору действительны лишь при условии, что они совершены в письменной форме и подписаны уполномоченными на то представителями сторон. Приложения к настоящему договору составляют его неотъемлемую часть.

8.2. Настоящий договор составлен в двух экземплярах на русском языке. Оба экземпляра идентичны и имеют одинаковую силу. У каждой из сторон находится один экземпляр настоящего договора.

9. Юридический/фактический адрес, банковские реквизиты и подписи сторон.

25 февраля 2008 г.

г. Абинск

ЗАО «Восход», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ЗАО «Закат», именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице директора Петровой Полины Петровны, действующей на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Предмет договора

1.1. Подрядчик обязуется выполнить по заданию Заказчика работу, указанную в пункте 1.2 настоящего договора, и сдать ее результат Заказчику, а Заказчик обязуется принять результат работы и оплатить его.

1.2. Подрядчик обязуется выполнить следующую работу: разработку и обслуживание промосайта Заказчика, именуемую в дальнейшем «Работа».

1.3. Работу Подрядчик выполняет из своих материалов, на своем оборудовании и своими инструментами.

1.4. Работа по разработке и обслуживанию промосайта считается выполненной после подписания Заказчиком или его уполномоченным представителем акта приемки выполненных работ. Акт приемки выполненных работ подписывается после окончания разработки сайта, после размещения его в сети Интернет, а также после окончания каждого этапа обслуживания сайта соответственно этапам выставки, обозначенным в приложении 1.

1.5. Все права на созданный промосайт Заказчика переходят к Заказчику при подписании Акта приема-сдачи работы.

2. Термины и понятия

Промосайт (далее – сайт) – это страница или совокупность страниц, программное обеспечение, графика, необходимые для правильного функционирования изделия и выполненные в форматах, применяемых при разработке и доступных посредством компьютерной сети Интернет. 3. Права и обязанности сторон

3.1. Подрядчик обязуется:

3.1.1. До заключения договора предоставить Заказчику необходимую и достоверную информацию о предлагаемой работе, ее видах и об особенностях, о цене и форме оплаты, а также сообщить Заказчику по его просьбе другие относящиеся к договору и соответствующей работе сведения.

3.1.2. При сдаче работы сообщить Заказчику о требованиях, которые необходимо соблюдать для эффективного использования результата работы, а также о возможных для самого Заказчика и других лиц последствиях несоблюдения соответствующих требований.

3.1.3. Выполнять работу с надлежащим качеством, соблюдая сроки разработки и обслуживания сайта, оговоренные в настоящем договоре.

3.1.4. Разработать сайт для дальнейшего его размещения в сети Интернет.

3.1.5. Разместить и проиндексировать сайт в сети Интернет.

3.1.6. Зарегистрировать сайт в поисковых машинах, указанных в приложении № 1 к настоящему договору.

3.1.7. Оперативно производить разработку дополнительных модулей и изменение структуры сайта по требованию Заказчика.

3.1.8. Обновлять сайт по требованию заказчика не позднее одной недели с момента получения заявки, а также производить баннерный обмен.

3.1.9. Передавать результат работы Заказчику на гибких дисках при каждом изменении сайта.

3.2. Подрядчик имеет право на удержание результата работ в случае несвоевременной оплаты Работы.

3.3. Заказчик обязуется:

3.3.1. До начала выполнения работ предоставить Подрядчику в срок до 1 марта 2008 г. необходимую документацию, материалы и информацию.

3.3.2. Предоставлять материалы и информацию для разработки сайта, не противоречащие действующему законодательству Российской Федерации.

3.3.3. Оплатить работу Подрядчика в размере и сроки, указанные в настоящем договоре.

3.4. Заказчик имеет право проверять ход и качество Работы, выполняемой Подрядчиком, не вмешиваясь в его деятельность.

3.5. Стороны имеют и другие права, предусмотренные настоящим договором и законодательством Российской Федерации.

4. Размер и порядок оплаты

4.1. Стоимость услуг Подрядчика по разработке промосайта Заказчика составляет 29 500 рублей 00 копеек (двадцать девять тысяч пятьсот рублей 00 копеек), включая налог на добавленную стоимость в размере 18 % – 4500 рублей (четыре тысячи пятьсот рублей).

4.1.1. Оплата за услуги, оказанные Подрядчиком Заказчику, производятся безналичным расчетом в следующем порядке: 100 % от суммы стоимости сайта переводятся на расчетный счет Подрядчика спустя пять дней после получения и подписания Заказчиком акта приемки выполненных работ.

