91. Компенсация работнику за инструменты

Работники, использующие с согласия работодателя свои инструменты в интересах работодателя, имеют право на получение компенсации. По общему правилу размер компенсации определяется соглашением сторон трудового договора, заключаемым в письменной форме, обычно его определяют в процентном отношении к стоимости инструментов с учетом нормативного срока их износа.

Компенсация работникам за использование личных автомобилей для служебных поездок

К прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы организации на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей в пределах норм, установленных Правительством РФ.

Условия выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок установлены Постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. N 92 «Об установлении норм расходов организаций на выплату компенсации за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией» (с изм. и доп. от 15 ноября 2002 г., 9 февраля 2004 г.).

Выплата производится в тех случаях, когда работа по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с должностными обязанностями работника.

Основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя организации, в котором предусматриваются размеры этой компенсации.

Конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок.

В размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт).

Для получения компенсации работники представляют в бухгалтерию организации копию технического паспорта личного автомобиля, заверенную в установленном порядке.

Компенсация выплачивается один раз в месяц независимо от количества календарных дней.

За время нахождения работника в отпуске, командировке, невыхода его на работу вследствие временной нетрудоспособности, а также по другим причинам, когда личный автомобиль не эксплуатируется, компенсация не выплачивается.

Расходы на выплату компенсации работникам бюджетных организаций, использующим для служебных поездок личные легковые автомобили, производятся в пределах ассигнований на содержание легковых автомобилей, предусмотренных на эти цели по смете.

Выплата компенсации руководителям бюджетных организаций производится с разрешения вышестоящих органов управления (организаций).

Компенсация не облагается налогами и не учитывается при исчислении среднего заработка.

Большинство рассмотренных видов начислений за проработанное и непроработанное время включено в состав типовой конфигурации. Но на практике иногда возникает необходимость рассчитать начисление или удержание, алгоритм которого не описан в типовой конфигурации. Это может иметь место, если организация применяет специфические виды доплат или когда местными органами власти введены какие-либо специальные компенсационные выплаты. В таких случаях требуется дополнительная настройка конфигурации, которая производится непосредственно пользователем программы.

Особенно важно правильно описать доплаты, которые имеют особенности налогообложения (не облагаются налогом или облагаются частично).

Рассмотрим, как в программе «1С: Зарплата и Кадры» описать алгоритм дополнительного начисления (нового вида расчета – по терминологии программы), на примере начисления возмещения работнику компенсации за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок. Эта доплата выплачивается по нормам пропорционально проработанному времени.

Рассмотрим процесс описания вида расчета для начисления компенсации за использование личного автомобиля для служебных поездок. Включение в справочник нового вида расчета производят в режиме работы с «Помощником ввода начислений и удержаний» (кнопка «Помощник…» в форме списка справочника «Виды расчетов»). В зависимости от той информации, которая необходима для описания вида расчета, Помощник предлагает заполнить по определенному сценарию ряд экранных форм. Описание вида расчета начинается в первого экрана, на котором Помощник предлагает указать, что описывается – предопределенный расчет, новое начисление или новое удержание.

В рассматриваемом примере новому виду расчета дано наименование «Компенсация за использование личного автомобиля». Выплачивается компенсация суммой, пропорционально отработанному времени.

На очередной странице Помощника нужно указать:

1) форму выплаты (денежная или натуральная);

2) в каком порядке начисление учитывается при исчислении пособия по временной нетрудоспособности.

Для описываемого начисления следует установить флажки «Предоставляется в денежной форме» и «Начисление носит разовый характер».

Если суммы, начисляемые данным видом расчета, подлежат налогообложению налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом, то на следующей форме Помощника указывают вид дохода для отражения в формах № 1-НДФЛ и № 2-НДФЛ и тип дохода для ЕСН. Компенсация за использование личного автомобиля для служебных поездок, выплачиваемая по нормам, не облагается налогом на доходы физических лиц и единым социальным налогом.

Далее нужно выбрать шаблон проводки для отражения расходов на выплату компенсации в бухгалтерском учете. Как правило, такие расходы учитывают на счете 26 «Общехозяйственные расходы» или 44.1 «Издержки обращения в организациях, осуществляющих торговую деятельность».

На этом описание этого нового вида расчета заканчивается.

Процесс описания вида расчета для начисления возмещения работнику стоимости содержания ребенка в детском саду похож на тот, который приведен выше. В этом случае указывают, что это описывается новое начисление с наименованием «Возмещение стоимости содержания ребенка в детском саду» и способом расчета «Фиксированной суммой», с помощью флажка помечают форму, в которой производится возмещение.

Далее описывают порядок налогообложения и отражения расходов на выплату возмещения в бухгалтерском учете.

Непосредственное начисление компенсаций и доплат одному или нескольким работникам производится с помощью документов «Ввод расчета сотруднику» или «Ввод расчета группе сотрудников».

Для начисления суммы подлежащей возмещению следует ввести документ «Ввод расчета сотруднику» (меню «Документы» – пункт «Ввод расчета сотрудникам» – подпункт «Ввод расчета сотруднику»).

Экранную форму документа заполняют следующим образом:

1) в реквизите «Начисление» выбирают вид расчета – «Возмещение стоимости содержания ребенка в детском саду»;

2) в реквизитах «Период … с» и «по» указывают срок действия доплаты, например, с 01.02.2006 по 31.08.2006;

3) в реквизите «Сумма» указывают размер возмещаемой стоимости – 600 руб.

Реквизит «Шаблон проводки» не заполняют, для данного вида расчета он указывается в справочнике «Виды расчетов».

После заполнения соответствующих полей документ проводят (кнопка «Провести») и закрывают экранную форму.