4.2. Стоимость разработки сайта изменению не подлежит.

4.3. Стоимость обслуживания сайта может быть изменена по соглашению сторон.

4.4. В случае невозможности исполнения, возникшей по вине Заказчика, услуги подлежат оплате в полном объеме.

4.5. В случае, когда невозможность исполнения возникла по обстоятельствам, за которые ни одна из сторон не отвечает, Заказчик возмещает Подрядчику фактически понесенные им расходы.

4.6. Заказчик вправе отказаться от оплаты работы или услуги, не предусмотренной договором.

5. Ответственность сторон

5.1. Ответственность сторон по обязательствам, вытекающим из настоящего договора, регулируется законодательством Российской Федерации.

5.2. Ответственность за достоверность информации, размещенной на сайте, несет Заказчик.

5.3. Подрядчик, не предоставивший заказчику информации о работе, указанной в пункте 3.1.1. настоящего договора, несет ответственность и за те недостатки работы, которые возникли после ее передачи Заказчику вследствие отсутствия у него такой информации.

5.4. В случае несвоевременной оплаты Подрядчик вправе по своему усмотрению:

5.4.1. Требовать досрочного расторжения договора;

5.4.2. Пролонгировать срок разработки или обслуживания сайта соответственно задержке.

5.5. Требования, связанные с недостатками выполненной работы, могут быть предъявлены Заказчиком при принятии выполненной работы или в ходе выполнения работы либо, если невозможно обнаружить недостатки при принятии выполненной работы, в течение месяца с момента принятия выполненной работы. Если Подрядчик нарушил сроки выполнения работы или во время выполнения работы стало очевидным, что она не будет выполнена в срок, а также в случае обнаружения Заказчиком недостатков выполненной работы Заказчик по своему выбору вправе:

5.5.1. Назначить Подрядчику новый срок.

5.5.2. Потребовать полного возмещения убытков, причиненных ему в связи с нарушением сроков выполнения работы.

5.5.3. Потребовать уменьшения цены за выполнение работы.

5.5.4. Расторгнуть договор о выполнении работы.

5.5.5. Требовать безвозмездного устранения недостатков выполненной работы в срок один календарный месяц (30 дней).

5.5.6. Требовать возмещения понесенных им расходов по устранению недостатков выполненной работы своими силами или третьими лицами;

5.5.7. Заказчик вправе расторгнуть договор о выполнении работы и потребовать полного возмещения убытков, если в установленный п. 5.4.5. срок недостатки выполненной работы не устранены исполнителем.

5.5.8. Заказчик вправе расторгнуть договор о выполнении работы, если им обнаружены существенные недостатки выполненной работы или иные существенные отступления от условий договора.

6. Срок действия договора и основания его прекращения

6.1. Срок разработки сайта: с 5 марта по 5 апреля 2008 г. Подрядчик имеет право выполнить работу досрочно.

6.2. Срок обслуживания сайта устанавливается с 10 мая по 30 августа 2008 г.

6.3. Если одна из сторон не выражает желания пролонгировать договор на очередной срок, она должна уведомить об этом противоположную сторону в письменной форме не меньше, чем за две недели (14 дней) до истечения срока договора. Если ни одна из сторон не выражает желания расторгнуть договор в письменной форме, он считается пролонгированным на очередной срок.

6.4. Заказчик вправе расторгнуть договор в любое время, уплатив Подрядчику часть цены пропорционально части выполненной работы до получения извещения о расторжении указанного договора и возместив исполнителю расходы, произведенные им до этого момента в целях исполнения договора, если они не входят в указанную часть цены работы.

6.5. Подрядчик вправе расторгнуть договор в любое время лишь при условии полного возмещения Заказчику убытков.

При расторжении договора по инициативе Подрядчика, Подрядчик не вправе требовать возмещения своих затрат, произведенных в процессе выполнения работы, а также платы за выполненную работу.

6.6. Договор может быть расторгнут досрочно по основаниям, предусмотренным п. 5.4.1, 5.5.4, 5.5.7, 5.5.8 настоящего договора.

6.7. Договор может быть расторгнут по обоюдному согласию сторон.

6.8. Заказчик вправе требовать расторжения заключенного договора без оплаты выполненной работы, а также возмещения убытков в случаях, когда вследствие неполноты или недостоверности полученной от подрядчика информации был заключен договор на выполнение работы, не обладающей свойствами, которые имел в виду Заказчик.

7. Порядок разрешения споров

7.1. Споры и разногласия, которые могут возникнуть при исполнении настоящего договора, будут по возможности разрешаться путем переговоров между сторонами.

7.2. В случае невозможности разрешения споров путем переговоров, после соблюдения процедуры досудебного урегулирования разногласий, все споры разрешаются в судебном порядке.

8. Заключительные положения

8.1. Любые изменения и дополнения к настоящему договору действительны лишь при условии, что они совершены в письменной форме и подписаны уполномоченными на то представителями сторон. Приложения к настоящему договору составляют его неотъемлемую часть.

8.2. Настоящий договор составлен в двух экземплярах на русском языке. Оба экземпляра идентичны и имеют одинаковую силу. У каждой из сторон находится один экземпляр настоящего договора.

9. Юридический/фактический адрес, банковские реквизиты и подписи сторон

Обязательным сопровождением выставочного мероприятия является рекламная кампания, проводимая в целях обеспечения так называемой рекламы участия. Последняя представляет собой еще один способ коммуникации с целевой аудиторией. Целью данной кампании является убедить потенциальных клиентов в необходимости посещения экспозиции рекламируемого экспонента. То есть реклама участия функционирует как механизм оказания воздействия на посетителей, и поэтому в ходе такой рекламной кампании решаются следующие задачи:

а) донесение информации о выставке до максимально возможного числа представителей целевой аудитории (раскрутка события среди потенциальных посетителей);

б) популяризация имиджа экспонента;

в) оповещение о расположении стенда на территории выставочного комплекса/павильона;

г) ознакомление посетителей с разнообразием образцов, демонстрируемых конкретным экспонентом.

Реклама участия планируется и реализуется с учетом ряда факторов, определяющих эффективность коммуникации. В первую очередь сюда относится точное установление методов, которыми будут решены задачи, стоящие перед кампанией по рекламе участия. Во-вторых, от заказчика рекламы требуется определить ту группу посетителей (аудиторию), к которым будет обращено рекламное сообщение, поскольку привлечь на стенд нужно далеко не всю публику, но лишь тех, кто реально претендует на статус потенциального клиента.

В-третьих, перед началом рекламной кампании необходимо изучить установившуюся практику использования средств передачи информации. Тем самым обеспечивается корректность выбора каналов маркетинговых коммуникаций: необычные каналы могут оказаться либо интригующими (в случае везения), либо неудачными, «гасящими» сообщение, то есть не доводящими его до получателей.

В-четвертых, реклама всегда предполагает качественный и географический анализ состава посетителей, поскольку таковое исследование предопределяет обнаружение ведущих причин, которые влияют на решение посетить стенд конкретного экспонента. Обнаружение мотивов позволяет выбрать оптимальную тактику применения адекватных рекламных средств, за счет чего достигается экономичность при составлении и расходовании бюджета кампании в соотношении с результатом и эффективность выбранных средств.

Рекомендуется проводить рекламные мероприятия на всех стадиях выставочной деятельности, не только на подготовительном этапе. Во время подготовки имеет место предварительная реклама, в которой акцент делается на рекламные мероприятия общего характера (оповещение) и связи с общественностью. На стадии работы выставки упор смещается на связи с общественностью. На стадии послевыставочных мероприятий кампания ориентирована на саморекламу фирмы, декларацию ее успехов.

Реклама выставок включает довольно много действенных механизмов влияния. Не последнее место в ней занимают постеры, брошюры и иная полиграфическая продукция, хотя стоит отметить, что печатные материалы целесообразно распространять главным образом среди посетителей выставки уже во время ее проведения либо в ходе прямой почтовой рассылки, а также в ответ на запросы интересующихся лиц, связанные с мероприятием (в том числе, например, в ответ на вопросы журналистов, желающих осветить событие). Стоит отметить, что рекламный пакет как инструмент обратной связи надлежит подготавливать с особой тщательностью, он не должен повторять те сведения, которые присутствуют в прочей рекламе, но должен отличаться большей насыщенностью информацией, поскольку только в этом случае сумеет удовлетворить интерес спрашивающего и простимулировать последнего на посещение мероприятия.

Прочие печатные медиа-средства, полезные для распространения информации о выставке, – это специализированные журналы. Состоятельные организаторы выставок могут позволить себе выпускать сезонный деловой журнал, в котором будут подробно освещены все вопросы, связанные с проведением мероприятия, если только, конечно, таковое является регулярным и длится сравнительно долго (и в особенности имеет определенное социально-культурное значение). Во всех остальных случаях выгоднее и удобнее приобрести несколько полос в достаточно известных и читаемых деловой газете или журнале (всегда с отличной полноцветной полиграфией).

В завершение темы стоит отметить, что особенно важны рекламные мероприятия на стадии подготовки. К таковым мероприятиям относятся:

1. Включение фирмы-участницы в официальный каталог выставки. Некоторые специалисты указывают, что у посетителей скорее всего не будет времени для подробного изучения каталога, так что объявление может оказаться бесполезным.[57] И тем не менее другие исследования показывают, что эти опасения напрасны: посетители выставок находят каталоги весьма полезными и информативными.

2. Публикация в отраслевых изданиях, среди читателей которых наверняка окажутся представители «целевых групп». Специалисты советуют публиковать объявление большого размера на протяжении трех последних дней перед открытием выставки.

3. Создание и размещение наружной рекламы. Традиционно наружная реклама для выставок представлена щитом, который устанавливают на дороге, ведущей к выставочному комплексу (рекомендуемые сроки установки – за 2 недели до открытия).

4. Рекламные мероприятия на радио и телевидении. Эффективное время целесообразно покупать в интервалах, примыкающих к новостям деловой жизни и/или передачам о ситуации на бирже.[58]

5. Использование коммерческой опознавательной символики события, образцы которой экспоненты получают в Оргкомитете. Размещение такой символики на сайте, полиграфических раздаточных материалах, в публикациях, на пресс-конференциях способствует усилению воздействия рекламы.

6. Прямая почтовая рассылка (эпистолярное общение, директ-мейл) традиционно признается наиболее приемлемым средством привлечения посетителей при условии, что письма оформлены должным образом, то есть отличаются от прочей массы коммерческих предложений. Имеют значение и сроки доставки: вернее будет отослать приглашение как минимум за две недели до начала события.

Целесообразно спланировать рекламную кампанию самостоятельно, но только в общих чертах, то есть выявив все для себя существенное и примерно определившись с бюджетом. Затем окончательную доработку акции и ее осуществление стоит поручить специалистам – какому-нибудь достаточно квалифицированному рекламному агентству. Проведение рекламной кампании рассматривается гражданским правом как услуга, в связи с чем ниже приводится образец договора на оказание услуг агентством маркетинговых коммуникаций экспоненту.

[Наименование организации], именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице директора Имярек, действующего на основании Устава, с одной стороны, и [наименование организации], именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице директора Имярек-2, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Предмет договора

1.1. По договору возмездного оказания услуг Исполнитель обязуется по заданию Заказчика оказать услуги, указанные в п. 1.2 настоящего договора, а Заказчик обязуется оплатить эти услуги.

1.2. Исполнитель обязуется оказать следующие услуги: [перечислить услуги], именуемые в дальнейшем «Услуги».

1.3. Срок выполнения услуг с [дата] до [дата]. Исполнитель имеет право выполнить услуги досрочно.

1.3.1. Услуги считаются оказанными после подписания акта приема-сдачи услуг Заказчиком или его уполномоченным представителем.

2. Права и обязанности сторон

2.1. Исполнитель обязан:

2.1.1. Оказать услуги с надлежащим качеством.

2.1.2. Оказать услуги в полном объеме в срок, указанный в п. 1.3. настоящего договора.

2.1.3. Безвозмездно исправить по требованию Заказчика все выявленные недостатки, если в процессе оказания услуг Исполнитель допустил отступление от условий договора, ухудшившее качество работы, в течение […] дней.

2.1.4. Исполнитель обязан выполнить работу лично.

2.2. Заказчик обязан:

Оплатить работу по цене, указанной в п. 3 настоящего договора, в течение […] дней с момента подписания акта приема-сдачи услуг.

2.3. Заказчик имеет право:

2.3.1. Во всякое время проверять ход и качество работы, выполняемой Исполнителем, не вмешиваясь в его деятельность.

2.3.2. Отказаться от исполнения договора в любое время до подписания акта, уплатив Исполнителю часть установленной цены пропорционально части оказанных услуг, выполненной до получения извещения об отказе Заказчика от исполнения договора.

3. Цена договора и порядок расчетов

3.1. Цена настоящего договора состоит из:

3.1.1. Вознаграждения Исполнителю в размере […] рублей.

3.1.2. Суммы издержек Исполнителя в размере […] рублей.

3.2. Цена настоящего договора составляет: […] рублей.

3.3. Уплата Заказчиком Исполнителю цены договора осуществляется путем перечисления средств на расчетный счет Исполнителя, указанный в настоящем договоре.

4. Ответственность сторон

4.1. За нарушение срока оказания услуг, указанного в п. 1.3 настоящего договора, Исполнитель уплачивает Заказчику штраф в размере […] % от суммы договора и пеню из расчета […] % от суммы договора за каждый день просрочки.

4.2. Меры ответственности сторон, не предусмотренные в настоящем договоре, применяются в соответствии с нормами гражданского законодательства, действующего на территории Российской Федерации.

4.3. Уплата неустойки не освобождает Исполнителя от выполнения лежащих на нем обязательств или устранения нарушений.

5. Порядок разрешения споров

5.1. Споры и разногласия, которые могут возникнуть при исполнении настоящего договора, будут по возможности разрешаться путем переговоров между сторонами.

5.2. В случае невозможности разрешения споров путем переговоров стороны после реализации предусмотренной законодательством процедуры досудебного урегулирования разногласий передают их на рассмотрение в [указать наименование и местонахождение третейского/арбитражного/народного суда, выбранного сторонами для разрешения споров].

6. Заключительные положения

6.1. Любые изменения и дополнения к настоящему договору действительны лишь при условии, что они совершены в письменной форме и подписаны уполномоченными на то представителями сторон. Приложения к настоящему договору составляют его неотъемлемую часть.

6.2. Настоящий договор составлен в двух экземплярах на русском языке. Оба экземпляра идентичны и имеют одинаковую силу. У каждой из сторон находится один экземпляр настоящего договора.

7. Юридические/фактические адреса, банковские реквизиты и подписи сторон.

18 апреля 2008 г.

г. Нижний Новгород

ЗАО «Рассвет», именуемое в дальнейшем «Заказчик», в лице директора Иванова Ивана Ивановича, действующего на основании Устава, с одной стороны, и ЗАО «Закат», именуемое в дальнейшем «Исполнитель», в лице директора Петровой Полины Петровны, действующей на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Предмет договора

1.1. По договору возмездного оказания услуг Исполнитель обязуется по заданию Заказчика оказать услуги, указанные в п. 1.2 настоящего договора, а Заказчик обязуется оплатить эти услуги.

1.2. Исполнитель обязуется оказать следующие услуги: проведение рекламной кампании в объеме, указанном в приложении 1, именуемые в дальнейшем «Услуги».

1.3. Срок выполнения услуг с 10 марта 2008 г. до 21 апреля 2008 г. Исполнитель имеет право выполнить услуги досрочно.

1.3.1. Услуги считаются оказанными после подписания акта приема-сдачи услуг Заказчиком или его уполномоченным представителем.

2. Права и обязанности сторон

2.1. Исполнитель обязан:

2.1.1. Оказать услуги с надлежащим качеством.

2.1.2. Оказать услуги в полном объеме в срок, указанный в п. 1.3. настоящего договора.

2.1.3. Безвозмездно исправить по требованию Заказчика все выявленные недостатки, если в процессе оказания услуг Исполнитель допустил отступление от условий договора, ухудшившее качество работы, в течение 5 дней.

2.1.4. Исполнитель обязан выполнить работу лично.

2.2. Заказчик обязан:

Оплатить работу по цене, указанной в п. 3 настоящего договора, в течение 10 дней с момента подписания акта приема-сдачи услуг.

2.3. Заказчик имеет право:

2.3.1. Во всякое время проверять ход и качество работы, выполняемой Исполнителем, не вмешиваясь в его деятельность.

2.3.2. Отказаться от исполнения договора в любое время до подписания акта, уплатив Исполнителю часть установленной цены пропорционально части оказанных услуг, выполненной до получения извещения об отказе Заказчика от исполнения договора.

3. Цена договора и порядок расчетов

3.1. Цена настоящего договора состоит из:

3.1.1. Вознаграждения Исполнителю в размере 10 000 рублей (десяти тысяч рублей).

3.1.2. Суммы издержек Исполнителя в размере 20 000 рублей (двадцати тысяч рублей).

3.2. Цена настоящего договора составляет: 30 000 рублей 00 копеек (тридцать тысяч рублей 00 копеек).

3.3. Уплата Заказчиком Исполнителю цены договора осуществляется путем перечисления средств на расчетный счет Исполнителя, указанный в настоящем договоре.

4. Ответственность сторон

4.1. За нарушение срока оказания услуг, указанного в п. 1.3 настоящего договора, Исполнитель уплачивает Заказчику штраф в размере 20 % от суммы договора (6000 рублей) и пеню из расчета 2 % от суммы договора (120 рублей) за каждый день просрочки.

4.2. Меры ответственности сторон, не предусмотренные в настоящем договоре, применяются в соответствии с нормами гражданского законодательства, действующего на территории Российской Федерации.

4.3. Уплата неустойки не освобождает Исполнителя от выполнения лежащих на нем обязательств или устранения нарушений.

5. Порядок разрешения споров

5.1. Споры и разногласия, которые могут возникнуть при исполнении настоящего договора, будут по возможности разрешаться путем переговоров между сторонами.

6. Заключительные положения

6.1. Любые изменения и дополнения к настоящему договору действительны лишь при условии, что они совершены в письменной форме и подписаны уполномоченными на то представителями сторон. Приложения к настоящему договору составляют его неотъемлемую часть.

6.2. Настоящий договор составлен в двух экземплярах на русском языке. Оба экземпляра идентичны и имеют одинаковую силу. У каждой из сторон находится один экземпляр настоящего договора.

7. Юридические/фактические адреса, банковские реквизиты и подписи сторон

Формы иного информационного сопровождения могут быть разнообразны, поэтому ниже рассматривается лишь одна из них, как наиболее примечательная, – собственная юридическая служба, которая может состоять из одного человека, а именно, наемного юриста-консультанта на выставке. Юрист поможет:

а) ответить на вопросы потенциального клиента, связанные с правовым регулированием сделки по приобретению экспонируемого имущества;

б) провести налоговую консультацию касательно возможной сделки (начисление НДС, признание расходов по приобретению экспонируемых товаров);

в) дать советы по минимизации рисков, связанных с приобретением данного имущества, в том числе по страхованию имущества.

Это несомненно привлечет к стенду внимание многих посетителей. Для экспонента наличие юриста на стенде выгодно не единственно привлечением клиентуры, но также и возможностью получить консультацию по вопросу заключения контракта с кем-либо из клиентов. Вдобавок юрист может форсировать процесс заключения контракта или предварительного контракта, в результате чего стороны подпишут соглашение о сделке непосредственно во время мероприятия, а не после него, как происходит в большинстве случаев. То есть юрист еще и помогает «ковать железо, не отходя от кассы».

Ниже приводится примерный текст договора, который заключается между конторой по оказанию юридических услуг и фирмой-экспонентом. Стоит отметить, что такой договор может иметь вид обычного договора по оказанию услуг (см. выше), с соответствующими поправками, однако здесь будет рассмотрен исключительно текст соглашения, в котором оговаривается помощь юриста (сотрудника юридической конторы) в заключении контракта между экспонентом и посетителем непосредственно на выставке. Данный договор (с юридической конторой) по сути своей является посредническим.

[Наименование организации], именуемое в дальнейшем «Клиент», в лице директора Имярек, действующего на основании Устава, с одной стороны, и [наименование организации], именуемое в дальнейшем «Посредник», в лице директора Имярек-2, действующего на основании Устава, с другой стороны, заключили настоящий договор о нижеследующем.

1. Предмет договора

1.1. Клиент и [наименование организации-посетителя][59] поручают, а Подрядчик принимает на себя обязанность оказать содействие в заключении договора [предмет контракта][60] в срок до [дата].

2. Права и обязанности сторон

2.1. Посредник обязуется:

2.1.1. Подготовить технико-экономическое обоснование договора.

2.1.2. Провести консультирование клиента и [наименование организации-посетителя] по экономико-правовым особенностям договора.

2.1.3. Разработать проект договора [предмет контракта] и согласовать с клиентом и [наименование организации-посетителя].

2.1.4. Подготовить и направить сторонам окончательную редакцию договора с учетом замечаний и предложений клиента и [наименование организации-посетителя] в срок до [дата].

2.1.5. Прочие обязательства: […].

2.2. Права и обязанности клиента

2.2.1. Предоставить посреднику необходимую документацию согласно приложению 1 до [дата].

2.2.2. Обеспечить возможность посреднику знакомиться с финансово-хозяйственной деятельностью [наименование организации-посетителя] в пределах, необходимых для заключения договора.

2.2.3. Рассмотреть представленный посредником проект договора не позднее [дата] и в течение […] дней направить свои замечания и предложения по нему.

2.2.4. Принять участие в заключении договора в срок, предусмотренный п. 1.1 настоящего договора.

3. Расчеты

3.1. За выполнение услуг, указанных в п. 1.1 настоящего договора клиент выплачивает посреднику […] рублей.

3.2. Не позднее […] с момента подписания настоящего договора указанная сумма перечисляется на расчетный счет посредника. Аванс настоящим договором не предусмотрен.

4. Ответственность сторон

4.1. В случае неисполнения или ненадлежащего исполнения обязательств, предусмотренных настоящим договором, виновная сторона возмещает другой стороне (сторонам) понесенные убытки.

4.2. В случае нарушения сроков, установленных договором, клиент уплачивает посреднику неустойку в размере […] рублей за каждый день просрочки, но в сумме не более […] рублей.

Если виновным лицом оказалось лицо, помощь в заключении с которым договора является предметом настоящего договора, то возмещение убытков возлагается на данное лицо, а уплата неустойки остается за клиентом.

4.3. За необоснованный отказ от оплаты услуг, составляющих предмет настоящего договора, взыскивается штраф в размере […] рублей либо […] % от суммы оплаты.

4.4. Уплата неустойки (штрафа) не освобождает стороны от выполнения обязательств по настоящему договору.

5. Досрочное расторжение договора

5.1. При неисполнении или нарушении обязательств по настоящему договору одной из сторон другая сторона вправе в одностороннем порядке расторгнуть настоящий договор с предъявлением требований о возмещении понесенных убытков.

5.2. В случае установления нецелесообразности или невозможности заключения договора заинтересованная сторона вносит предложение о досрочном расторжении настоящего договора, которое должно быть рассмотрено в […] срок.

Установление нецелесообразности заключения договоров влечет за собой досрочное расторжение настоящего договора.

6. Юридический/фактический адрес, банковские реквизиты и подписи сторон настоящий договор принял к исполнению [подпись и печать посредника, дата]

Западные специалисты находят самым эффективным сначала сообщить публике о готовящемся мероприятии наиболее общие сведения через надежные каналы, чтобы возбудить интерес и подготовить к прямой рассылке и другим, более утонченным средствам воздействия. Надежными каналами подготовки публики, задействованными на этой стадии дособытийного охвата аудитории (preevent coverage), выступают местная пресса, радио и телевидение.[61] Заметим, что под словом «местная» понимаются те печатные издания, радиостанции и телеканалы, которые функционируют и держат статус наиболее популярных в местах основного скопления целевой аудитории – будущих посетителей и потенциальных клиентов. При этом желательно оформить информацию не в жанре рекламы, а в жанре паблисити, то есть создать интервью, иного вида репортаж или нечто подобное.

По всей вероятности, лучшим паблисити является все-таки интервью высшего руководства фирмы, размещенное в утренних радиопередачах. На Западе не меньший эффект имеет ТВ-паблисити, также в утренних программах. Но подобное стоит признать не самым лучшим шагом для нашей страны. Вдобавок нужно отметить, что общение с телеэкрана становится все менее эффективным и все более дорогостоящим. Заказчик эфирного времени тратит огромные деньги, но при этом решительно не знает, увидит ли хоть один человек его выступление в деловых новостях местной телестанции. Политика, развлечения и традиционная реклама не оставляют для паблисити места в сети телевещания. Между тем радио по утрам, перед уходом из дома или по дороге в офис (в салоне авто) слушают очень и очень многие.

Возвращаясь к интервью по радио, нужно отметить, что в передаче должен даваться материал нерекламного характера. Причем особенностью данного вида паблисити является то, что в ролике подается крайне мало сведений и о самой компании: первостепенное внимание уделено именно выставке и представленным на ней товарам. И конечно же, мероприятие должно быть представлено в выгодном свете, причем не только для ассов от бизнеса, но и для любого человека, мало-мальски небезразличного к событиям в культурной и экономической жизни страны. Значимым критерием оценки/ эффективности паблисити является интересность ролика (интервью) для самих СМИ.

Создание ролика надлежит препоручить профессиональным рекламистам, которые сумеют составить текст интервью, отталкиваясь от сырого материала заказчика, и наполнить звуковую дорожку записи надлежащими акустическими спецэффектами в нужных участках: приятная музыка, речь людей, звуки города (в том числе «сглаженные» промышленные шумы), другие звуки.

В газете подобное интервью сопровождается графическими спецэффектами: броским и интригующим заголовком, количественно и пространственно сбалансированными выделениями в тексте (курсивными или полужирными), рисованными символами – ай-стопперами (эмблема выставки, дружеские шаржи на участников, разместивших это интервью), фотосессия подготовительных работ с обзором товаров и наружного вида здания, в котором будут размещены стенды. Вполне уместно применение стилистических эффектов, скажем, включение в текст мнения масс (публики). В последнем случае интервью с руководством фирмы-экспонента становится фрагментом (пусть даже ключевым, но только фрагментом) репортажа о приближающемся событии.

Важно обратить внимание на один принципиальный нюанс: интервью может даваться в СМИ задолго до начала выставки, например за полгода. Между тем репортаж желательно подавать не позже, чем за 1–2 месяца, поскольку репортажей о далеком будущем попросту не бывает – это нонсенс. Естественно, подобный нонсенс не произведет никакого эффекта из-за нарушения законов данного публицистического жанра.

Паблисити проявляет себя и в том, что в период подготовки и открытия выставки в офисе фирмы-экспонента во множестве распространяются печатные материалы о событии, содержащие минимум рекламы самой компании. Строго говоря, конечно, реклама есть, но она «скрытая», то есть растворена в общем потоке информации и, возбуждая интерес к фирме-экспоненту, не раздражает аудиторию.[62]

Целесообразно организовать параллельно с раздачей печатных материалов прокрутку повествующей о событии видеозаписи, которая будет выводиться на телеэкран для рекламных роликов, размещенный где-либо в офисе как средство дополнительного воздействия на клиентов.

Самым мощным инструментом прямого паблисити выступает непосредственный диалог с посетителями офиса. Как указывалось ранее, максимальный интерес потенциальных посетителей к событию выпадает на срок 6—10 месяцев до начала мероприятия. Таким образом, начиная с этого времени следует стол одного из секретарей компании переоборудовать в информбюро, дизайнерски обособленное в интерьере офиса, чтобы каждый посетитель смог бы заметить этот стол, заинтересоваться предстоящей выставкой и поговорить с секретарем. В круг задач последнего входит:

а) донесение до любопытствующих общей позитивной информации о событии (включая сведения о дате проведения, географических координатах выставки, печатных изданиях и прочих СМИ, информирующих о подготовке к событию);

б) передача печатных материалов;

в) убеждение клиента в необходимости присутствовать на мероприятии;

г) предоставление клиенту, при наличии у того интереса к событию, пакета необходимой документации и привилегированного пропуска;

д) внесение клиента в реестр VIP с объяснением выгод от такого зачисления;

е) выполнение иных сопутствующих процедур.

Обратим пристальное внимание на факторы организации посетителей в ходе применения технологий паблисити. Фактически таковые факторы генерируются в процессе создания экспонентом соответствующей обстановки, в которой реально осуществляется стимуляция потенциальных клиентов с целью поддержания устойчивого вектора направленности их поведения. Ведущим из них является непосредственное рекламное обращение к публике, оформленное в виде лаконичного и эмоционально яркого, выразительного призыва, содержащего в себе стимул (побуждающую силу) к сотрудничеству.

Напомним, что девизом называется высказывание, которое подчас в афористичной форме выражает целевые установки и принципы компании, кредо ее руководства.

Лозунгом называется любой призыв, обладающий побудительной силой. Обычно (но не всегда) более краток, чем девиз, и лишен афористичности, но не остроумия.

Лозунги различаются на политические, социально-ориентированные и коммерческие (рекламные). За последними закрепилось название слоганов.

В ходе проведения выставки компания должна рационально использовать и девиз, и лозунг. При этом обращаться со слоганом надлежит в соответствии с правилом, впервые сформулированным блестящим знатоком политической рекламы Мао-Цзедуном: ради достижения успеха в какой-либо кампании необходимо создать несколько лозунгов – один для собственно кампании и по одному для каждого из отдельных ее этапов. От себя добавим, что «дочерние» слоганы должны представлять собой вариации лейтмотива кампании, выраженного в главном лозунге, но при этом транслировать публике психологическую энергетику конкретно выбранного этапа, формулировать задачи именно этого этапа и никакого другого.